新型コロナウィルス感染症に伴うイベント開催の見直しが言われている中、公益法人の皆様にとってもこれから開催を予定している理事会や総会、評議員会について検討されている法人様も多いかと思います。
そこで今回は内閣府のFAQにて紹介されている理事会等を実開催せずに済む方法をご紹介したいと思います。
１．テレビ会議、電話会議
遠方に所在する等の理由により現に開催場所に赴くことができない理事等が当該理事会等の決議に参加するための方策として、テレビ会議や電話会議の方法による会議をすることも可能とされています。まさに今回のようなケースがこれに該当すると考えられます。
注意点としては、各出席者の音声や映像が即時に他の出席者に伝わり、適時的確な意見表明が互いにできる仕組みになっており、出席者が一堂に会するのと同等の相互に充分な議論を行うことができるという環境であることが求められています。つまり即時性と双方向性が要件ということです。
なお、理事会等を行った場合は、実開催した場合と同様に議事録を作成することとされています。この場合、上記注意点で記載した環境下で会議が行われていたことを議事録に記載する必要がある点にご注意ください。
２．決議の省略
実開催せずに決議を省略できるという制度があります。理事等が会議の目的である事項について提案をした場合において、理事等の全員が書面または電磁的記録により同意の意思表示をしたときは、その提案を可決する旨決議があったものとみなされる、というものです。
注意点としては、理事会、社員総会、評議員会で要件が微妙に違う点と、代表理事等の職務執行報告は省略できないという点です。
社員総会の決議を省略する場合には、利害関係を有する社員を含む社員の同意が必要であるのに対して、評議員会又は理事会の決議を省略する場合には、利害関係のある評議員又は理事については同意の対象から除かれます。 理事会の決議を省略する場合には、定款にその旨の規定が必要とされるのに対して、社員総会又は評議員会の決議を省略する場合には、定款の規定がなくとも可能です。
社員総会又は評議員会の決議を省略する場合には、社員又は評議員の同意のみで足りるのに対して、理事会の決議を省略する場合には、理事の同意に加えて監事が異議を述べないことが要件とされています。
なお、代表理事等の職務執行報告が省略できないという点は現時点では法解釈のとおりのようですので、１．に掲げたテレビ会議等によるしか現状は方法はないと思います。今回の事態は極めて特殊かつ非常事態ですので行政庁による特例措置の発令等が待たれるところです。
今回のケースは特殊ケースですが、今後オリンピック等でも外出が困難なケースも出てくるかと思いますので、これを機会に上記方策をご検討してみてはいかがでしょうか。
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