「見える化」で改善点を浮き彫りにする
業務がどのような流れで行われているのか、それを「見える化」することで、どの業務を改善すべきかを浮き彫りにすることができます。業務手順の流れを明確にすることで、作業の重複、過剰なチェックや承認行為がないか、部門間によるやりとりを簡略化できないか、無駄な作業の有無などの問題点が見えてくるはずです。
業務の流れは帳票の流れ、市場調査・情報の流れ、システムの流れなど多岐に渡ります。それぞれを「見える化」することで、業務の無駄、問題点の改善、さらなる利便性の追求が可能です。
業務改善を進める４大原則ECRS（イクルス）
業務改善の順序と視点を表す４大原則ECRS（イクルス）をご存知でしょうか。EはEliminate＝排除を、CはCombine＝結合と分離、RはRearrange＝入替えと代替、SはSimplify＝簡素化をそれぞれあわらします。
まずは、無くしても生産性を下げることがないと思われる業務をEliminate＝排除できないかを考えます。無駄な会議・無駄な報告・無駄な資料・無駄なチェックなど無駄を排除することで業務をスリムにすることが可能です。高額なシステム導入を必要とすることもなく、低コストで実施・改善ができるので、業務改善の基本と言えます。
次に検討すべきはCombine＝結合と分離、です。似たような業務を集合する、あるいは一連の業務を分離し各専門性に特化した状態にすることで業務の時間短縮を図り、一定のサービスを提供することができます。
例えば10人で100個のクリスマスケーキを作るとき、一人一人がすべての工程を行ってケーキを作るよりも、スポンジを作る人、生クリームを作る人、デコレーションをする人と作業を分担することで、よりスピーディに仕事が回るだけでなく、ケーキの味も均一にさせることが可能です。
Rearrangeは適材適所に人材を配置換えする、作業工程の順序を変更するといった改善です。今いる人材、今ある設備を工夫することで業務改善を目指すものなので、従業員のモチベーションに配慮は必要ですが、こちらも大きなコストはかかりません。
最後に検討すべき視点はSimplifyです。業務の実態を把握し、業務の効率化・人材育成の理想を追求します。必要がある場合は業務をスムーズに進めるため、新たなシステム導入を検討するのも良いでしょう。
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