在宅勤務を自社に取り入れようと思っている企業は多いと思います。どうせやるなら「政府の要請を受けて仕方なく」ではなく、「在宅勤務のメリットを全て享受する」というマインドで取り組んだ方が良いでしょう。
今回は在宅勤務をはじめとするテレワークのメリットを中心に解説します。
目次
テレワークには３種類の業務体系がある
テレワークとは「tele = 離れた所」と「work = 働く」を組み合わせた造語で、ICT（Information and Communication Technology＝情報通信技術）を用いて行う時間や場所にとらわれない働き方のことです。
一言でテレワークといっても、3つの種類があります。
【サテライト型】
勤務先以外に事務所を構える働き方です。オフィスは複数の企業や個人事業主が集まる共同利用型のサテライトオフィスやコワーキングスペース、レンタルオフィスなどがあります。
【モバイル型】
携帯やパソコン、ポケットWi-Fiなどを利用して外出先で仕事を行う働き方です。モバイルワークが可能になると顧客先へ直行、直帰ができる、休憩時間に喫茶店やレストランでも仕事ができる、新幹線など移動中でも仕事を進めることができます。業務報告もネットを介してリアルタイムで報告できるので、労働時間のロスが大幅に改善されます。
【在宅型】
自宅をオフィスとして利用する働き方です。新型コロナウイルス感染症の流行から「3密」を避けるために多くの企業で採用されています。
東京都が従業員数30人以上の都内企業1万社に対して行った、『テレワーク「導入率」緊急調査結果』によると、緊急事態宣言が開始される前、2020（令和2）年3月に24.0%だったテレワークの導入率が、１ヶ月後の4月には62.７％にまで増加しています。また、テレワークを実施する社員の割合も、15.7%（12月調査）から49.1%（4月調査）と約2.5倍に増加、多くの人がテレワークを経験しました。
従業員規模別に見ると、規模が大きくなるにつれて導入率は高くなる傾向があります。
参考：テレワークの導入状況アンケート調査：テレワーク「導入率」緊急調査結果
https://www.metro.tokyo.lg.jp/tosei/hodohappyo/press/2020/05/12/documents/10.pdf
テレワーク、特に在宅勤務は新型コロナウイルス感染症の収束が見えない現状を鑑みると、今後さらに増えることが予想されます。
テレワークのメリットは？
では、テレワークにはどんなメリットがあるのでしょうか。TOMAでは、2018年より働き方改革の取り組みとしてテレワークを導入しました。2020年にはリモートとオフィスワークの勤務体系比率を6:4とし、3年間で多くの効果が確認できています。また、緊急事態宣言発令時には出社率を3割以下へ抑えて運用しています。TOMAの実例と併せて紹介します。
TOMAコンサルタンツグループの働き方改革・テレワーク導入事例を動画にまとめました。
メリット1．離職の防止と人材の確保
テレワークを導入することは優秀な人材の確保につながります。TOMAがテレワークを導入した１番の目的は、離職者を減らし、優秀な人材を確保することでした。産休や育休で休職していた方が復職したいと思っても、フルタイムで働くことができなかったり、優れた能力を持っていても、環境のせいで働けないのは大変勿体無いことです。
在宅勤務という働き方は、そんな人材が能力を発揮できる環境だと言えます。実際にTOMAでは子育てをしながら働く社員が活躍しています。在宅勤務になったことで、子どもとコミュニケーションをする時間が増えたり、通勤時間がなくなったことで、朝の慌ただしさが緩和され、生活に「ゆとり」が生まれたと実感している社員が多いです。
その結果、育児中の社員も時間の制約から解放されて、他の社員と同様に働くことが可能になりました。
メリット2．労働生産性の向上
モバイルワークを導入することで、移動時間にも業務を進めることが可能になります。
・営業先への直行直帰→オフィスへの出社、帰社時間の削減
・営業結果はメールやアプリで報告→リアルタイムでの進捗共有による効率化
・会議はオンライン→社員がどこにいても開催できる、会議室を必要としないなどスケジュール調整が容易
1日の勤務時間の無駄をなくし、一人ひとりが効率よく動けるようになることで、労働生産性を上げることができます。
TOMAでは、2018年のテレワーク導入から３期連続で労働生産性を向上させることに成功しています。
メリット3．コスト削減
テレワークを導入することで、さまざまな面においてコストの削減が可能になります。前述した通り、離職者を減らし優秀な人材を確保することができるようになれば、採用に関わるコストを抑えられます。また、新入社員を教育する時間コストも削減できます。在宅勤務がメインになれば毎月の通勤手当の支払いもなくなります。オンラインでの商談が可能になることで出張経費も削減可能です。
テレワーク、中でも在宅勤務を実現させるために、絶対に欠かすことができないのがペーパーレス化です。紙資料の回覧や押印業務が常態化している場合、テレワークは不可能です。
TOMAでは、プロジェクトチームを発足し、徹底的なペーパーレス化に取り組みました。業務に関する資料は全てスキャン、データ化し、押印業務も全てクラウド上で行えるようにしました。結果、複合機のコピー枚数がテレワーク実施から3年で63％も削減されました。
書庫や資料置き場として利用していた部屋は現在、社員がくつろげるカフェスペースに変更、社員の福利厚生に役立っています。また、顧客とWeb面談ができる個人ブースも新たに設置し、クライアントとの打ち合わせの利便性が向上しました。遠方への出張が減ったことで経費削減にもなっています。
メリット4．オフィスの有効活用
テレワークを取り入れると、それまでは人で溢れていたオフィスに空席が目立つようになります。そこで社員の座席を固定しないフリーアドレス制を導入する企業も多いです。また、テレワークの導入によって会議室や応接室といったスペースも有効利用が可能になります。
TOMAではテレワークを導入する前、朝礼は執務スペースで行なっていました。社員が100名以上いるため、会議室に収まらないからです。すると、共有したい資料が投影・共有できないという問題がありオフィスの移転計画もありました。また、日々業務を行う中で常に問題だったのが「会議室の取り合い」です。決まった数しかない会議室を各部署が使用するのには限界があり、予約の時間も決まっているので延長も不可能でした。
テレワークの導入によって、これらの問題は全て解決しました。朝礼はWEB会議ツールで行うため、資料はパソコンのディスプレイに表示可能です。取り合いになっていた会議室の予約も解消され、移転の必要もなくなりました。
メリット5． ワーク・ライフ・バランス
現代は、長時間労働や家族との時間を蔑ろにしてまで会社に尽くすことが美徳とされる時代ではありません。ワークライフバランス（仕事と生活の調和）が整った働き方が尊重されます。テレワーク、在宅勤務を導入することで1日の仕事に関わる時間が大きく変化します。その1つが通勤時間です。通勤時間がゼロになることで、生活の幅がぐっと広がります。
TOMAの本社は東京駅にあるため、片道1時間から1時間半かけて通勤している社員が多いです。往復2時間、月に20日間通勤に費やすと、1年で480時間になります。往復3時間だと、なんと720時間（30日）、つまり1年のうち1ヶ月は通勤している計算です。この時間がゼロまたは削減されれば時間を有効に使えます。
家族サービスや資格の勉強、読書、趣味などに充てることで人生をより豊かにすることが可能です。また、超高齢化社会の日本では、両親の介護が必要な若者や中高年も少なくありません。
これまでは会社にテレワーク制度があっても「親の介護を理由に会社を休むことは周りに気が引ける」という理由から、利用しない（休めない）社員も多く、結果的に退職を選ぶ社員もいました。在宅ワークが自社内で普及すれば、家庭の事情がある社員も離職せずに働き続けることが可能になります。
メリット6．BCP（事業継続計画）
BCP（事業継続計画）とは自然災害や火災、そして現在世界を襲っている新型コロナのような感染症が蔓延した際に、損害を最小限にとどめて事業の継続、早期復旧を可能とするために策定する計画のことです。テレワークの実施により、場所にとらわれない働き方を実現することは事業の継続可能性を大きく高められます。
メリット7．企業イメージの向上
新型コロナウイルス感染症の流行によって、今後テレワークは一層普及することが予想されます。そうなると、これから社会に出る若者の意識も変化するでしょう。
「結婚、出産後も離職することなくキャリア形成できる環境で働きたい」
「仕事とプライベートを両立できる職に就きたい」
テレワークがあるかどうかは採用活動に大きな要因となる可能性があります。
メリット8．商圏の拡大
テレワークの実施によって商圏を大きく広げる可能性も秘めています。TOMAでは、3000回を超えるセミナー実績があり、その中でお客様に役立つ情報発信やコンサルティングサービスを紹介しています。
これまではリアルな会場でセミナーを実施していましたが、Webセミナーも展開することでこれまで参加が難しかった遠方のお客様にもTOMAのセミナーを受けていただけるようになりました。前述したように、打ち合わせも個別ブースを使い、オンラインでできるようになったので、これまで以上に多くのお客様のサポートができるようになりました。
このようにテレワークがうまく定着すれば、さまざまなメリットが得られます。
テレワークのデメリットは？
サテライトオフィス、モバイルワーク、在宅勤務にデメリットはあるのでしょうか？導入の際に注意すべき点を紹介します。
デメリット1．セキュリティ面での不安
モバイルワークをはじめとするテレワークでは、セキュリティの問題が最も大きな懸念事項です。モバイルツールを万全なものにすることはもちろんですが、大切なのは社員への情報セキュリティ教育です。セキュリテイレベルの低い無料のWi-Fiには接続しない、顧客情報や機密事項はPCにデータとして保存しないといった基本事項の確認は徹底しましょう。
TOMAでは、社員一人ひとりにスマートフォンとノートパソコンを貸与しています。ノートパソコンはデータレスPCとなっていて、必要な情報は全てクラウドに保存するため、万が一紛失した際にも情報が漏洩する心配はありません。クラウドや社内サーバーへのアクセスは、VPN通信にて接続することで高いセキュリティを維持しています。
以上のようにセキュリティ面のデメリットは社員教育と適正ツールの両面で対策しましょう。
デメリット2．コミュニケーションの不足
コミュニケーションが不足することも在宅勤務のデメリットです。会社に出勤すると、仕事上の話だけでなく、ランチを共に楽しんだり、トイレや廊下で軽い挨拶を交わしたり、仕事終わりには軽く一杯といったコミュニケーションが存在します。このような日々の積み重ねが親睦を深め、信頼関係を育みます。
在宅勤務が多くなると、コミュニケーションはオンラインでの会議のみとなってしまいます。すると、帰属意識の薄れや同僚への不信感に繋がります。また、テレワークを実施している部署と、していない部署がある企業では不公平だと不満の声が上がる可能性もゼロではありません。
顔が見えない時間が長くなるからこそ、業務の報告は密に、欠かさないようにすることが大切です。そして、コミュニケーションが不足することは誰にでも予測できるわけですから、管理者はそれを念頭に置き、些細なことでも積極的にコミュニケーションを取るよう心がけてください。
＞＞コミュニケーションを活性化する「報連相」クラウドツールとは？
デメリット3．業務に対する評価が困難
在宅勤務の場合、テレビやネット、漫画にゲーム、さまざまな誘惑があります。仕事をサボってしまう社員が出てもおかしくありません。
上司の目が届きにくいテレワークでは、これまでの評価制度は機能しません。
個人目標や、業績の達成度合い等の「成果」に応じた評価方法や、成果達成に至るプロセスをマネジメントする仕組みを導入すると良いでしょう。また、パソコンへのログイン状況が見える、使用したシステムの時間や内容がわかるようなツールを導入するのも1つの手段ですが「監視による管理は社員のストレス、モチベーションの低下など別の問題を引き起こします。
専門的知識が必要になる分野ですので、お困りの際にはご相談ください。
＞＞テレワーク導入について初回無料の相談はこちら
参考：テレワークの導入状況アンケート調査：テレワーク「導入率」緊急調査結果
https://www.metro.tokyo.lg.jp/tosei/hodohappyo/press/2020/05/12/documents/10.pdf
テレワークの導入サポートはTOMAにおまかせください！
いかがでしたか？テレワーク導入のメリットとデメリット（注意すべき点）がご理解いただけたと思います。これまでの働き方を大きく変えるわけですから、導入のハードルは決して低くはありません。
TOMAでは自社でテレワークを積極的に採用し、常にブラッシュアップを行いながら運用しています。また、その知見を活かし、お客様にテレワークの導入サポートを行っています。テレワークを実施するかしないかの前に、自社ではテレワークが可能なのかどうかでも構いません。
初回相談は無料ですので、お気軽にご相談ください。
