医療機関が使う電子カルテについて、政府はクラウド型を推奨しています。医療機関に対して導入義務はありませんが、セキュリティや運用管理に優れたクラウド型への買い替えをご検討されている先生や提案を受けている先生も多くいらっしゃると思います。本記事では、院長先生が意思決定する際に必要となる、実務的な比較ポイントをお伝えします。
初期投資とキャッシュフローの違い
オンプレミス型は、導入時に大きな先行投資が必要です。サーバー機器、ライセンス料、ネットワーク工事、導入支援費用などを合わせると、規模により異なりますが総額500万円前後になることも珍しくありません。
一方、クラウド型は初期投資がほぼ不要です。月額数万円～10万円台の利用料を支払うだけで、すぐに運用を開始できます。オンプレミス型の導入時と比べて、初期投資の負担感が大きく異なります。資金繰りが重要な医療機関にとって、この違いは大きなメリットです。
税務・会計面での違い
投資が決算書にどのような影響を及ぼすかは、投資判断を行ううえで重要なポイントの1つです。
オンプレミス型では購入したソフトウェアなどの初期投資費用を複数年にわたって減価償却し経費に計上します。一方、クラウド型は医療機関がソフトウェアそのものを所有するのではなく一定期間サービスを利用し、サービス提供期間に応じて支払った費用を経費処理するケースが多いです。
オンプレミス型
サーバー、ネットワーク機器、ライセンスは「固定資産」として計上されます。購入費用を一度に経費とするのではなく、いったん資産に計上し資産の種類、素材や形状などによって定められた年数に分けて経費に計上します。
医療機器、クリニックで使用するシステムは5年～6年の耐用年数となる資産が多く、購入にかかった取得価額をその年数に分けて経費に計上します。
その他、購入したソフトウェアについて経費の上乗せ、または税額の控除を受けられる制度（中小企業投資促進税制）があり、利益が出ているクリニックで導入初年度の税負担を軽減できる処理を選択することが可能です。
クラウド型
サービス利用料として支払う月額利用料を経費として計上します。オンプレミス型に比べ初期投資が小さく、キャッシュフロー負担が軽いです。毎年同額の経費計上となるため、利益変動を抑えやすくなります。
クラウド型は「資産を購入」しないため、オンプレミス型のように資産購入時に適用を受けられる税額控除制度は利用できません。買い替え前に確認しておきたいのが、オンプレミス型で購入した資産についてです。
今後利用しない、または廃棄する資産について、減価償却しきれていない未償却残高は損失として計上でき、その年度の税負担を軽減することができます。ただし、診療録のように法的な保存義務があるデータについては、取り扱いを事前に決めておく必要があります。
クラウド型への移行後もオンプレミス型を残し、データを閲覧できるよう併用する場合は、損失計上はできません。
クラウド型電子カルテへの入れ換え時に候補となる補助金
オンプレミス型からクラウド型電子カルテへ移行する場合に対象候補となる補助金があります。※クラウド型電子カルテに買い替えれば必ず利用できる補助金があるわけではありません。
デジタル化・AI導入補助金（旧IT導入補助金）
中小企業・小規模事業者などの労働生産性向上を目的に、業務効率化やDX等に向けたITツールの導入を支援する制度です。事前にデジタル化・AI導入補助金事務局の審査を受け、補助金HPに登録されたITツールが対象となります。
また事務局に登録されたIT導入支援事業者とパートナーシップを組んで申請する必要があります。検討されるクラウド型電子カルテが登録ITツールに該当するか、ベンダーがIT導入支援事業者に登録されているかどうか、まずはベンダーへご確認ください。
通常枠では電子カルテ等のソフトウェア導入費、クラウド利用料（最大2年分）、セキュリティ対策費、導入設定、導入研修費などが補助対象となります。
地域医療構想関連の助成
都道府県や市区町村が、地域医療の充実を目的として、電子カルテ導入を支援する制度を設けていることがあります。東京都では、「令和8年度診療所診療情報デジタル推進事業」を行い、要件を満たす4床以下の診療所では300万円を上限に、対象経費の3/4の補助を受けられます。
クラウドネイティブ型電子カルテの普及に向けた支援
厚生労働省が令和9年度に支援を検討している制度です。標準仕様に準拠したクラウドネイティブ型電子カルテの普及を支援することが目的とされており、下記の補助が検討されています。
・認証されたクラウドネイティブ製品の導入等にかかる経費の一部を支援
補助率：対象経費の1/2（上限あり）
・オンプレミス型電子カルテから認証製品へのデータ移行費用の一部を支援
補助率：対象経費の1/2（上限あり）
パッケージ版電子カルテ製品の導入支援（電子カルテ更改時）
厚生労働省が令和9年度に支援を検討している制度です。
現状、クラウドネイティブ型電子カルテは、提供されている製品が限られ全ての医療機関の機能に対応できていないことから一定要件を満たす「パッケージ版製品」を国が指定し、その導入を支援することを目的に、パッケージ版製品への導入等にかかる経費の一部を支援することが検討されています。
経営体制、運用体制の整備
クリニックの経営体制によりオンプレミス型とクラウド型のメリット・デメリットに違いが生じます。両者の特徴を整理します。
オンプレミス型の優位性
導入後、カスタマイズや機能追加が比較的容易です。クリニックの拡張・分院など予定されている場合には自院のワークフローに合わせた運用が可能なオンプレミス型に優位性があります。
またシステム管理ができる職員がいる、採用の予定があるといった場合にはオンプレミス型も可能です。
クラウド型の優位性
現在の診療規模の維持をお考えの場合や将来的に売却をお考えの場合には、身軽さに特徴があるクラウド型に優位性があります。またベンダーが定期的にシステムを更新・改善するため、常に最新機能を利用可能です。
自院で行うサーバー管理やセキュリティ対策に不安があるようでしたらベンダーに委託でき安心ではないでしょうか。クラウド型はシステム管理を行える職員がいない場合にも優位性があります。
院長先生が判断すべきポイント
電子カルテの入れ換えを成功させるため、以下の視点で判断することをお勧めします。
■長期運用した場合の費用差：オンプレミス型からクラウド型へ入れ換え、5年・10年といった利用期間での費用差を検討したか
■ベンダーから費用の内訳と契約書を取り寄せ、税理士などに取り扱いを確認したか
■将来の機能追加や他システムとの連携に対応できるか。追加の費用がかからないか
■その他：自院でのカスタマイズ利用を優先するか、それともベンダーの定期更新による効率化を優先するか
クラウド型電子カルテへの入れ換えによる診療効率の向上やスタッフ負担の軽減はもちろん大切な判断要素ですが、投資効果、税務効果、補助金の活用、長期的な運用コストなどを総合的に勘案したうえで、経営判断を下してください。
近年、医療機関へのサイバー攻撃を耳にする機会が多くなっていますがオンプレミス型への攻撃が報じられています。
もしセキュリティ対策にコスト・リソースを割く余裕があまりない場合は、ベンダー側でセキュリティー対策が行われるクラウド型への移行をご検討されてはどうでしょうか。また、万が一の場合に備えた保険制度もございますので、あわせてご検討ください。
