今回は、スキャナ保存導入の流れについて触れたいと思います。
大まかなスキャナ保存導入の流れについては、以下のとおりです。
【STEP1】電子化する証憑の決定
・電子化したい証憑を決める。
・電子化する証憑を決める事で、誰がどの手順でスキャンするかが決まる。
【STEP2】文書管理規定や電子化手順書のドキュメントを準備
・文書管理規程や電子化の手順を記した書類を作成する。（サンプルは、国税庁HPを参照）
・定期検査のためのチェックシート類を作成する。
【STEP3】e-文書法対応の機器の準備
・e-文書法に対応した文書管理システムやスキャナ、会計システム等を導入する。
・各機器の操作マニュアルを整備する。
【STEP4】所轄の税務署に申請書を提出
・電子保存を開始する3ヶ月前までに所轄の税務署に文書管理規程等を添付して申請書を提出する。
【STEP5】スキャナ保存の開始
・申請して電子保存を開始するまでに“却下”の通知がなければ“承認”されたものとみなされる。
・承認後、手順通りに電子化の運用を進める。
スキャナ保存の仕組みを導入することは、業務改善の実現と共に、企業にとって必要不可欠な内部統制強化に繋がる大きな取組みとなります。
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