「あ、会議の時間だから会議室に行かなきゃ」と何の心構えもなく、会議に臨むのは三流です。そういう参加者が多い会議は「無駄」に終わることが多くなります。業務改善では、「無駄は排除」が基本。この場合、会議が無駄なのではなく、気持ちの低い参加者が「無駄な存在」になってしまいます。
・言いたいことだけ言って何も決まらず終わる会議
・全く発言をしない、会議に参加しない人がいる会議
・段取りが悪く、ダラダラと時間だけが過ぎる会議
上記のような無駄を感じる会議になってしまう原因の１つが、前回も解説した「会議の目的」が明確になっていないことです。結論を出すべきなのかそうでないのか、誰がファシリテーターなのか、そういった会議の基本方針や各個人の役割をはっきりとさせるだけでも会議の内容は改善されるでしょう。
・会議の前に、どのタイプに分類される会議なのかを参加者全員にアラートする。
・会議開始時間までに、プロジェクターやスカイプなどの事前準備を終わらせる。
・各参加者の役割や、事前に用意しておくべき資料の確認を徹底する。
以上のような基本ができているかも再確認しましょう。
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会議に合わせたレイアウトも重要
会社に会議室が１つしかなかったとしても、机や椅子の配置によって雰囲気も大きく変わります。
「ロの字型」
全員が顔を向かい合わせて議論ができるのが特徴です。活発な意見が出やすい雰囲気を作りたいときにオススメです。
「コの字型」
スクリーンやホワイトボードが見やすい形なので、
プレゼンテーションや情報共有型の会議の際に適しています。
「教室形式」
全員が前を向いて会議に臨めるので、研修会や人材育成、社員総会などに向いています。
「テーブル型」
ロの字型に似ていますが、参加者同士の距離が近いため、
共感型の会議やブレーンストーミングなどお互いの気持ちを確認、伝える際に重宝する形です。
