プライバシーポリシー

プライバシーポリシー
ＴＯМＡコンサルタンツグループ株式会社（以下「当社」といいます。）は、お客様の個人情報の適正な保護を重大な責務と認識し、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」といいます。）及び関係法令を遵守し、適切に取得、利用、管理をいたします。 当社は、個人情報の取扱いについて、プライバシーポリシー（以下「本プライバシーポリシー」といいます。）を以下に定めます。

1.当社の名称、住所及び代表者の氏名
東京都千代田区丸の内1-8-3　丸の内トラストタワー本館3階
　ＴＯМＡコンサルタンツグループ株式会社
　代表取締役社長　市原 和洋

2.個人情報の種類
本プライバシーポリシーにおいて「個人情報」とは、個人情報保護法に定める「個人情報」をいいます。当社が取り扱うお客様の個人情報は、次の各号の通りです。

  1. (1) 氏名
  2. (2) 生年月日
  3. (3) 性別
  4. (4) 年齢
  5. (5) 住所
  6. (6) 電話番号
  7. (7) FAX番号
  8. (8) メールアドレス
  9. (9) 家族構成
  10. (10) 資産状況
  11. (11) 職業
  12. (12) 勤務先
  13. (13) 経歴
  14. (14) 前各号のほか、当社が業務・サービスの提供・運営をするにあたり必要となる個人情報

3．個人情報の取得
当社は、お客様の個人情報を、「4.個人情報の利用目的」記載の利用目的のために必要な範囲において、適正に取得します。当社は、業務の内容や目的に応じて、書面、メール、Web等により、お客様の個人情報をご提供いただきます。

4．個人情報の利用目的
当社は、個人情報を次の各号の目的（以下「利用目的」といいます。）で利用し、法令により認められる場合またはお客様の同意がある場合を除き、利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を利用しません。なお、当社関係者と名刺交換された方に関しても、次の各号の利用目的のために個人情報を利用することがあります。

  1. (1) 各種業務の遂行（会計及び税務上必要となる処理、人事・労務指導上必要となる処理、その他リーガルサービスのご提供等）
  2. (2) 各種業務の遂行に必要なご連絡
  3. (3) 当社のメールマガジンの配信、ニュースレター、アンケート等のご送付、セミナー、書籍等のご案内及びご送付、その他情報のご提供
  4. (4) 前３号のほか、税務、会計、社会保険、労働保険等に関する法令に基づく申請書、帳簿書類等の作成、提出その他の業務、事務等の処理
  5. (5) 公的機関（その委託機関も含みます。）からの要請に基づく報告等の諸手続の履行
  6. (6) 当社の従業員、スタッフの採用選考、採用に関する事務連絡、応募者への採用情報の提供、採否の決定通知、入社時及び入社後の手続、採用後の人事・労務管理及び教育
  7. (7) お客様からのお問い合わせに対するご回答
  8. (8) 閲覧履歴、セミナー参加申込履歴等の情報を分析し、興味、関心等に応じたサービス、情報等を提供すること
  9. (9) 本人確認及び商品やサービスをご利用いただく資格等の確認
  10. (10) 前各号のほか、これらの利用目的に付随する業務の処理

5．個人情報の第三者への提供
当社は、次の各号に定める場合を除いて、個人情報を第三者に提供しません。

  1. (1) 予めお客様の同意を得た場合
  2. (2) 法令に基づく場合
  3. (3) 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
  4. (4) 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
  5. (5) 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
  6. (6) 利用目的の達成に必要な範囲内において個人情報の取扱いの全部又は一部を委託することに伴い、当該個人情報を提供する場合
  7. (7) 合併その他の事由による事業の承継に伴って個人情報を提供する場合

6.個人情報の共同利用について
当社は、次の各号の通り、利用目的の達成に必要な範囲内において、保有する個人情報をTOMAグループ内で共同利用することがあります。当社は、共同利用する場合も、「7.個人情報の安全管理」記載の安全管理を行います。

  1. (1)共同利用する個人データの項目
  2. 「2．個人情報の種類」記載の情報
  3. (2)共同利用する者の範囲
  4. ＴＯＭＡコンサルタンツグループ株式会社、ＴＯＭＡ税理士法人、ＴＯＭＡ社会保険労務士法人、ＴＯＭＡ公認会計士共同事務所、ＴＯＭＡ行政書士法人、ＴＯＭＡアセットコンサルタンツ株式会社、ＴＯＭＡ財務コンサルタンツ株式会社、ＴＯＭＡシステムコンサルタンツ株式会社、ＴＯＭＡファイナンシャルアドバイザリー株式会社、ＴＯＭＡ人事コンサルタンツ株式会社、ＴＯＭＡ事業承継コンサルタンツ株式会社、ＴＯＭＡ医療コンサルタンツ株式会社、ＴＯＭＡ100年企業創りコンサルタンツ株式会社、藤間司法書士法人
  5. (3)共同利用する目的
  6. 「4．個人情報の利用目的」記載の目的
  7. (4)共同利用の管理責任者
  8. 東京都千代田区丸の内1-8-3　丸の内トラストタワー本館3階
    ＴＯМＡコンサルタンツグループ株式会社
    代表取締役社長　市原 和洋

7．個人情報の安全管理
当社は、情報セキュリティのリスク対応について定めた国際標準規格ISO27001に基づき、個人情報を正確かつ最新の内容に保つよう努めます。また、当社は、個人情報の漏えい、改ざん、滅失、毀損または不正アクセス等を防止するために社員教育の徹底、社員研修の実施、社内ITシステムのセキュリティ強化、個人情報へのアクセス制限等必要な措置を講じ、個人情報を適切に管理します。

8．クッキー(Cookie)について
当社のウェブサイトではクッキー(Cookie)を使用しております。クッキーとは、ウェブサイトからお客様のブラウザに送ることができるテキスト・データであり、お客様からクッキーの受入をご同意いただいた場合に、お客様がご使用になる端末に記憶されます。お客様がブラウザの設定でクッキーの送受信を許可している場合、当社はお客様のコンピュータに保存されたクッキーを取得し、収集した行動履歴と個人情報を紐付ける場合があります。お客様がクッキーを使用しない設定としている場合、当社のウェブサイトで使用できる機能が制限される可能性がありますので、予めご了承ください。

9．個人情報の開示、訂正、利用停止等

  1. (1) 個人情報の開示･訂正･利用停止･消去等のご要望がある場合は、「10.お問い合わせ」記載の当社窓口までお問い合わせください。ご本人であることを確認の上、法令に則り適切に対応します｡
    なお、個人情報の開示及び利用目的の通知のご請求には、１回の請求ごとに1,000円（税込）の手数料をご負担いただきますので、ご了承ください。
  2. (2) 開示等の請求に対しては、次の方法により、ご回答を差し上げます。
    　・お客様のご住所に書面を送付

10．お問い合わせ
個人情報の取扱いに関するお問い合わせは、下記までお願いします。
　東京都千代田区丸の内1-8-3　丸の内トラストタワー本館3階
　ＴＯМＡコンサルタンツグループ株式会社　企画広報部
　Tel. 03-6266-2561　E-mailアドレス：toma@toma.co.jp
　受付時間　午前9時～午後5時　土日・祝日を除きます。

11. プライバシーポリシーの変更
当社は、上記の取り組みを適宜見直し、改善していきます。当社は、本プライバシーポリシーを変更する場合、変更後の本プライバシーポリシーの施行時期及び内容について、当社のウェブサイトにおける表示その他の適切な方法により周知し、又はお客様に通知します。

Privacy policy
TOMA Consultants Group Co., Ltd. (“TOMA Consultants Group”) believe that it is our responsibility to appropriately handle your personal information in accordance with laws relating to the protection of personal information (“Protection of Personal Information Laws”) and other related laws. In order to fulfill this responsibility, we are committed to protect your personal information in accordance with the following policies (“Privacy Policy”).

1.Company Name, Address, and Name of Representative
3F, Marunouchi Trust Tower Main Building, 1-8-3 Marunouchi, Chiyoda-ku, Tokyo
TOMA Consultants Group Co., Ltd.
Kazuhiro Ichihara (Representative Director)

2.Types of Personal Information
“Personal Information” in the Privacy Policy refers to “Personal Information” as defined in the Protection of Personal Policy Laws. TOMA Consultants Group handles the following Personal Information of its customers:

  1. (1) Name
  2. (2) Date of birth
  3. (3) Sex
  4. (4) Age
  5. (5) Address
  6. (6) Telephone number
  7. (7) Fax number
  8. (8) E-mail address
  9. (9) Family composition
  10. (10) Financial status
  11. (11) Occupation
  12. (12) Place of work
  13. (13) Personal history
  14. (14) Other Personal Information

3．Acquisition of Personal Information
TOMA Consultants Group shall acquire personal information in a proper manner and to the extent necessary for achieving the Purposes stated in “4. Purpose of Use of Personal Information.” TOMA Consultants Group may ask for personal information in writing, e-mail, or through a website according to the work and purpose.

4．Purpose of Use of Personal Information
TOMA Consultants Group may use your personal information for the following purposes (the “Purpose[s]”) and will not use your personal information beyond the scope necessary for achieving the Purposes unless otherwise permitted by laws and regulations or with your consent. TOMA Consultants Group may also use the personal information of those who have exchanged business cards with those related to TOMA Consultants Group for the Purposes.

  1. (1) Operating our various business (including processing necessary for accounting and tax services, processing necessary for providing guidance for personnel and labor matters, and providing legal services)
  2. (2) Communication necessary for operating our various business
  3. (3) Sending newsletters, questionnaires, seminar information, books, and other information
  4. (4) Applications based on tax, accounting, social insurance, labor insurance, and other matters pursuant to the related laws and regulations, preparation and submission of account books, and any other business and administrative work other than the purposes set forth in the preceding three (3) Items
  5. (5) Performance of various procedures, such as reporting, in response to requirements from public institutions and persons entrusted by them
  6. (6) Screening of potential employees and staff of TOMA Consultants Group, administrative communication regarding hiring, notification of hire, onboarding procedures, personnel management and education after hiring
  7. (7) Responding to inquiries from customers
  8. (8) Analysis of information such as browsing history and seminar registration history in order to provide services and information that reflect customer interests and concerns
  9. (9) Identification and confirmation of qualification for use of products and services
  10. (10) Operations incidental to the Purposes

5．Provision of Personal Information to Third Parties
TOMA Consultants Group will not provide your personal information to any third party, except as permitted by laws and regulations or in any of the following cases:

  1. (1) When TOMA Consultants Group has obtained your consent in advance
  2. (2) When required by laws and regulations
  3. (3) When disclosure is especially necessary to protect human life, body, or property, and when it is difficult to obtain your consent
  4. (4) When disclosure is especially necessary to promote public health or the sound development of children, and when it is difficult to obtain your consent
  5. (5) When it is necessary to cooperate with a state institution, local public entity, or person entrusted by them, in their performance of work that is required by laws and regulations, and when there is a possibility that obtaining your consent would obstruct the performance of such work.
  6. (6) When TOMA Consultants Group has entrusted the use of all or portion of your information in order fulfill a matter within the scope of the Purposes
  7. (7) When TOMA Consultants Group has provided your personal information due to business succession as a result of a merger or other reasons

6.Joint Use of Personal Information
TOMA Consultants Group may jointly use personal information possessed by it in the following way. In such cases, TOMA Consultants Group will safely manage personal information in accordance with “7. Safe Management of Personal Information.”

  1. (1)Personal Information Subject to Joint Use:
  2. Information listed in “2. Types of Personal Information”
  3. (2)Scope of Joint Users of Personal Information:
  4. TOMA Consultants Group Co., Ltd., TOMA Certified Public Tax Accountant Corporation, TOMA Certified Social Insurance and Labor Consultants Corporation, TOMA Administrative Lawyers Corporation, TOMA Certified Public Accountant Joint Office, TOMA Asset Consultants Co., Ltd., TOMA Financial Consultants Co., Ltd., TOMA Centurial Company Consultants Co., Ltd., and TOMA Judicial Scrivener Office
  5. (3)Purpose of Joint Use:
  6. Purpose listed in “4. Purpose of Use of Personal Information”
  7. (4)Manager of Joint Use:
  8. 3F, Marunouchi Trust Tower Main Building, 1-8-3 Marunouchi, Chiyoda-ku, Tokyo
    TOMA Consultants Group
    Kazuhiro Ichihara (Representative Director)

7．Safe Management of Personal Information
TOMA Consultants Group adheres to the international standard ISO27001 to manage information security and strives to ensure that personal information is correct and updated. In addition, TOMA Consultants Group implements thorough employee education and workshops, security reinforcements in internal IT systems, and restriction of access of personal information in order to prevent leakage, tampering, loss, damage, and unauthorized access of personal information and manage personal information appropriately.

8．Cookies
TOMA Consultants Group’s website uses cookies. Cookies are text data sent from the website to your browser and, if permitted by you, are stored on your device. If you have set your browser to permit sending and receiving cookies, TOMA Consultants Group may obtain cookies stored on your computer and link your activity logs with your personal information. Please note that if you turn off cookies, you may not be able to fully use some of the functions of our website.

9．Disclosure, Correction, and Suspension of Use of Personal Information

  1. (1) If you want us to disclose, correct, stop using, or delete your personal information, please contact us using the contact information stated in “10. Contact Information.” We will take appropriate action in accordance with the law after confirming your identity. Please note that if you request us to disclose your personal information or notify you of the purpose of use, a 1,000-yen processing fee (including tax) will be billed to you per request.
  2. (2) We will respond to your requests to disclose personal information, etc. by sending a letter to your address.

10．Contact Information
If you have any inquiries about our handling of personal information, please contact us using the information below:
Planning & Public Relations Department
　TOMA Consultants Group
　3F, Marunouchi Trust Tower Main Building, 1-8-3 Marunouchi, Chiyoda-ku, Tokyo
　Tel. 03-6266-2561　E-mail: toma@toma.co.jp
　Reception hours: 9:00 am - 5:00 pm (excluding weekends and public holidays)

11．Changes to the Privacy Policy
TOMA Consultants Group will review and improve these practices as appropriate. Before making changes to the Privacy Policy, we will announce the timing and contents of the change on the website, to our customers, or by other appropriate means.