ＴＯＭＡとの出会い

出会いは藤間会長のセミナー

宮川様
ＴＯＭＡさんについては取引銀行主催のビジネススクールで藤間会長の講義を聞いたのが最初の出会いです。14～15年前ですが、藤間会長の講義は核心をついた内容で、中身が濃く大変勉強になったのを覚えています。

同じセミナーに参加していた他の経営者にもファンが多かった印象です。私もその一人で、その後も何度か藤間会長のセミナーを聞きにＴＯＭＡグループへ伺いました。

コンサルティング前の課題

紙に手書きのタイムカードで総務に負担がかかっていた

宮川様
弊社は総務、営業、工事とそれぞれ働き方の異なる部署が混在しているため、これまではずっと紙のタイムカードを使って出退勤を管理していました。直行直帰、夜間勤務、休日出勤など勤務時間も部署ごとで異なるので、リアルタイムで把握することが困難でした。また、集計作業に時間がかかり毎月総務には多くの負担がかかっていました。

黒木様
本当に大変でした。たとえば、紙で提出されたタイムカードの情報をエクセルに全て転記し、その入力内容に間違いがないかを全てチェックしていました。

さらにはチェック後に、休日出勤していたがタイムカードには記載できていないといった連絡を受けることもありました。人間なのでミスは仕方のないことですが、その度エクセルへの転記や確認作業が発生していました。

また、紙のタイムカードの場合、提出日に揃わないというケースもよくありました。休日出勤をした場合、翌営業日に上司にタイムカードを提出し、承認をもらうフローだったので、すぐに総務へ情報が上がってこない状況でした。

「早く出してね」と伝えても、業務の体制上なかなか難しいという状況でした。こういった問題に直面するにつれ、デジタル化により一元管理できれば理想だと考えていました。

宮川様
なにか改善策はないかと長年考えていた折に、取引先の銀行の方からDX化の提案があり、相談したところ、ＴＯＭＡさんをご紹介いただきました。

唯一の不安は慣れ親しんだ習慣を変えることに対する社員の反応

宮川様
導入するシステムが使いやすいか、しっかり定着するか、弊社の働き方に合うシステムがあるのかといった部分は最初、不安でした。

また、どんな業務であっても、長年続けた運用を変える時は、社員の反発が起こるだろうと予測していました。そのため、導入の前に社員に対して「直帰時も現地で、スマートフォンを使って打刻できる」、「今までのように、出先から会社に戻らなくてもいい」など、導入のメリットを伝え、説得力のある説明を心がけました。

ＴＯＭＡのコンサルティングについて

ITと労務管理の両面から支援

宮川様
多くのシステム会社はシステムの導入に特化しており、運用面までは細かくカバーしてもらえないため、新システムを定着させられるか懸念がありましたが、ＴＯＭＡさんは、とにかく現場や会社の状況を把握した上でシステムの選定をしてくれました。

出退勤が特殊な部署があるので、早出や深夜残業など当社の状況を丁寧にヒアリングしていただいたのは印象的でした。

さらに、ヒアリングを進めていく中で、話題は労働基準法にまでおよび、内容の濃いコンサルティングをしてもらいました。単なるシステム導入だけではなく、法的リスクの回避も含めた改善提案をしてもらい、人事・労務面のサポートもワンストップで対応していただけたので、助かったのはもちろん、たくさん勉強もさせてもらいました。

管理と現場の双方の意見を収集し、最適なシステムを提案してもらった

黒木様
今どういう資料を使っていて、どういう風に運用しているか。紙のタイムカードには何をどう書くのか。どうやってエクセルに転記しているのか。一連の流れを全て見てもらいました。

また、ヒアリングは総務の私だけでなく、営業部長や社員にもおよび、現場の声もしっかりと聞いていただきました。管理と現場の双方の声を踏まえて選んでくれたので安心して任せることができました。

運用から３か月。半日以上かかっていた集計業務が1時間に短縮

宮川様
まだ操作に慣れていない社員の操作ミスなどはありますが、これは弊社側の課題なので今後改善されていくと考えています。それよりも勤務状況の「見える化」が進み、以前より管理精度が向上しています。

黒木様
総務にとって、労働時間の集計にかかる業務は大きく効率化されました。これまで締日には半日、大変な時は1日がかりで勤怠集計の締め作業を行っていましたが、システムの運用が始まってからは同じ業務が1時間あれば終わります。

また、スマホでも見やすいシンプルな画面であるため、現場社員もスマホを使って出退勤が打刻でき、利便性が上がっています。

システム導入前後の比較

	システム導入前	システム導入後
総務が集計業務にかかっている時間	半日～1日	1時間
現場社員の利便性	帰社して打刻・申請を行う	現地で退勤打刻を行うことが可能になった
現場／総務社員の負担	申請の負荷が高く、提出時に修正が必要となるケースが発生することにより、総務の負荷も高まっていた	集計・申請ともに負荷が大きく軽減され、余計なミスも大きく減少

コンサルタントの印象

導入後の混乱を最小化した実践的サポート

宮川様
とても親身に対応していただけたのが印象的でした。システムの導入には、社員が使いこなせるのか、トラブルが発生したらどうするのか、といった不安がつきまといます。

その点ＴＯＭＡさんはシステムの知識はもちろん、実際の会社の運営状況や現場業務まで理解力が深く、なんでも相談しやすかったです。また、導入して終わりではなく、会社へシステムをしっかり定着させようという熱意が伝わってきました。

黒木様
導入前は本当にちょっとしたことでも対応いただきました。特に矢部さんは私だけでなく、各部署の担当から毎日のように電話で問い合わせがあったと思うので大変だったかもしれません。

「今日、矢部さんは休みだから電話してもつながらないよ」なんて会話が社内であるほどです。弊社では何か困ったことがあれば矢部さんに聞けば解決するという安心感があったと感じています。

導入後もその対応は変わりませんでした。ついこの前も、昨年11月に入社した社員の有給日数がシステム上で合わない問題が発生したのですが、矢部さんに相談するとすぐに対応してもらえました。

これからもいろいろと頼りにさせてもらうことになりそうです。

今後の展望について

弊社の事業に合わせたDXのサポートをお願いします

宮川様
急速に進化する通信インフラを扱う企業だからこそ、私たち自身が時代に合わせて変化することも重要です。社内の効率化を進めることは顧客へのサービス向上にもつながります。

今後は現場報告や工程管理、社内情報共有などさらにデジタル化を進めていくつもりなので、ＴＯＭＡさんにはこれからも実際の運用面や会社に合った改善提案をお願いしたいと思っています。

※本記事の会社名、役職等は公開日時点のものです。