SFAシステムの比較ポイントを徹底解説！どんなツールを導入すべき？

業務の効率化・営業力強化によって生産性を向上し売上の最大化を目指したい。そのためにSFAの導入を検討している企業は少なくありません。しかし、SFAにはどんなツールがあり、どんな点を比較して導入すれば良いか。
判断基準がわからない人のために、今回はSFAシステムを選ぶ上でのポイントを解説したいと思います。

SFA=営業支援ツールを導入すべき企業とは？

そもそも、なぜあなたはSFAを導入したいと思ったのでしょうか？SFAを導入する際には目的を明確にすることが大切です。

・自社の営業活動における課題は何か？

・なぜその課題が発生しているのか？

・SFAシステムを導入することでその課題解決は可能か？

これらの点をまずは社内でしっかりと検討し、経営層から現場までが理解・納得する必要があります。そうでないとせっかく費用をかけて導入したSFAが機能しない可能性があるからです。では、どんな課題を抱えている企業がSFAの導入に踏み切っているのでしょうか？

その１．営業活動の「見える化」をしたい

エリアマネージャーなど部下の営業活動を管理しなければならない立場にいるのに、営業が日々社内外でどんな動きをしているのかわからない。そんな悩みを抱えている企業でSFAを導入するパターンが多いようです。

SFAには顧客情報だけでなく、案件の進捗情報、各営業の１日のスケジュール、活動報告（日報）、といった機能が備わっています。本来なら営業会議などで共有される情報をリアルタイムで知ることができるのです。

これは、管理をする側のマネージャーだけが嬉しい機能ではありません。営業の現場では、案件を進めている最中に、上長に助言を仰ぎたいケースがあると思います。そんな時、瞬時に情報を共有できるので、上長や先輩にアドバイスをもらうことが可能です。反対に、仲間がミス発生要因に気づいていない場合に的確なアラートをかけ、ミスを防ぐといったことも可能です。

その2．属人化した営業活動を改善したい

トップ営業のノウハウを共有し、営業部の活性化を図りたい。それなのに営業が顧客と折衝する中で得た貴重な情報が個人のPCに眠り続けている。

日本では属人化した営業活動が昔から課題とされてきました。コミュニケーション能力など、本人が生まれ持った性格によって営業成績に差が出るのはある程度は仕方がないことです。しかし、SFAを導入することで、営業力の標準化が可能になり、属人化からの脱却が期待できます。入力が億劫になり、うまく定着しない可能性があるので、インターフェイスはわかりやすいものを選びましょう。自分のPCに入力する感覚で情報を打ち込めるので、大きな負担をかけることなく入力作業が定着するはずです。

その3．営業ツールを共有したい

顧客に対してどのようなアプローチをすると有効か、仲間がどんな営業資料を用意しているか。営業部門が共通のルールとツールを展開しているのではれば問題ありませんが、営業それぞれが自分のルールで動き、資料を作っている。これはとても非効率的です。

SFAでは各営業の活動内容を細かく共有することができるツールです。そのためアプローチ方法の統一や資料の共有が可能になります。

また、SFAのメリットは上長が部下の動きを管理するだけでなく、部下が上長や先輩の動きを確認することができる点です。営業成績上位の先輩が、日々どんな動きをしているのか。SFAを通して学ぶことができるのです。

さらに、正確な情報の蓄積は、営業の「勝ちパターン」の確立に役立ちます。これは営業力の底上げにつながるのはもちろん、経営層が次に打つべき戦略立案にも有用な情報になります。

その4．無駄な時間を削減したい

１日の業務の中に、無駄な時間が多いのではないか？そんな疑問を持っている企業もSFA導入をしています。例えば、朝会社に出勤し、朝礼・全体ミーティングでその日の営業活動の確認をしてから現場に移動する。企業ではよくある光景かもしれません。しかし、果たして、毎朝会社に出勤する必要はあるのでしょうか？

SFAを通して、クラウド上で各営業のスケジュールが確認できるなら、出勤する必要はありません。現場に直行し営業活動を行い、その直後に出先で進捗を報告すれば会社に帰社する必要もありません。「移動」という生産性のない時間をなくすことができます。

そのほかにも、見積書や請求書といった帳票もシステム連携されているため、都度作る「作業」を削除することが可能です。
作業効率を上げたいという企業はSFA導入が解決の一助となるでしょう。

せっかくSFAを導入しても活かせない企業も…
導入には比較検討が必須

経費を投入し、SFAの導入に踏み切ってもうまく活用できていない。そんな企業が実は少なくありません。一体何が原因でそのような状況に陥ってしまうのでしょうか。

導入したSFAがうまく機能しない主な原因を紹介します。

原因１：営業がデータ入力・更新をしてくれない

SFAを活用するためには各営業がデータをしっかりと入力してくれなければ始まりません。それなのに入力をこまめにする営業とそうでない営業がいては、正しい売上が把握できないだけでなく、分析もミスリードする可能性があります。このような状態に陥ってしまう理由は主に３つ考えられます。

１．入力するフローが複雑で面倒と感じてしまう

営業が外出先など慌ただしい状況でPCを開き、入力・報告することは少なくありません。インターフェイスがわかりにくい、直感的な操作ができないといった手間を感じると、「入力は後で」という状況になりかねません。

2．現場がSFA導入の意図を理解できていない

そもそもなぜSFAを導入したのかを現場がわかっていないという可能性も考えられます。

「導入前のやり方をなぜ変えたのか」

「導入することで現場にどんなメリットがあるのか」

「導入によって会社が目指す理想像は」

SFAを導入する前に、経営層と管理職が意図を説明する必要があります。そして導入後にも入力がおろそかになりそうであれば、意図を再説明し、定着するまではきっちりフォローし続けなければなりません。

3．SFAの業務が負荷となっている

導入前に業務の棚卸をしないと、この状況に陥る可能性があります。１日に働ける時間は決まっています。導入し入力作業が増える分、何かの業務がマイナスになっていなければ「仕事が増えただけ…」と感じる現場営業がいてもおかしくありません。またこのような負の感情は現場に伝播しやすい傾向があるため注意が必要です。

例えば、直行直帰のスケジュールをSFAに入力した後、会社に「出張・直行直帰届」を手書きで提出しなければならないといったような２度手間が発生している。すると現場としては「SFAに入力する意味って…？」「２回も３回も同じような作業をするの、面倒くさい」という意識になってしまいます。

経営層は気づきにくいかもしれませんが、長年積み重なった業務フローは地層化されて、非効率な状況になっている可能性があります。現場の視点に立った業務改善をしなければ導入はうまくいかないでしょう。

原因2：タイムリーなデータ更新が行われない

スピードが命の現代ビジネスにおいて、リアルタイムのデータ更新が行われなければビジネスチャンスを逃してしまう可能性があります。原因は上記と同様に後回しにしたくなるほど、入力が手間であったり、データ更新の重要性を理解していなかったりということが考えられます。

また、日本の営業活動は欧米と比べて商談が曖昧なまま進むことが少なくありません。そのため、案件管理をする際に、今が、意思決定の段階なのか、契約直前まで話が進んでいるのかを現場も理解できていない可能性があります。また、欧米では稟議に基づく意思決定であっても現場判断ができるものが、日本では経営トップ層の許可がなければできないという場合もあり、さらに進捗はわかりにくくなる傾向があります。

原因3：利用方法が複雑で現場が活用できない

SFAは導入直後に作業効率が上がることはあっても、売上が伸びるというシステムではありません。正確な情報の蓄積、そして蓄積された情報の分析があって初めて効果を発揮するシステムです。そのため現場の営業や管理する側が「ただの情報記録システム」というツールにならないように注意しなければなりません。

分析にはある程度の知識が必要という場合は、主幹を決めて定期的に分析会議を開くなど、　SFAが自分たちにとって有益なシステムであることを営業部全体に理解させる必要があります。

原因4．事業内容の変化に合わせたカスタマイズができない

事業に合わせたシステムのカスタマイズが可能かどうかは事前に確認した方が良いのはいうまでもないですが、その際に費用がどのくらいかかるかも合わせて確認が必要です。

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SFA導入で比較すべき機能やポイントは？

では、実際にSFA導入を検討する際に、どんな点を比較して選べばいいのでしょうか。営業スタイルや企業の規模によっても必要な機能は異なりますが、一般的な比較ポイントを解説していきます。

有名な企業のSFAシステムだからおすすめというわけではない

導入実績の高さは信頼に値しますが、有名な企業が作っているSFAシステムなら万全と考えるのは早計です。もちろん同種の企業の多くが導入しているのであれば自社にも適したシステムかもしれませんので、体験版をダウンロードするなどして検討してみるのが良いでしょう。

ソフトはクラウド型か、それともオンプレミス型か

SFAシステムは主にクラウド型とオンプレミス型があります。クラウド型は自社サーバーを必要としないシステムです。オンラインの環境があれば世界中どこにいてもアクセスすることができます。フィールドセールスが中心の場合は圧倒的にクラウド型がおすすめです。ネックとしてはセキュリティ面においてオンプレミス型よりも不安があること、そして、毎月のランニングコストがかかるということです。

オンプレミス型は自社サーバーの中に構築したシステムをセットアップして使う方法です。一度導入してしまえばランニングコストがあまりかからないこと、セキュリティ面でクラウドよりも安全というのがメリットです。しかし、システムの構築自体に時間がかかる、カスタマイズする際にはセットアップし直す必要があるといった点がデメリットと言えます。

現状、どちらが主流かと言えばクラウド型を導入する企業が増えています。

初期費用の有無

費用が気になるのは当然といえば当然ですが、クラウド型のSFAシステムでは初期費用がかからずに導入できるものが一般的なようです。

月々の金額（ランニングコスト）

クラウド型の場合、システムを提供しているベンダーによって料金体系は異なります。一定基本料金が毎月かかり、ユーザー数の上限が決まっている。上限を超える場合は、一人増えるごとに金額が加算されるという料金体系もあれば、基本料金はなく、人数に応じた月額料金がかかるというシステムもあります。

数百人の営業がいるという場合は、それだけの費用に見合った効果があるのかどうかも検討するべきです。

無料トライアルでシステムを比較

SFAシステムには無料トライアルが可能な商品も多くあります。いきなり導入するのは少し不安という場合には、無料トライアルで試験運用するのがおすすめです。無料トライアルの形には機能制限はあるが、使用期限が決まっていないものと、機能は全て使えるが、期限が１ヶ月程度と決まっているものがあります。インターフェイスや入力のしやすさを検討するなら、ある程度機能が制限されていても問題ないでしょう。

モバイル対応させるならクラウド型がおすすめ

ノートパソコンはもちろんですが、近年ではスマホやタブレットといったデバイスでスケジュールを管理したり、顧客情報を確認したりすることも可能です。スマホからシステムにアクセスできれば、電車の中でも進捗入力ができます。SFAシステムによってはGPSを駆使して、各営業が今どこにいるかを把握できるものもあります。

外回り中心の営業活動をしている企業は、クラウド型のSFA導入がおすすめです。

カスタマイズがどこまで可能かどうか

新しいシステムは、導入後に必ずといっていいほど「もっとこうしたい」といった要望が出ます。それは真剣に活用しようという意識の現れなので歓迎すべき感情ですが、システムが希望のカスタマイズに対応できないのでは意味がありません。データ分析をもっと細分化させたい、情報のアウトプット方法をもっとシンプルにしたいなどカスタマイズがどれだけ可能かどうかは確認しましょう。

ちなみに格安のSFAシステムでは、思った通りにカスタマイズできないことが多いようです。

安価だからと飛びつかない！アフターサービスの有無は要確認

安価なシステムは、コストパフォーマンスは魅力的ですが、売り切りでアフターフォローがほとんどない場合があります。SFAシステムは導入したら終わりではありません。その後の営業活動、戦略につなげられなくては意味がありません。長く活用していくにはカスタマイズの有無と同様にアフターサービスが充実しているかどうかも大切なポイントです。

格安のSFAシステムは比較から外すべきか？

クラウド型のSFAシステムは一人4,000円〜5,000円/月程度が相場とされていますが、中には2,000円以下で導入可能なものもあります。では、格安のシステムは粗悪で比較対象とすべきではないのでしょうか。

実はそんなことはありません。一般的なSFAと比べても遜色のない商品もあるようです。安い商品と高い商品の違いはかんたんにいうと、前述もしましたがカスタマイズが自由にできるかどうかという点。SFAの導入は、自社課題を解決することが至上命題です。その目的を達成できるのであれば格安システムの導入も検討すべきでしょう。

SFAの価格は機能面とのバランスを考えて

SFAは高価格のものを選択すればそれだけ機能面も充実します。オプションとして、さまざまな機能を追加できるシステムもあります。できることなら多機能なSFAシステムを導入して、営業活動に役立てたいと思うかもしれませんが、それは得策ではありません。

自社課題を解決する最小限の導入からはじめ、現場にシステムが馴染み、効果を確認できてから次のステップとして新たな機能の追加導入を検討するのが良いでしょう。
その方がコストパフォーマンス的にも優れています。

SFAツールの操作性・機能の有無で比較をする

さまざまな機能が備わっているSFAですが、自社の課題解決に一番効果のある機能があるかどうかに加え、今後活用の幅を広げたときに考えうる機能が備わっているかどうかを、比較検討材料に入れることは重要です。特色は商品によって異なりますが、ここでは一般的にSFAに備わっている機能を紹介します。

その1．案件管理

営業活動は集客→アポイント→ヒアリング→提案→見積もり→受注といった基本の流れがあります。この中で現在、案件がどこまで進んでいるかを把握・管理する機能です。見積もりを出す段階でも、顧客の決裁者との商談ができているかどうか、それとも相見積もりなのかで受注の確度は大きく異なります。商談を開始した日から、誰とアポイントを取ったのか、どんな商材を提案し、商談の内容がどうまとまったのかといった経緯を細かく入力できます。

その2．顧客管理

顧客の名称、所在地、電話番号、担当者の名前などの基本情報を管理することができます。数10件の管理であればエクセルでも十分ですが、何百・何千という顧客がいる場合はSFAを導入した方が便利です。また、自分の欲しい情報へのアクセス、検索のしやすさなども導入の際には見極めましょう。顧客との接触を何回行ったか、それは誰が担当したのかという情報も管理できれば、担当が変わった際の引き継ぎもスムーズに行うことが可能です。

その3．行動管理

営業担当、一人ひとりがどんな活動を行ったのかを管理できる機能です。何件、電話をしたか、何件顧客を訪問したかといった行動履歴を管理することで、管理職は的確な指示をすることができます。また、単純に売上だけでは見えない営業の動きを把握することは従業員への正当な評価にも寄与します。現場はその日のスケジュールやTO DOの確認にも使えます。

その4．日報管理

その日の業務内容を報告できる機能です。クラウド型の SFAシステムであれば、スマホなどのデバイスからの記入もできるため、営業は出先から帰社することなく業務を終了できます。また、管理職は各営業の行動をリアルタイムでチェックすることが可能です。

その5．スケジュール管理

一日の動きの再確認や、商談前の顧客情報の最終チェックなどに使えるツールです。自分のスケジュールだけでなく、営業部全体のスケジュールを確認することもできます。誰がいつ、何の案件を進めているのかが見えるため、受注までの流れを把握することができます。

その6．名刺管理

営業が交換した名刺をデータとして管理できる機能です。誰がどの会社の担当とつながりがあるかを把握できるため、ビジネスチャンスの広がりが期待できます。

また、データで保存しておくことで、普段から名刺を持ち歩く必要はなく、連絡先を知りたいときにもすぐに調べられるのがメリットです。

その7．メール一斉配信

顧客はもちろん、新規の見込み顧客へのメルマガ配信などを管理することが可能です。顧客へは業種や案件によって細かくセグメントしての配信ができるほか、メールのテンプレートも用意されているケースが多いです。

また、メールの開封率を取得できるシステムもあります。メルマガ開封率が高い企業から順にアタックするなど、戦略的な営業活動ができるようになります。

その8．データ分析

日報や売上見込み、商談履歴、キーマン情報、競合他社など日夜蓄積される情報を分析することができる機能です。

例えば、日報情報から営業部の行動データを分析し、今以上に効率的な働き方ができないかを模索したり、商談履歴を分析し、受注につながる商談パターンを研究したりといったことに利用できます。また、失注した場合の原因追求にデータを用いて、同じ失敗を繰り返さない施策を構築することも可能です。

一つ注意点を挙げるとすると、これらは日々データを蓄積するだけでは意味がありません。データをまとめる機会を設け、定期的に営業フローを見直したり、戦略を練る会議を開くことが大切です。

SFAシステムの製品比較で気をつけたいポイント

さて、ここまでSFA導入に対する比較のポイントを解説してきました。少しポイントをまとめたいと思います。

その1．簡単に入力できて、営業担当の負荷にならないこと

システムが複雑、入力が面倒でデータが更新されないような状況にならないシステムを選びましょう。SFAは現場の営業が毎日、朝から晩まで触れるものです。だからこそ誰でも使えるシンプルな操作性、マニュアルを必要としない見やすいインターフェイスが整っているかどうかは大切なポイントです。決してよく聞くシステムだからと飛びつかないようにしましょう。

 その2．自社の業務に合わせて管理項目をかんたんに設定できること

格安のシステムが自社業務をしっかりとカバーしてつかえるのであれば問題ありません。一番良くないのは、中途半端に妥協して、課題解決ができないことです。

そうはいっても導入前のフォーマットが、自社の業務に完璧にフィットするかはわかりません。不安な場合は多少コストがかかっても、システム導入後にカスタマイズできるものを選ぶのがおすすめです。

その3．日々の営業会議で活用できること

SFAは導入と同時に効果が出るものではありません。導入によって営業現場では直行直帰をしても業務が見える化されるなど、メリットがあるかもしれません。しかし、大切なのは収集・蓄積されたデータを分析し、次の営業活動へと役立てるPDCAを回すことです。予算・実績管理表などが簡単に出力でき、営業会議などで活用できるシステムを選ぶようにしましょう。

 その4．営業担当が必ず行う業務と紐づけて管理すること

日報記入、見積書・請求書の作成、スケジュール管理など、普段必ず営業が行なっている業務をそのままSFAに移行するようなイメージを持つことが大切です。さらに、導入によって業務の効率化が図れれば、なお良いでしょう。SFAの導入により、もしも業務の重複が発生するなら、業務フロー全体の見直しが必要になります。

 その5．初めから多機能の製品を選ばないこと

これはとくに中小企業の言えることですが、多機能だから良いものというものではありません。確かに、大は小を兼ねるのかもしれませんが、SFAなどの外部システムの導入にはそれ相応のコストがかかるからです。まずは自社課題を解決できる最小範囲の導入から始めましょう。

まとめ：さまざまな種類のSFAの中から自社に合ったものを選び出すには…

今回はSFAシステムの導入に関する比較ポイントをまとめて解説しました。SFAツールはうまく使いこなせば、自社課題を解決し、売上を最大化させるための大きな武器となるはずです。しかし、うまく運用できるかわからない、第３者の意見も聞きたい。

そんな悩みを抱えているなら、ぜひTOMAコンサルタンツグループにお問い合わせください。SFAツールに関する詳しい説明はもちろん、導入に際する業務改善のお手伝いもさせていただきます。

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