2045年のシンギュラリティを前に、時代は大きな変換期を迎えています。これまでの単純作業は人工知能に取って代わり、よりクリエイティブな業務、生産性向上に寄与する業務を模索していくことがこれからの人間のミッションです。
この業界は日進月歩で技術が進むため、簡単に最新という言葉は使えませんが、2019年頃よりRPA＝ロボティクスプロセスオートメーションが注目されており、各社において導入が進められています。RPAの具体的な活用方法としては帳票データなど、パソコンにて入力する単純作業を全て自動で行うようにするために導入している会社が多いです。
単純作業は人間が行うと、どれだけ気をつけてもヒューマンエラーが発生してしまいますが、作業をコンピュータに任せれば、スピーディかつ正確に行うことができます。
最新の技術には最新ならではの問題点も
RPAは一見とても便利なシステムに見えますが、課題も少なくありません。まず、導入にはかなりの費用がかかるため潤沢な資金のある大企業向けであることです。
また、作業手順が複雑なものは対応ができない場合やイレギュラーな事案が発生した場合は対応が難しく、人間の入力が必要になるケースも発生しているようです。こうなると、中小企業にとっては現状のフローを見直し、業務改善を実施する方が、効率的な可能性があります。
そのため、最新技術の解説をするよりも、個人に与えられたパソコンやスマホ、ネット環境など現在、当たり前に普及しているIT環境を使った業務改善を考える方が今は現実的でしょう。
今回はITを使った業務改善策をご紹介します。「そんなの常識だよ」ということでも、あらためてチェックしてみると、自社に反映できていないものが見つかるかもしれません。
改めて確認！IT技術のもたらすメリットは？
IT技術を駆使することで、手作業の業務よりも効率化を図ることができる業務が多数あります。
作業のスピードアップ
エクセルなどの表計算ソフトによって、数値の計算スピードや、グラフを一瞬で作成できます。
大量の資料を保管、検索も一瞬
帳票などの資料を紙で保管していると、ダンボール何箱にもなり、保管場所を確保するだけでもコストがかかるという会社は少なくありません。また、膨大な紙資料の中から自分の欲しい情報を探すのにも相当な時間がかかります。PCに資料が格納されていれば保管も取らず、検索もラクに行えます。
情報の共有が簡単
他の人が制作している営業資料や業務フローを共有することも容易です。また、外回りで人がいない場合でもメールで一斉送信することで、社員全員に同じ情報を伝えることができます。
上記のようなメリットをしっかりと理解した上で、フローを作成すれば大きな業務改善となります。次回以降はもう少し、深くIT活用による業務改善を解説したいと思います。
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