日常使うアプリケーションの操作性を上げる
日常の業務を進める中で、マイクロソフトのオフィスを使いこなすことは、読み書きと同じくらい当たり前のスキルとなっています。中でもワード、エクセル、パワーポイントの利用頻度は高く、それぞれの特性を活かすことで仕事のパフォーマンスは大きく変わります。
エクセルには表の作成や条件に合わせた集計、定型作業の自動化、グラフ作成によるデータの視認性アップなどさまざまな機能がありますが、全ての機能を使う業種は稀です。日常の仕事を進める中でよく使う機能、裏技と呼ばれるショートカット機能などはまとめておくと、人材育成や業務の効率化のアップにつながります。
知っておくと便利なエクセルのショートカット
・セルの書式設定→［Ctrl +1］
・同じ動作の繰り返し→［F4］
・倍率変更→［Ctrl ＋マウスホイール］
・セルの編集モード→［F2］
・日付入力→［Ctrl ＋ ; ］
・シートの再計算→［F9］
・列を全選択→［Ctrl + スペース］
・行を全選択→［Shift + スペース］
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画像や映像データを活用して業務改善
スマホのカメラの昨日は一昔前に比べて格段にアップしています。これらの昨日もうまく使うことで業務改善につながります。会議で板書した内容は、メモを取らずに画像で保存すれば時間の短縮につながります。また、加工も簡単なので、議事録に添付すれば完了です。
画像や映像データはインターネットを介して簡単にやり取りが可能です。例えば、店舗が複数ある飲食店の状況を、映像や画像で送ることで、清掃状況やディスプレイの様子を確認することができれば現地視察の必要も無くなります。
「電子帳簿保存法」に則り申請することで、請求書や契約書、領収書といった紙資料を電子保存することが可能です。7年間の保存が義務付けられている資料を紙ではなくPCに保存することができれば、コストダウンが可能です。
イントラネットで情報共有
営業所が複数ある企業では社内の情報共有やスケジュール管理のためにイントラネットを使うのも有効です。各自のスケジュールが社員全員に見える化ができれば、空き時間を見つけての会議設定、連絡事項の伝達なども容易に行えます。以上のように、現在あるツールを見直すだけでも業務改善のヒントは隠れています。
TOMAでは業務改善のコンサルティングサービスを提供しています。貴社の業務効率化に向けて、業務改善プロジェクトを立ち上げ、TOMAのコンサルタントが第三者の立場から貴社の業務内容・業務フローを客観的に診断して、業務改善策をご提案させていただきます。業務改善コンサルティングサービスはこちらよりご覧ください。
