DXに取り組みたいと思っているが、何から始めれば良いかわからない、そんな悩みを持つ経営者は多いでしょう。システムの導入には一定の資金が必要なため、絶対に失敗できません。でも、自社にとっての最適解が見つからない。
近年DX推進にあたり相談を受けることが増えていますが、結論から言うとはじめてDXに取り組む場合はバックオフィスが有効です。この記事ではなぜバックオフィスから始めるべきなのか、DXの積極的な推進が社員にどんな影響を与えるのかを解説したいと思います。
目次
なぜDXを導入するのか？本質を理解することが何よりも重要
2004年にスウェーデンのウメオ大学教授、エリック・ストルターマンが提唱したDX（デジタルトランスフォーメーション）は、「ITの浸透が、人々の生活をあらゆる面でより良い方向に変化させる」という仮説です。
数年前からDXの重要性は大きく叫ばれるようになり、さまざまな企業が取り組み始めています。一方で、デジタル化の波にまだ乗り切れていない企業は少なくありません。2004年には仮説の一つであったDXは、令和時代のビジネスシーンにおいて必須の取り組みであると言えますが「いまいち効果がわからない」「現場に定着しない」といった相談も増えています。
DXがうまくいかないのは、DXの間違った理解や取り組みが原因です。間違ったDXの事例については前回の記事で詳しく解説していますので、ぜひご一読ください。
また、前回の記事では、DXにおける失敗は以下の３つであることをお伝えしました。
●最初から何も取り組まない
●一度の間違いを理由にやめてしまう
●途中でDXの目的を見失う
事実、国を挙げてデジタル化が推進されているにもかかわらず、DX化について検討段階で止まっている企業も多く存在します。今後デジタル化が更に進むことが予測される現代社会において、先送りにしていると、気づいた時には周りから取り残されているということにもなり兼ねません。
では、「何から」「どうやって」DXに取り組めば良いのでしょうか。大切なのはDXに取り組む目的を明確にすることです。
・ペーパーレス化したい
・テレワークを実現したい
・人材不足を解消したい…etc
上記をはじめ様々な考えがある中で、DXに取り組む意味、DXの本質を理解し目的を設定することが大切です。DXを推進する企業の目的の一例をご紹介します。
DXの目的（1）：業務の効率化
AIやクラウド、RPA、3Dプリンター、AR・VRなどを駆使し、現在行なっている業務を効率化させることがDXに取り組む目的の1つです。例えば、クラウドを通して情報を共有することが可能になれば、営業は外出先から営業報告ができるようになります。わざわざ会社に寄る必要もなくなり、直行直帰で業務の遂行が可能になります。
移動時間が短縮できて売上が変わらなければ、業務は効率化していると言えるでしょう。空いた時間でさらに営業活動を行うことも可能になり、売上の向上が望めます。
また、過去に実際にあった事例を紹介します。あるメーカーでは、毎日100件弱の受注伝票の処理を2名で行なっていました。ベテラン社員で1枚5分、1日8時間かけていた業務がRPAやAI-OCRを導入することで1枚にかかる処理が30秒に短縮、1日1時間弱で同じ業務をこなせるようになりました。
年間約1900時間かかる業務が120時間程度にまで圧縮しただけでなく、さらにロボットによる自動化によって、人間の手作業で起こり得る転記ミスのリスクも無くなりました。
RPAとは、ホワイトカラーの業務に特化した自動化ツール。人間が普段オフィスで行っている業務を代行してくれるロボット。AI-OCR（光学文字認識）とは、手書きの文字や紙に印刷された文字を、コンピュータが利用できるデジタルの文字コードに変換する技術。
これだけ聞くと、「すごい事例だな」と思うかもしれませんが、本質はその先にあります。1日8時間かけていた業務が1時間弱になったことで、1日7時間以上を別の仕事に充てることができるのです。
・昔からこのやり方だから…
・仕事の変化が不安・怖い…
社員のこのような理由からDXに踏み出せないケースもあるようですが、これは上記のようなメリットを十分に説明できていない結果ともいえます。
また、視点を変えて考えてみましょう。現状、当たり前にある技術・システムを使うことで、マンパワーで8時間かかる業務の90％を削減できるという事実があるわけです。非効率なマンパワー業務を８時間やった社員が「今日も頑張った！」と働いた気分になることは果たして正常なのでしょうか。
自動化できる仕事は機械に任せ、人間はより生産性の高い業務に従事するのが現代ビジネスのあるべき形なのではないでしょうか。
DXの目的（2）：生産性の向上
DXによる業務の効率化と密接に関わるのが生産性の向上です。とくに、日本の生産性の向上は世界各国と比較すると圧倒的に低く、喫緊の課題となっています。2020年における日本の「時間当たり労働生産性」は、49.5ドル（約5,198円：統計時の為替@105で換算）で、OECD（経済協力開発機構）に加盟している38カ国中、23位です。
アメリカの80.5ドル（約8,453円）と比較すると、6割程度の水準で、調査のはじまった1970年以降最も低い結果となっています。2020年は新型コロナウイルス感染症の影響で、各国の経済が大きな打撃を受けた年でした。日本の国民1人当たりのGDPは実質ベースで4.2%落ち込み、イスラエルや韓国に追い抜かれたことが23位となった要因です。
主要先進７カ国の中では最下位となっており、2015年以降、日本の労働生産性は世界基準で鑑みると下降の一途を辿っています。「日本は昔から労働時間を度外視して結果を出すことを優先してきた」という歴史や伝統を理由にする人もいるかもしれません。
しかし、2020年の日本の労働時間は働き方改革による残業時間の抑制やコロナ禍の企業活動の自粛もあり、1,598時間と初めて1,600時間を割り込んでいます。これに対しアメリカは1,767時間、カナダは1,660時間と日本の労働時間は決して長くはありません。
こうした状況にもかかわらず、生産性が下がっているということは、日本の経済的成果を生み出す力が他国に劣っている（劣りはじめている）と言わざるを得ないのです。これは世界各国がどんどんDXを推進し、業務を効率化しているのに対し、日本は遅れをとっていることが要因の一つといっても過言ではないでしょう。
DXの目的（3）：新しい価値の創造
DXの最終的な終着点は、顧客へ新しい価値を提供すること、同業他社を圧倒する競争力を確立することです。自宅であらゆる商品を購入できるという顧客体験（CX：カスタマーエクスペリエンス）を創造したアマゾン、外食産業に変革をもたらしたウーバーイーツなどがわかりやすい例でしょう。
DXによって業務を効率化、空いた時間を使い新しい製品・サービスを創出、ビジネスに変革をもたらし競争力を高めて売上を上げる。この好循環を生むのがDXの目的です。
もちろん、急に「アマゾンになる」といっても難しいでしょう。そのため、まずはできる範囲で確実に効果のある部門からDXを推し進めることが重要です。
DXはバックオフィス業務から取り組むのが◎
では、失敗することもなく、確実に効果を出せるDXは世の中に存在するのでしょうか？TOMAでは、DXに取り組む際には、まずはバックオフィス業務からの導入をおすすめしています。バックオフィスのDXがおすすめである理由は以下になります。
DXはバックオフィスが良い理由（1）
全ての企業に存在する業務だから
バックオフィスとは、総務や人事、労務、法務、営業事務などの業務のことで「売上に直接つながらない業務」と言い換えることが出来るかもしれません。
製造業、卸売業、小売業、サービス業…etc、バックオフィスは、業種に関わらず全ての企業に存在するという特徴があります。そのため、DXを実施した企業のノウハウが最も蓄積されている業務であり、需要も高いため、比較的安価なパッケージソフトが多いのもメリットです。あまり高額な投資はできないという企業も始めやすいDXと言えます。
ただ、経理をはじめとするバックオフィス業務の現場には、仕事内容が変化することを好まないベテラン社員が在籍している傾向もあるようです。新しいシステムを導入したら自分の仕事がなくなるかもしれないと不安になる社員がいる場合、解決する手段は経営者がていねいに説明をして理解を求めるしかありません。
昔からのやり方に慣れていて、ITシステムとかは使いこなせないという社員がいる場合は、前向きに学んでもらえるように理解を求めましょう。なぜなら、今後バックオフィスのDXは確実に普及します。仕事の手順が変わったら仕事ができないというのは通用しない社会になるはずです。そのくらい社会は変化し、過渡期を迎えていると認識する必要があります。
DXはバックオフィスが良い理由（2）
明確なゴールがある
バックオフィス業務のDXには明確なゴールが設定しやすく、ペーパーレス化の実現、重複チェックや入力を無くしたい、ハンコ押印業務からの脱却など初めてのDXとして取り組みやすいという特徴があります。
明確なゴールがあるということは、効果が見えやすいのもメリットです。受注システムの自動化が実現した、業務の90％削減に成功した、このような成功体験は社員に実感として残りやすく、モチベーションの向上も期待できます。
一方で、販売方法の変革を図りたい、営業活動を活発化させたいといったフロントオフィスのDXは上手くいけば売上に直結するかもしれません。しかし、売上は季節性や流行、時勢の変化によっても左右されやすく、目標の数字を達成できたとしても、それがDXによるものなのか判断が難しく、投資対効果を計りづらいという点がデメリットです。
DXはバックオフィスが良い理由（3）
全ての業務の土台だから
バックオフィスは全ての経営、営業活動の土台となる業務です。土台がしっかりとDX化していれば、営業、製造、広報といった他の業務もうまくいくことが多いでしょう。例えば、
・バックオフィスが効率化し受注から納品までのスピードが上がる
・手入力や重複入力などが減ることで受発注のミスが減る
・顧客情報がバックオフィスから営業まで一気通貫で共有できる
このようなDXが実現すれば、営業活動にも好影響を及ぼすはずです。家を2階から作る大工がいないように、DXは土台となるバックオフィスを強固なものにすることが成功の鍵となります。
DXはバックオフィスが良い理由（4）
経営状況をリアルタイムで把握できる
クラウドなどを駆使して、外出先からの営業結果報告が可能になったり、広告に対するレスポンスの多寡がリアルタイムで共有できれば、活動や成果をリアルタイムで知ることができます。
例えば、こんな経験はありませんか？
・月に１度の経営会議まで売上がわからない。
・経理に聞いた売上と、営業から上がってきた売上金額に差異がある。
・経営状況を判断するデータが複数存在する。
これらは経営者にとっては大変なストレスとなるはずです。一方で、社員がサボっているのかといえばそんなことはありません。経理は営業から上がってきた数字を反映して書類を作り、営業は最新の売り上げ結果を反映して書類を作っているのかもしれません。
・DXによって最新のデータが常に更新される状況を作る
・そのデータを社員の誰もが閲覧できるようにする
・データの蓄積場所を一箇所に集中する
これらの対策でリアルタイムに経営状況の良し悪しを判断することができれば、スピーディに次の一手を打つことができるようになります。
以上がDXに取り組む上でバックオフィスから始めるのが良い理由です。かつてバックオフィスのDXに取り組んだが、うまくいかなかったという企業も、これをきっかけに改めて目的を設定し、再挑戦してみてはいかがでしょうか。
中小企業のDXはパッケージソフトを有効活用すべき
DXは投資であり、経費ではないという話は前回の記事で解説しました。経費と考えると金額をなるべく抑えたいという意識が働き、思い切った決断ができないからです。投資には一定の資金が必要ですが、これは無駄にお金を使いましょうという話ではありません。
目的を達成することができる機能を持つシステムが2つあれば、安い方を選ぶのは正しい選択です。 DXを実現させるシステムの導入方法は大きく3つありますが、中でもTOMAは比較的安価で内容も充実したパッケージソフトを有効活用することを推奨しています。
【システムの導入方法】
（1）自社で内製する
メリット：自社の内情を熟知した人材がシステムを作れるため効率的。改修したい場合、すぐに対応できる。
デメリット：人を育てるために一定の時間・費用がかかる。
（2）ベンダーに委託しオリジナルシステムを作ってもらう
メリット：システムを自社専用にカスタマイズできる。
デメリット：システム構築は高額になりがち。システムの構築・運用までに時間がかかる。簡単に改修ができない。改修を依頼する際も高額になる。
（3）パッケージソフトウェアを購入する
メリット：価格が安い。スピーディに導入できる。
デメリット：自社専用にカスタマイズはしにくい。
自社でシステム構築をできる人材がいない場合、ベンダーに1からシステム構築を依頼しないとDXはできないと勘違いしている人も多いようです。それが顕著に表れているデータがあります。
経済産業省が2020年12月28日に発表した「DXレポート2(中間取りまとめ)」のデータによると、日本企業はシステムをベンダーに委託し、独自システムを構築する割合がアメリカに比べて高い傾向にあります。また、パッケージソフトを利用する場合もカスタマイズして利用するケースが多いようです。
一方で、アメリカはパッケージをカスタマイズせずに使い、必要な機能が発生すれば複数のパッケージを組み合わせるなど、とにかくスピード重視の導入が一般的となっています。
TOMAではアメリカのように、パッケージソフトで対応可能なものはパッケージを利用することを推奨しています。なぜなら、バックオフィス業務はどの企業もやるべきことは大きくは変わらないからです。
また、前述した通り、バックオフィスのパッケージソフトはたくさん販売されているので、自社の希望に合う商品が安価かつスピーディに導入できます。他社とは異なる差別化ポイントのみ、自社で内製するか、ベンダーに依頼すれば十分です。
この導入方法のメリットは、改修コストがかからない点です。独自のシステムを構築すると、法改正や業務フローの変更による改修に多大なコストがかかります。パッケージであれば、新しいシステムを買い直した方が安いというケースも少なくありません。
パッケージは少し不安だと思う経営者はこう考えてみてください。ゴルフを始めたいと思った時にいきなり自分用にカスタマイズされた特注品のクラブを購入することはありませんよね。
まずは既製品（パッケージ）を購入し、上達に合わせてグリップやシャフト、ヘッドを調整します（パッケージの組み合わせ）。ゴルフを始めてすぐはクラブに投資をするよりも、まずはレッスンプロ（コンサルタント）などにノウハウを教わった方が賢明です。
では、カスタマイズは自社で内製すべきか、ベンダーに依頼した方が良いかという選択ですが、TOMAではできるなら自社で内製すべきだと考えています。主な理由は、以下の4点です。
・社員の方が会社の内情を熟知しているため適切なカスタマイズができる
・システム構築を通して社員が成長できる
・こまめな改修にも対応できる
・改修発生時、すぐに対応できる
日本では労働力人口の減少も相まって、社内にIT人材を抱えるケースは少ないですが、ITに精通した人材を確保しておくことは今後のビジネスにおいて強力なアドバンテージとなるはずです。
DXに積極的に取り組むことで社員の成長を促進する！
最後に、DXの進め方とそれによってもたらされる社員の成長について解説したいと思います。すでに何度も述べていますが、DXを推進するためにまずやるべきことは、「目的の明確化」です。例えば、経営理念を達成するために、どんな戦略を描いているのか、その達成に向けてどんなDXをすべきかを明文化します。
次にすべきはDXを推進する体制の構築です。導入部署の意思統一に加え、DXを具体的に進めていく専門チームを立ち上げます。DXを推進するチームには
①社内業務・経営理念を熟知し、
②帰属意識が高い人材、企画が立案でき、
③自分の意見をしっかり伝えられる統率力がある人材、ITに深い知見を持つ人材が
向いています。
①～③全てに当てはまる人材がいなくても、複数名のチームで長所・短所を補いながらDXを推進できるメンバーを構成しましょう。
DXを推進するための人材
人材選びはDXを成功させる上で大変重要なので、もう少し詳しく解説したいと思います。
【社内業務・経営理念を熟知した帰属意識の高い人材】
DXを任せるには、会社の未来を真剣に考えて、本気で良くしようと動ける人材でなければなりません。業務の全体を把握するだけでなく、体系的に整理しながら課題を明確化させる能力も必須です。自社の業務を俯瞰してみられる人材がDX担当には向いています。
【企画立案、自分の意見をしっかり伝えられる統率力のある人材】
ビジネスモデルをゼロベースから再構築できる企画立案能力と、それを根気強く遂行できるリーダーシップのある人材です。仕事内容が変わることへ反発する社員との折衝も役割の一つとなりますから、自らの言葉で気持ちを伝えられるだけでなく、相手の話をしっかりと聞き、受け止めるコミュニケーション能力も重要になります。
【ITに深い知見を持つ人材】
最新のIT技術や流行に敏感で、常に自社に反映できないかとアンテナを張れる人材です。自社業務に最適なシステムは何かを選定できる能力も大切です。IT人材が社内におらず、新しく採用する場合は他の業務と掛け持ちにするのではなく、DXに専任させるようにしましょう。
第3に、社内の体制が整ったら具体的にどんなシステムを導入するのかの検討に入ります。自社で調べ上げても良いですが、我々のような業務改善、DX推進専門のコンサルタントに相談するのも良いでしょう。はじめてのDXであれば専門家に頼る方が早く進みます。ただし、専門家の意見に振り回されないように気を付けてください。自社の業務をどうしたいのかという目的を絶対に見失わないことが大切です。
最後に、システムの導入が完了したら、そこからがDXのスタートと考えましょう。導入直後の現場は、新システムに慣れず混乱する可能性があります。粘り強く推進していく中で効果を測りながら、改修が必要になることもあるでしょう。新しいシステムを定着させ自社の成長を加速させることが大切です。
DXの詳しい進め方については以下の記事でも解説しています。
社を挙げてDXを推進していくことは、社員の成長を強く後押しします。DX推進メンバーは、責任者として会社の変革に関わることで一回り成長することができるでしょう。また、DXが機能して実績が残ればそれは大きな自信にもなるはずです。
DXを実施した部署では、誰がやっても同じような業務、無駄な重複業務から解放され、空いた時間を会社の未来のために使えます。DXの推進・成功体験は、社員の成長だけでなく、会社にとっても嬉しい変化となるでしょう。
RPAの導入に収まることなく、幅広いサポートが可能なのは専門家集団が揃うTOMAならではのメリットです。 初回相談は無料なので、お気軽にお問い合わせください。
