みなさんの会社ではグループウェアを導入していますか？ 組織内の情報共有やコミュニケーションを目的としたシステムである、グループウェアを活用するとさまざまなメリットがあります。
・業務連絡や情報共有の効率化
・ファイル共有やワークフローによるペーパーレス化
・社内コミュニケーションの活性化
しかし、安易にグループウェアを選択して導入してしまうと、さまざまな問題が発生し、結果、浸透せずに活用されなくなるケースが多々あります。今回は導入に失敗し、ご相談いただいた事例から、グループウェア導入の注意点を見ていきます。
◆機能不足で、使いづらい
グループウェアにも多数の種類がありますが、「まずは低価格なものから」と考えて導入し、失敗した例があります。グループウェア選定の際には、効率化できる業務の洗い出しを行い、業務に適した機能が満たされているものを選定する必要があります。
◆グループウェアに精通した担当者が少ない
導入から一定期間経過しても社内の効率化が進まない場合、原因のひとつとして考えられるのは、システム担当者のサポート役の不在です。その対策は、導入時に各部署から簡単な操作であれば対応できるキーマンを選出し、教育を行い配備すること。質問やトラブルへの迅速な対応や、システム担当者の負担軽減につながります。
◆一斉に全社導入して失敗した
どんなに慎重に選んだとしても、グループウェアは実際に導入してみない限り、成功するかどうかわかりません。大切なのはスモールスタートを切ることです。導入の初期段階では各部署の責任者、もしくはキーマンのみが利用し、本格導入の是非を検討するのがよいでしょう。使用する機能は各部署によって違ってくる可能性もあるため、ひとつの部署内で試すだけでなく、部署ごとに選出された方が試用することをおすすめします。
◆まとめ
グループウェアの導入失敗の原因は、必要機能が業務に合っていないことが多いです。機能の選定が難しい場合は、導入前にコンサルティングを受けることをおすすめします。ＴＯＭＡでは中小企業を中心に社員を直接指導し、業務改善支援を行ってきた実績があります。業務改善に関するご相談や、システムの有効活用方法・システムリプレイスなど、お気軽にご相談ください。
