改善計画を立てるだけで「満足」しない
これまで長きにわたり、さまざまな角度から解説を行ってきた業務改善コラムもそろそろ大詰めです。業務改善で最も大切なことを、もう一度お伝えしたいと思います。それは「やり切ること」です。
改善を実施するのは、経営者・管理者がトップダウンで行うものと、実際に実務を行っている従業員がするものがありますが、実際には後者が多いようです。その場合、改善計画までは立てられても行動に移す前に頓挫するケースがあります。
これは、改善を実施しなくても通常業務が行えてしまっている当事者の意識の低さが原因です。また、通常業務が忙しすぎて、手が回らなくなってしまうと言った事例も良く聞きます。
業務改善は関わる従業員「全員」で行う
業務改善は新しいシステムの導入・書類や帳票の書式変更・部門を超えるやりとりのルール変更など、まずは仕事環境の整備から入ります。その後、関わる社員が新しいシステムやルールを理解し、使いこなせるようになった段階で改善完了です。
新しいシステムやフローを用意しても前のやり方に固執している古株社員が一人でもいる状態は、業務改善が完了しているとは言えません。改善実施までの計画をしっかり立てるだけでなく、お互いに監視をしあう、管理職が業務改善をリードするなど、計画が行動に移るまでの道筋をしっかりと描くことが大切です。
また、実施予定の期間を過ぎても改善が行われない、実施にたどり着けない場合は、ズルズルと引き延ばすのではなく、なぜ実施できないのか原因を追求し、期間を延長するのか、改善を中止するのかを決めなければなりません。
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