業務改善を行う上で最も重要なポイントは「無駄をなくす」こと。業務の無駄をどんなところで感じるかと聞かれた時、「会議」と答える人は少なくありません。
「生産性向上を議論する会議で生産性のない時間が過ぎていく」
「会議資料を見るふりをしながら自分の業務を進めている」
「意見を言わず、ただじっと時間が過ぎるのを待っている」
参加者の意識の低さも問題かもしれませんが、実際に参加する必要のない人員が参加している可能性も考慮したほうが良いでしょう。単純な計算ですが10人の参加者が、２時間の会議を行なった場合、20時間の工数が費やされることになります。
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会議の無駄を調査する方法とは
会議は多くの従業員が集まる場です。会議に必要のない参加者がいたり、意欲の低い参加者がいたりする場合は、改善すべき事案になります。まずは客観的な視点を持つために、自社で開かれている会議を書き出してみましょう。会議に参加する人数、頻度、会議時間、年間総工数を調べます。
次に、参加者それぞれが会議の準備にどれだけの時間がかかっているのか、その時間に対して有意義な会議となっているかを調べます。有意義かどうかはある程度個人の感覚で構いません。また、会議における問題点がある場合には記入をしてもらいます。
集めた資料を総合的に判断し、無駄な割合の大きい会議から改善を実施します。多くの人が会議の内容に問題を感じている場合、会議自体を再構築する必要があるでしょう。参加の必要のない人員は、別の業務にあたってもらうようにします。
会議には、意思決定の会議や情報共有の会議など、目的によって会議の形は異なります。次回はその点を詳しく解説したいと思います。
