IT化が急速に進み、すでにほとんどの企業がパソコン会計を導入しています。本来経理業務の大部分を占める、記帳、転記、集計のルーチン作業はパソコンが最も得意とする作業です。ですから、本来パソコン会計を導入すれば、経理の作業時間は半分以下になるはずです。では、なぜパソコン会計を導入しているのに効率化が出来ていない会社が出るのでしょうか？
パソコン会計に期待する効果
パソコン会計を導入するとき、社長は次のようなことを漠然と期待しています。
・月次試算表が翌月すぐに見ることができるようになる
・経理部門の残業がなくなる
・予算管理や資金繰り計画なども簡単にできるようになる
・会計事務所はチェックと決算申告だけでいいので、顧問料が下がる
しかし、パソコン会計を導入したのに、社長の期待は全く実現されていないのです。もちろん集計作業などは、確かに楽になりましたが、月次試算表の完成が1週間早くなった、残業時間が半分になったなどの数値的な改善はほとんど見られません。
結局、パソコン会計導入の目的がハッキリしていない会社は、効果が出ていません。パソコンがあるから会計ソフトを使ってみようという程度の考えでは、パソコンで処理することだけで満足してしまっているのです。
どうやったら効率がよくなるかを考えないで、ただ会計処理にパソコンを使っているだけなのです。パソコン会計を導入しても、経理のやり方を変えない限り、経理業務の生産性向上には繋がらないということを認識しておく必要があります。
パソコン会計にしただけで満足するのはやめましょう！
パソコンを使用することで仕事をしている気になっている
パソコンを使って仕事をする時間は年々増えています。1枚の文書をwordで半日掛けてキレイに作ってみたり、誰も見ない内部資料を色鮮やかなグラフを入れて、丸一日掛けて作成したりしている所を見かけます。
手書きのほうが早かったり、電話やFAXの方が機能的な時もあります。ウィルスやフリーズに付き合っている時間を考えれば、相当な時間をムダにしています。そういったときは、とにかくその社員に仕事を割り当てて忙しくさせましょう。忙しくなればムダな仕事をしなくなります。
仕事がヒマなときや、仕事をする気にならないときでも、パソコンの前に座っていれば周りは仕事をしていると思い込んでしまいます。特に経理の仕事は他の人にはわからないのでだれも文句は言えません。
怖いのは、パソコンを使っていると、たいした成果も上がっていないのに、自分はすごい仕事をしたような気になってしまうことです。
経理はデスクワーク中心の仕事ですから、この落とし穴にはまりやすいので注意しましょう。会社は成果に対してではなく、時間に対して給料を払わなければならないので、本当に大変です。
パソコンは必要な時間のみ使いましょう！
上記を読んで、「会計ソフトを導入しているけど成果が出ていない」「経理が効率的に作業できているのか分からない」という方は、是非当社のセミナーへご参加、ご相談下さい。当社では、経理社員の効率化、会計ソフトの効率的な操作指導を行っております。
