業務改善の一環としてRPAの導入をしようと考えた時、必ずと言っていいほど思い浮かぶのが「ロボットの操作ってなんだか難しそう」という疑問ではないでしょうか。
特にプログラミングに明るくない社員が多い部門に導入が決まった場合、現場は混乱してしまうかもしれません。今回はRPAに仕事を記録するシナリオ作成の流れを、TOMAコンサルタンツがすすめる「WinActor」を例に解説したいと思います。
目次
純国産のRPAツール「WinActor」とは！？
Robotic Process Automation（ロボティクプロセスオートメーション）、通称RPAはホワイトカラーがPCを用いて行う業務を自動化できる画期的なツールです。2015年頃から日本での導入が始まり2017年以降、急速に導入する企業が増えています。
RPAの導入が進む要因
・生産年齢人口の減少
・有効求人倍率の上昇
・IT分野における慢性的な人材不足
・時間外労働の上限規制
・年次有給休暇取得の義務化
・働き方改革の推進
上記のように、さまざまな要因が密接に絡み合うことで、RPAの導入に踏み切る企業が増加しています。製造業の作業ロボットのように、ホワイトカラーに現場にも作業の自動化が進んでいるのです。もうこれらの変化に対応しなければ、今後のビジネスで勝ち残れない、そんな時代が目の前に迫っています。
近年よく耳にするようになったRPAですが、業務自動化の歴史は意外に古く、原点となる「Machine Learning」が登場したのは1950年代といわれています。
時の流れとともに、自然言語処置やスクリーンスクレーピング、人工知能など技術が飛躍的に進化。現在のRPAが形作られ、多くの製品がリリースされています。
ところが、RPAのほとんどは海外で開発されているため、製品によっては日本語対応していないものも少なくありません。ただでさえ、導入に抵抗を感じるRPAなのに、操作が全て英語となると、さらにハードルは上がってしまいます。
そこで、TOMAコンサルタンツがおすすめしているのが純国産のRPA「WinActor」です。
NTTグループが8年という歳月をかけ、その技術を結集させたRPAです。日本におけるシェアはトップを独走し、その導入件数は2018年12月までに1900社を超えています。製品のコンセプトは「人間と寄り添い、互いに成長する関係を構築するRPA」。採用企業はサービス・インフラ、ソフトウェア・通信、メーカー、金融、広告・出版・マスコミ、官公庁など多岐にわたります。
作成手順のマニュアルもすべて日本語！安心のシステム構築が魅力
「WinActor」は、パソコン上で行うほぼすべての操作が自動化できます。利用可能なアプリケーションに限りがないのも特長です。Officeはもちろん、クラウド、ブラウザ、会計ソフト、基幹システムあらゆるアプリに対応しています。
その中でも情報が電子化されているもの、大量データの反復作業、処理の方法や判断基準が明確になっている作業に向いています。また、プログラミングなど専門知識を要することなく操作の手順を記憶させることが可能です。
その他にも以下の特長があります。
言語対応
日本人が作ったシステムなのでマニュアル、操作画面、サポートまで全て日本語対応。外国人が訳したような不自然な日本語ではないので、わかりやすいのが特長です。
取扱い難易度
IT専門部署でなくてもスムーズに操作ができます。もちろん、プログラミング知識も必要ありません。
信頼性
NTTグループの技術・ノウハウの詰まったシステム。1900社以上で導入されているというのも安心のポイントです。
サポート
全国に在籍する認定技術者、NTTデータ・パートナー企業が「どうしよう」や「困った」をサポートします。
価格
人間を一人雇うくらいのコストから始められる価格設定も魅力の一つ。TOMAコンサルタンツにご相談いただければ、有料での１ヶ月試用を無料で提供可能です。
環境
PC1台からのスモールステップでの導入が可能です。「WinActor」導入用の特別な環境構築は不要です。PCにソフトをインストールするだけですぐに始められます。
導入期間
インストールするだけのパッケージ商品であれば、導入した日に業務の自動化を始められます。
製品成長
常にシステムはブラッシュアップ。頻繁な機能拡張によって今後の利便性はさらに向上する予定です。
このように様々な特長を持つ「WinActor」ですがERP、OCRなどのアイテムとの連携も可能です。そのため、スキャンデータのシステム登録などを自動化したい企業にはおすすめ。OCRのデータインプットから登録まで、すべての業務を自動化できます。人間が行うとどうしても出てしまうケアレスミスを確実に減らすことができるため、業務の質も向上します。
RPAによる業務の自動化の流れは難しい？ロボットの作り方
では、実際に導入をした際、自動化はどのようにするのでしょうか？その流れを見ていきたいと思います。
その1．プログラム言語の理解は不要のシナリオ記録
「WinActor」の操作に専門知識はまったく必要ありません。ダウンロードした「WinActor」を開いて記録モードに設定し、自動化させたい操作を一通り人間が行います。すると、「WinActor」が自動でプログラミングを実行してくれます。たったのこれだけで作業で自動化は完成です。
その2．録画されたシナリオを編集してプラッシュアップ
記録したプログラムでそのまま運用を開始することも可能です。また、作業を追加したり、収集するデータを個別に設定したり、エラー発生時のフローを決めたりと、業務に合わせたカスタマイズもできます。シナリオを編集することで、より複雑な操作も再現できるのです。
うまく動作の条件を編集すれば、そのまま別の業務の自動化に転用させることも夢ではありません。作業を「編集」と聞くと、専門知識が必要かと思うかもしれませんが、そんなことはありません。Graphical User Interface（グラフィカル・ユーザ・インターフェース）、通称GUIを採用しているため、ドラックアンドドロップの繰り返しで直感的なカスタマイズが可能です。
また、これまでの導入実績などからよく使われる操作内容（部品）をまとめた「ライブラリ」も400種以上用意されているのも「WinActor」の特徴の一つ。充実したライブラリから、ワンタッチでシナリオを編集できるので、システム構築の時間を大幅に短縮できます。
その3．自動化スタート
編集が済んだらもう準備万端、あとは実行ボタンを押すだけです。ファイルの編集、集計、データの転記などありとあらゆる作業を「WinActor」が自動化。もし電話番号欄に企業名が記載されているといったヒューマンエラーがあった場合も、アラートを出すように設定できるので、人間の作業は相当短縮することができます。
タスクスケジューラで実行時間を調整することも、もちろん可能です。人間が帰宅した深夜に作業を実行させて、翌朝には作業が完了しているという状況も夢ではありません。業務のスピードも自由に調整可能、急いでいる時や大量のデータ処理が必要な時に便利です。
多数の「WinActor」を一元管理、統制するロボット「WinDirector」を導入すれば、人間の代わりに「WinActor」をコントロールしてくれます。あなたの会社の業務改善を大きく進化させてくれるはずです。
RPA を導入するまでの流れは？
ロボットの作成の流れは理解していただけたと思います。では、「WinActor」を導入するまではどういうプロセスを踏むのでしょうか
その1．RPAへの理解を深める、自社の課題を抽出する
どんなRPAシステムを導入するにしても、まず取り組むべきは自社業務の棚卸です。
従業員が日々、どんな業務に取り組んでいて、どれだけの単純作業が発生しているのかを把握しなければなりません。通常、業務は経験や知識を要する「感覚型」、一定のパターンから選び作業を行う「選択型」、誰がやっても同じ「単純型」の3種に分けられます。「選択型」、「単純型」の中からRPAで自動化することで費用対効果の最も良い業務を選び出します。
もし経営層では現場のことがよくわからない場合は、現場からのボトムアップで自動化業務を募るのもいいでしょう。自動化する業務が決まったら研修サービスを受講し、２ヶ月間のトライアルで試用運転を行います。試用期間は、全社で自動化を試すのではなく部門を限定してのスモールスタートが基本です。
運用中に発生した新たな課題を解決し、PDCAを繰り返すことで他部門にも展開できるよう、練度を上げていきます。自社の課題抽出に役立つ業務棚卸表サンプルは以下からダウンロードできます。
その2．数部署での導入を実施
ある程度導入の目処が立ったら、まずは数部署での実践導入に移ります。もちろん、この段階においてもPDCAを止めてはいけません。新たに出た課題を修正しながらよりレベルの高いRPAの構築を目指します。また、全社に展開した際のフローの整備も同時進行で進めましょう。
その3．本格導入の開始
自社でのノウハウが蓄積され、トラブル発生時の対応までしっかりとフォローできる体制が整えば、全社展開の時期が来たと判断して良いでしょう。運用を全て部門・部署ごとに任せると、属人化のリスクがあるため、全部門を横断してサポートするRPA対策チームを作ると良いでしょう。本格導入後も、PDCAは忘れずに。
ある程度、現場に定着すれば、現場の従業員がタスクに合わせた改善を行うようになるでしょう。そのためRPAの導入に一番大切なポイントは、初めの「自社課題の抽出」、「RPA技術研修」の段階です。この段階がうまくいかなければ絶対に定着しません。
もし、最初の一歩に自身がない、失敗したくないと思ったらTOMAコンサルタンツに連絡ください。現場の人材育成など意識改革から労働生産性の向上まで、RPAに限らない業務改善をトータルにサポートします。
RPAの導入にはどのくらいのコストがかかる？
RPAの導入にかかるコストは、年間コストが20万円程度の格安システムから推定最小導入価格が1300万円のシステムまで、製品によってピンキリです。値段が高ければ良いというものでも、安いから粗悪なシステムというわけでもありません。
目的は自社の課題が解決され、業務効率が向上することです。
そのためには幅広い選択ができるシステムが良いでしょう。「WinActor」は、自社に合わせたシナリオ作成が可能な「フル機能版」と、業務効率化でよく使われるツールがパッケージとなった「実行版」の２種類が用意されています。
年間のライセンス費用は「フル機能版」が90万8000円、「実行版」が24万8000円となっています。シナリオを作成し、フル機能がそろったバージョンでも社員を一人雇い入れるよりも安価です。
「WinActor」は、実務レベルの細かな作業の自動化から、基幹システム内のバックグラウンド作業まで幅広い自動化が可能です。
最高のロボットを作成して自社の未来を切り拓く
いかがでしたか？RPAでロボットを作成・編集することはそんなにハードルの高くないことがご理解いただけたと思います。しかし、今回紹介したRPAのシステム構築は「WinActor」の事例です。実は、RPAの製品の中にはプログラミング言語を理解していないと操作できないものや、トラブル時のサポートが薄いものもあります。
人間にはできない正確かつ、スピーディな作業をいつまでもこなせるRPAは、今後のビジネスで勝ち残るための必須ツールとなるに違いありません。最高のロボットを作成し、自社の未来を切り開きましょう。
そのお手伝いを、ぜひTOMAコンサルタンツにさせてください。どんな些細な悩み・ご相談にも親身に対応させていただきます。
