業務改善のプロが、RPAに関する質問・疑問に全力で答える相談室も今回で最終回となりました。第5回目のテーマは、「RPAを導入するまでの期間について」です。 RPAに業務を覚えさせ、稼働するまでの期間を把握できれば、自社に導入する道筋がより明確になるでしょう。 今回は自動化する業務の企画段階からシナリオ登録、実際に現場に導入するまでにどのくらいの時間がかかるのかを解説します。
RPAの導入期間は自動化の難易度によって異なります
RPAをテーマに解説してきたブログも今回で最終回となりました。
これまでの4回の内容を簡単にまとめると、第1回は「RPAとは何か？どんな事ができるのか？」をテーマにRPAがホワイトカラーの業務に特化した自動化ツールで、人間がパソコンで行う業務の多くを代替できるツールであることを解説しました。
第2回は「RPAを使った自動化は簡単に出来るのか？」 について、簡単だと謳うRPAも販売されていますが、実際はコンピュータの操作に関する知識が必須であり、IT人材が社内にいない場合は専門家にシステム構築を依頼した方が良いと解説しています。
第3回は「人を雇うのとRPAを導入するの、どっちがお得？」をテーマに RPAを導入するための費用は大きくランニングコストとコンサル費用の2つがあり、コンサル費用は自動化したい業務の難易度によって10万円〜200万円（TOMA実績）と幅があることをご説明しました。また、RPAを人間の業務を代替する「人件費」と捉えた場合、長期的に見ればRPAの方がコストパフォーマンスが良い旨も解説しています。
第4回は「RPAを実際に導入した事例」についてRPAを導入する場合、どんな業務が適しているか、費用対効果の考え方などを踏まえ、TOMAがサポートした経理業務のRPAの導入事例を紹介しました。
【RPA導入事例】経理現場でAI-OCRを活用してデータ入力作業94％自動化に成功！業務改善のプロがRPA導入事例を解説！
今回、このブログを初めて読む方は、これまでの上記ブログと併せてご一読いただければ幸いです。
最終回である今回のテーマは「RPAの導入・運用までにかかる期間」についてです。導入を決めたら1日でも早くRPAを使いたいと思われるかもしれませんが、具体的に「何日で運用できます」と日数をお教えすることは実は難しいのです。理由としてRPAで自動化する業務によって期間が変動するからです。RPAの難易度については第3回の費用の回でも詳しく解説しましたが、RPAの導入には一般的には以下の3つのステップがあります。
ステップ1．どんな業務を自動化するか企画にかかる期間
ステップ2．システムの構築にかかる期間
ステップ3．システムの定着にかかる期間
上記のステップについてTOMAのRPA導入支援サービスの内容を解説いたします。
まずはRPAで自動化させる業務の選択から
まずは、RPAでどんな業務を自動化するか、企画段階にかかる期間です。
RPAで自動化する業務は大変幅広く、何をRPAに代替するかを決めるのは簡単ではありません。また、自動化したい業務が決まっていても、費用対効果や自動化の難易度を鑑みて総合的に判断することが重要です。誤った選択をすると、自動化のコストを回収するまでに多大な時間を要したり、業務が効率化するどころか、複雑化して生産性が落ちてしまうことも考えられます。この点についてはこちらのブログをご参考ください。
TOMAでは、お客様からRPA導入に関するお問い合わせがあった際にはまずどんな業務を自動化したいと考えているのかを丁寧にヒアリングすることから始めます。以前、ご相談をお受けしたお客様から経営判断資料の作成を自動化したいという要望をいただいたことがありますが、この業務はRPAで自動化することは非常に困難です。
第1回のブログでもお伝えしましたが、長年の経験や勘が必要な業務や未来予測を要する業務はRPAでの自動化には不向きです。この点についておさらいしたい方は第1回をご一読ください。
TOMAでは、これまでの豊富な導入サポートの実績、費用対効果を含めた総合的な観点から、以下の３つに業務を分けてご提案をします。
●RPAですぐに自動化した方が良い業務
●RPAで自動化すると生産性の向上が望める業務
●RPAを導入しない方が良い業務
お客様のやりたいことの中からRPA化すべき業務を区分けするので、「何から自動化すれば良いか」で悩むことはありません。ヒアリングからRPA導入業務のご提案までの期間は約2〜3ヶ月とお考えください。
また、単純にシステムを構築して導入するだけでは意味がありません。例えば、RPAの導入によってこれまでの業務の90％が自動化できたとしましょう。その際、これまで業務に携わっていた人材の労働時間が90％削減されることになりますから、RPAの導入後に組織の再編成を考える必要があります。
RPA導入をサポートする企業は、システム構築のみというケースがほとんどですが、TOMAはRPAの企画段階から導入後の定着まで、トータルなサポートを強みとしています。 RPAを導入したいけどシステムに強い社員がいない、どんな業務を自動化することが最善かわからない場合は、ぜひTOMAのコンサルタント宛てにご一報ください。
RPAの構築は難易度によって変わる
自動化する業務が決まったら、次はRPAのシステム構築に移ります。どんな流れで業務を行うのか設計図を描き、シナリオの作成段階に入りますが、これは自動化する業務によってかかる時間は大幅に異なるとお考えください。
例えば、手書きの請求書をスキャナーで読み取り、テキストデータに変換するAI-OCRを掛け合わせた自動化の場合は設計が複雑になるため時間がかかります。TOMAのこれまでの実績ベースでお話をすると、かんたんなシナリオは２週間程度、複雑なシナリオであれば１ヶ月程度かかるとお考えください。
以上のことから、RPA導入のご相談があってから、システム構築、シナリオ作成が完了するまで2ヶ月半〜4ヶ月程度かかると見ていただければ良いでしょう。
結構、導入までに時間がかかるものだな、と思われるかもしれませんが、第3回で、RPAは消耗品費や事務用品費ではなく、人件費と考えることが大切だとご説明いたしました。 仮に新しい人材を採用したいと考えた場合、「ミスのない正確な仕事を24時間続け、文句も言わず、退職もしない」そうした新入社員を２〜4ヶ月で採用することは難しいのではないでしょうか。RPAを導入する際には、このような視点を持つことも大切です。
RPAは導入から定着するまで油断禁物！
最後に、RPAリリース後、シナリオの調整が必要になる場合があります。これは人材を採用した際の教育期間と捉えてもらっても構いません。実際にRPAを走らせてみると、もっとこうした方がいい、こうなるとさらに利便性が向上するといった気づきが見つかることが多いです。
会社全体の業務フローが変更になり、RPAの修正が必要になることもあります。調整は自社でできるよう、IT人材を育てることが望ましいです。導入当初で対応が難しい場合は、TOMAにご相談くだされば修正を請け負うこともできます。この点は御社にどれだけシステムに精通した人材がいるかでご判断いただいて構いません。
TOMAでは、RPAに関する総合的なサポートを行なっています。
・自社の業務が自動化できるか確かめたい。
・自動化したい業務がいくらでできるか確認したい。
・経理のテレワークを実現するために必要なステップを教えてほしい
・RPAの活用法をもっと知りたい
・RPAの導入も含めて業務改善をトータルに任せたい…etc
RPAの導入に収まることなく、幅広いサポートが可能なのは専門家集団が揃うTOMAならではのメリットです。 初回相談は無料なので、お気軽にお問い合わせください。
