ＴＯＭＡでは、2017年から業務改善のクラウドツールとしてkintoneの導入を推進しています。最近では、TVやネットCMも放映されkintoneの知名度は上がっています。
「名前は聞いたことあるけど、よくわからない」、「どんなことができるのだろう？」という人も多いでしょう。 そこで今回はkintoneに関する相談で最も多い質問である「kintoneで何ができるのか？」について、業務改善のプロがお答えしたいと思います。
目次
kintoneは何ができるツールなのか？
今回の企画では、お客様とお話をさせていただく中で、よく出る質問や相談事をプロの視点から解説をさせていただこうと思います。初回のテーマは、セミナーや個別相談で必ずと言って良いほど出る質問
「kintoneを使うと何ができるのか」
についてお答えしたいと思います。
最近では木村文乃さんが出演するkintoneのCMも放映され、「kintone」の知名度は上がっています。 一方で「具体的に何ができるのかわからない」という人が増えている印象です。
結論から申しますと、kintoneは『なんでもできる』業務改善クラウドツールです。
ITを用いた業務改善でイメージしやすいのは、業務日報や案件管理、経費申請などこれまで紙で行っていた業務のペーパーレス化でしょうか。 これらの機能はもちろんkintoneにも備わっています。 また、市販のパッケージツールとの決定的な違いは、自社の業務に合わせて自由にカスタマイズできる点です。
基本機能について詳しく知りたい方は、以下のブログにまとめておりますのでぜひご一読ください。
●ビジネスアプリ作成クラウドサービス「kintone」
●チームワークを活性化させる「kintone」
●「kintone」のさまざまな機能
●「kintone」のさまざまな機能 その2
もう一点、『なんでもできる』所以といえるのが、拡張性の高さです。kintoneはJavaScriptやCSSファイルを読み込み、利便性をあげる「プラグイン」や、外部サービスとデータ連携する「API」など、100種類以上の拡張機能を備えています。
電子契約システムとの連携やMAツールとの連携などを採り入れるのが最近の流行りです。
大企業、中小企業、個人事業主と企業の大小に限らず、クラウドを活用した業務の効率化は、現代ビジネスにおいて欠かせません。 法改正や環境の変化によって必要なツールも変化します。その点も含めて、ＴＯＭＡでは臨機応変に対応できるkintoneの導入をおすすめしているのです。
kintoneの導入はプロに任せるべき理由
必ずしも「なんでもできる＝うまくいく」ではない
自社に合わせたカスタマイズや他のシステムとの連携など、大変便利なツールであるkintoneですが、その導入費用も１アカウント1500円/月と魅力です。
ところが、すでにkintoneを導入した企業から「うまく活用できない」という相談を受けることも少なくありません。私は多くの相談を受ける中で、kintoneを活用できない理由は大きく2つあると考えてます。
理由1：導入に際して「業務整理が行われていない」
現状の業務に対しそのままアプリの構築をしてしまうことで、部署や会社全体の業務を効率化するシステムでなくなってしまうケースです。 会社全体の業務の流れを考えず、一部の部署にとって最適なアプリを構築すると、他の部署との整合性が取れないアプリとなってしまいます。
このような場合、kintoneアプリの中で転記作業が発生したり、重複作業が発生したりと工数の削減につながらないのです。 実際に利用する現場の社員にとって、「使いにくいシステム」は「使えないシステム」となり、浸透しなくなります。kintoneに限ったことではありませんが、新しいシステムを導入し、定着するためには現場の業務を棚卸し、整理を行ってからでなければうまく機能しません。
理由2：「アプリの構築は意外に難しい」
もう一つの理由はアプリの構築が簡単ではないということです。 単純に「kintoneでアプリを作る」事自体は簡単です。顧客台帳や商品台帳、日報のような、単体で利用できるアプリの構築はシステム開発の知識や経験がなくとも構築できるでしょう。
しかし複数の部署・複数の業務の流れを考慮したアプリの構築する場合は、データの流れを考えてアプリ同士を連携して構築する必要があり、アプリ間のデータ項目の連携の設計を頭の中、もしくはドキュメントに書き起こした上で構築していくことが必要になります。更に、kintone周りの連携サービスの知識や、業務アプリを構築する上での「あるべき姿」を描ける必要があります。
業務整理を行いつつ、全体最適を意識したシームレスなアプリを構築するには、業務整理×システムの要件定義を行えるプロに任せるのが一番です。
例えば、みなさんサッカーのルールをご存知ですよね？ルールを学べば基本、誰でもプレイできるスポーツです。しかし、単純なスポーツであるからこそアマチュアとプロの差は歴然としています。
アマチュアがちょっとマネしようと思っても、プロと同じパフォーマンスができないように、kintoneに精通したプロのアプリ構築とアマチュアのそれでは、はっきりとした差が出ます。
一からシステム開発や業務改善についてみっちり学べば外部に委託せずに済むかもしれませんが、一朝一夕ではできません。 そのため、kintoneのベストな導入と運用方法は、初期の導入をプロに任せるのがおすすめです。
ＴＯＭＡのkintone導入サポートは徹底した業務改善からフォローします！
現在、kintoneの導入をサポートする会社はたくさんあります。しかし、一般的なシステム開発会社は業務整理や課題の抽出、課題の順位付けなどはお客様に任せ、アプリの構築のみをする会社が多いのが実情です。
しかし、それではせっかく費用をかけてシステムを導入しても、うまく機能しないというのは前述した通り。
ＴＯＭＡのサービスが他社と圧倒的に異なるのは、導入前の業務改善から徹底的にサポートする点です
ＴＯＭＡでは事前にお客様の状況をヒアリングし、客観的な視点からどんなアプリを構築することがお客様にとって最善なのかをご提案。 ベストな方法をお客様と一緒に考えます。
kintoneに関することなら、どんな些細なことでも構いませんのでお気軽にご相談ください。
また、kintone導入の費用が知りたい方はこちらをご確認ください。 最後に、ＴＯＭＡではオンラインの無料セミナーを随時開講しています。 より詳しいkintoneに関する解説や導入事例の紹介はもちろん、講師が直接質問にお答えすることも可能です。ぜひお気軽にセミナーを受講ください。
