脱ハンコを実現するためにはワークフローシステム、電子契約システムの導入をおすすめします。その際に重要なのが、何の帳票をどのようにシステム化していくかの洗い出しです。脱ハンコの進め方を紹介いたします。
ハンコの利用場面
政府が「脱ハンコ」を推進していますが、ハンコをなくすにはどのように業務を進めていけばよいのでしょうか。ハンコが利用される場面は大きく分けて2つあります。1つ目は社内の稟議書、決裁書等を用いる際の申請に対して承認する場合、2つ目は社外のクライアント、行政機関と契約を交わす場合です。
これらをシステム化できれば効率的に業務を行えます。1つ目の場合は「ワークフローシステム」に、2つ目の場合は「電子契約システム」に置き換えることで「脱ハンコ」できます。
ハンコの役割のシステム化
ワークフローシステム
目的としては「申請したこと」、「承認したこと」を記録として残すことです。ワークフローシステム上では、部門や内容に合わせて承認ルートを設定した申請フォームを作成できます。その申請フォームで承認作業が行われれば、誰がいつ承認したのかが記録として残ります。
電子契約システム
電子契約システムは書類、ハンコの代わりに、電子データに「電子署名」と「タイムスタンプ」を付与することで法的拘束力を持たせた契約が行えるシステムのことです。「タイムスタンプ」とはいつ電子署名されたかを記録し、それ以降契約書の改ざんが行われないようにするものです。
これらをうまく活用すればパソコン上のみで承認・押印作業を行うことができ、外出先でのスキマ時間を活用して承認作業を行うなど、業務の効率化やテレワーク環境の構築が見込めます。
脱ハンコでの業務改善
ＴＯＭＡでは「脱ハンコ」に向けたシステムを導入するための業務の可視化、具体的な課題抽出と改善のご提案をいたします。またその後のシステムの選定や導入支援まで、帳票電子化に伴うプロジェクトを一貫して支援いたします。脱ハンコに向けて業務を改善していきましょう。
ＴＯＭＡでは、業務分析による現状把握から最適な業務フローを提案します。また、クラウドシステムを活用した生産性向上や働き方改革を支援します。
