メールの処理に追われる毎日を改善する方法は、他の業務改善と同じです。まずはEliminate＝削除できるメールはないか、受信数を減らせないかを考えます。
・共有の必要がない人にまでメールを送信していませんか？
・「とりあえず」でCCに入れていませんか？
・会議議事録を関係のない部署にまで送信していませんか？
以上のように、業務に必要のないメールはないかを探しましょう。次に、読んでいないメルマガが届いていることはないかチェックします。業務に関係する、読まなければならないメルマガと、緊急性の低いメルマガを判別し、後者は全て配信停止しましょう。
「直近3ヶ月使わなかったものは今後も使わない」という整理整頓の心得は良く聞く話です。３ヶ月未読のメルマガは今後も読むことはないでしょう。
メール処理の時間を決めて効率化を図る
メールは溜め込まず、なるべく早く対処することが望ましいです。しかし、メールがくるたびに全て対応しているようでは、効率的とは言えません。イレギュラーで早急な対応が必要な場合もあるかとは思いますが、メールのチェック・返信対応は朝礼後の20分、昼食前後の30分、終礼前の20分と時間を決めるのも1つの手段です。
メールの返信も手間を省く工夫を
ビジネスメールにおいて、定型文やよく使う言い回しは多いと思います。その度にタイピングするのもいいですが、決まったワードは単語登録をしておくと良いでしょう。
例えば「平素は大変お世話になっております。株式会社○○の山田太郎です」という自己紹介は、ほぼ100パーセントの確率で打ち込むワードです。「へい」と打てば、自己紹介文が変換候補に出るようにしておけば、ほんの数秒ですが時間短縮になります。1日に数十件の処理をするのであれば、この数秒がどれだけの意味を持つかは分かると思います。
単語登録のメリットは他にもあり、誤脱の防止にもの繋がります。誤脱の防止・時間短縮という面では、取引相手の名前は署名をコピペするのがおすすめです。会社名・部署名・名前の間違えは大変失礼に当たります。絶対に間違えてはいけないものだからこそ、署名を利用しましょう。
メールの業務改善は、個人のちょっとした心がけや工夫によってすぐに改善できます。逆に、メールの受信ボックス内まで上司のチェックがなければ効率的な仕事ができないではビジネスパーソンとして問題です。メールの量が多いなと思う人は、実態調査を行い、改善策を講じてみましょう。
TOMAでは上記に上げた点も含め、業務改善のコンサルティングサービスを提供しています。貴社の業務効率化に向けて、業務改善プロジェクトを立ち上げ、TOMAのコンサルタントが第三者の立場から貴社の業務内容・業務フローを客観的に診断して、業務改善策をご提案させていただきます。業務改善コンサルティングサービスはこちらよりご覧ください。
