全4回にわたり解説してきた会議の業務改善も最終回。今回は「人材育成、教育、研修する会議」と「意見をまとめる会議」の進行方法や注意点を紹介します。
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人材育成、教育、研修する会議
社員のモチベーションアップや、人材育成を目的としたレクチャーを目的とした会議です。社長による社員の意識改革を促す演説、外部スタッフを招いてのセミナー、人事総務部による新人教育、社員総会といった会議がこれにあたります。
社長の演説があると聞いて、社員のモチベーションの上がる会社は素晴らしいですが、そうでない会社もあるでしょう。この会議がうまく周り、モチベーションのアップを成功させるためには、社員の想像を上回る演説が必要になります。
セミナーでは事前に、参加者に対してどう変化・成長してもらいたいか、狙いを通知しておくことも重要です。そして、分かりやすい解説、資料の準備にも抜かりがあってはなりません。会議を行う側に熱がなければ絶対に社員には伝わらないと心得ましょう。
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意見をまとめる会議
この会議も何かを決定する物ではありません。以前に解説した「情報を共有する会議」や「アイデアを抽出する会議」よりもエモーショナルな側面が強い会議です。参加者が心で思っている本音を言い合うことで、情報の共有のみならずお互いの共感を得ることを目的としています。
毎週決まった時間に行われる定例になると、感情のやり取りができなくなってしまう可能性があります。また、肩書きや立場が違うもの同士で気を遣い本音が言えない会議になってしまっても本末転倒です。本音が言い合える環境を用意することは他のどの会議よりも難しいかもしれません。しかし、成功すれば組織が大きな一枚岩となり、生産性をさらに向上させる可能性も秘めています。
会議をより効率的に改善することは、業務改善の基本であり、究極の業務改善と言っても過言ではありません。当然、現場ではうまくいかないこともあると思いますが、最初に述べたように「きっとうまくいかない」と思って参加する会議ほど無駄なものはありません。ポジティブな考えを忘れずに臨んでください。
