今回は、「アイデアを抽出する会議」と「業務を依頼・指示する会議」の進行方法について解説したいと思います。
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アイデアを抽出する会議
何かを決定する前に行う会議で、ブレーンストーミングやブレーンライティングがこの会議にあたります。進行方法は議題テーマの解説を進行役が行い、自由な発想でアイデアを出し合います。事前情報が不足している場合、アイデアを出すレベルに至らない可能性もあるので、会議の主催者、進行役は事前準備が必要です。
この種の会議では、アイデアを抽出しやすい雰囲気作りも大切なポイントです。意見を出しやすくするために、参加人数を多くしすぎない方が良いでしょう。上下関係の激しい職場では、上司の目を気にして意見が出しにくくなるというケースもあるので注意が必要です。人のアイデアを批判しない、相手の意見に乗るのも歓迎など、ブレーンストーミングのルールについては第24回、25回を参考にしてください。
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業務を依頼・指示する会議
「情報を共有する会議」に似ていますが、この会議は実際に伝えた内容に併せて行動に移してもらいます。役員会議で決定した業務改善案や、新しい業務のルールを伝えるため、新たなプロジェクトの役割分担を伝えるといった会議です。何かを決定することはありませんが、参加者は自分事として指示を聞く高い意識が必要になります。また、実際に行動に移すのは話を聞く側なので、不明点があれば、しっかりと質問をしましょう。
会議をうまく進行するために必要な事は発表者の事前準備が大切です。誰に何を依頼するのかを端的にわかりやすく説明するように心がけましょう。
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会議のレイアウトについて
「アイデアを抽出する会議」では、お互いの顔がみやすいテーブル型やロの字型、「業務を依頼・指示する会議」では、コの字型や教室形式のレイアウトが良いでしょう。
