前回に続き、会議の種類と進行方法を解説します。
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お互いのベクトルを一致させる会議
お互いの思っていることや、今後の方針に関する意見を出し合い、今後の方向性を決めるための会議です。誰かが決裁をする会議とは少し趣が異なり、参加者全員の意思統一が目的となります。
会議の進行方法はまず、合意を得たい議題の説明を行います。次に、不明点をなくすための質疑応答時間を設け、内容に関する理解を深めます。最後に、合意案に関する修正点を議論することで、内容をブラッシュアップし、全員が納得できるものに仕上げていきます。
この会議をうまく進行させるためには参加者の意識が重要です。不明点や不満点がある際にはしっかりと意見を言いましょう。また、全員が「合意を完成させよう」という前向きな気持ちが大切です。しっかりと協議を重ね、合意後に不満が出ないようにしましょう。
参加者が多すぎると意見がまとまらない場合もあります。その場合は、役職者のみで会議を行い、決定事項を部下に共有しても構いません。この他、合意に至らないケースは、提案内容に関する批判や不満点ばかりが噴出し、参加者に合意をさせようという意識が薄れていってしまうことです。そのため、ファシリテーターの働きが重要になります。会議が脱線しすぎないようバランスをとり、ある程度の意見が出たところで合意案をまとめます。
会議の前に合意方法を示しておくのも一つの手です。合意方法は参加者全員の合意が得られるまで話し合う、多数決、反対意見がなくなった時点で合意といった方法があります。
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情報を共有する会議
上長会議で決まった内容や、取引相手から得た業務運営に関わる情報を共有する会議です。何かを決定する会議ではありません。この会議をうまく進行するためには、情報がしっかりと伝わるように発表者が準備を行うことです。後から見直してもポイントがわかるような資料を準備したり、プレゼンの練習をしたりすると良いでしょう。
共有される側は発表者の話をしっかりと聞いて、理解をしようとする意識の高さが大切です。また、共有された内容に不明点があれば質問をしましょう。
