ビジネスシーンでは、すでに欠かすことのできないツールとなったメール。出勤してまずすることはメールのチェックという人も少なくないと思います。ところが、便利なツールだけに1日の受信数が100件を超え、気づいたらメール対応に追われ本来やる予定だった業務ができなかった、あるいは残業が発生してしまったという話もよく聞きます。
また、クライアントから届いた重要なメールなのに迷惑メールフォルダに自動格納されていて、受信に気づかなかった。受信ボックス内が必要メールとそうでないものでゴチャ付いてしまっているといったケースも見受けられます。電話と同じように、メールも少しの工夫で改善することが可能です。今回はメールの活用方法に関して解説したいと思います。
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まずは実態調査、1日のうちメールにかけている時間は？
メールはいつ届くかわからないもの。受信次第順次対応する、あるいは業務の空き時間を利用して返信するといった対応をしていると、一体1日のうちのどれだけの時間をメールに割いているのか、把握している人は少ないと思います。
また、電話のように即時対応が必要ではない分、放っておけばどんどんと溜まってしまったり、返信がマストな案件をスルーしてしまったりといったリスクも考えられます。
そこで、まずは電話の実態調査と同様に、1日に受信するメールの数や内容、メールの確認にかかった時間、送信したメールの数と作成にかかった時間を調査します。特に、受信メールに関しては、クライアントからの即時対応が必要なもの、社内の情報共有や日程周知、会議議事録、メルマガ、スパムメールなどなるべく詳細に分けましょう。また、TOなのか、CCなのかも合わせて調査すれば、本当に大切なメールが何通届いているのかを把握しやすくなります。
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受信ボックスもデスク周りと一緒、整理整頓を常に心がける
周りから見えない分、多少散らかっていてもわからないのがパソコンの中身です。受信したメールが全て1つの受信ボックスに格納されていたりすると、必要なメールがすぐに取り出せないため、余計に対応に時間がかかってしまいます。メールボックス内もデスクの延長と考え誠意整頓を心がけましょう。クライアント（会社別）、社内（部署別）、会議議事録、メルマガといったようにフォルダ分けをし、自動振り分け設定をするだけでも状況は激変します。
次回は、より具体的にメールの業務改善案をご紹介します。
