【中小企業のための業務改善ガイド】 中小企業こそ効果的、IT活用で生産性を劇的改善！

kintoneは魔法の杖のように業務改善を実現してくれるわけではない

「エクセルでのデータ管理にはどうやら限界があるらしい」ということに気づいてkintoneに切り替える会社では「自分たちでカスタマイズしていける」ことが重要な導入決定理由だったという例が多く見られます。実際、大きな投資をせずにできることから小さく始めて、すぐに効果を上げながら使っていけるのがkintoneを活かした業務改善の大きなメリットです。

とはいえ、ユーザー１人あたり月1,000円前後の、夕食代程度の費用で使えるkintoneといえども、外食屋さんのように「お金を出せばすぐに美味しい」わけではありません。実際に活用していくためにはいくつかのクリアしなければならないポイントがあります。

無駄の多い仕事の進め方をいったん整理してからシステムを構築しよう

エクセルや紙の書類をベースに仕事を進めている場合、業務の流れを全体として見ると各所にさまざまな無駄があるのが普通です。その無駄を整理せずにkintoneへ移行しようとしてもなかなかうまく行きません。kintone導入をきっかけに業務改善を進めることが成功の鍵と言えます。

マニュアル化の議論でも触れましたが、業務改善で重要なのは「仕事のやり方を見える化」し、「無駄を省いて改善」したものを「標準として決定」することです。たとえば営業部員各自が独自のエクセルファイルで案件情報を管理しているような体制の場合、それぞれ微妙に違ったデータの持ち方をしていたり、違うマクロが組まれたりしているケースがよくあります。

標準化されていないとどうなるか

これは「標準化」されていない典型的な例で、これをそのままkintoneに移行しようとすると手間がかかる上に結局のところ誰にとっても使いづらいシステムになりがちです。

可視化・改善・標準化をせずにマニュアル化しても、ダメなやり方を再現するだけになってしまう、というマニュアル化での落とし穴は、kintoneで業務フローを作るときにも当てはまるわけです。

しかしながら「業務改善」を独力で進められる会社ばかりではありません。業務改善をするための第一歩は「仕事のやり方の見える化」ですが、そのためには普段明確に意識していないさまざまな「やり方」を他人に分かるように言葉や図表で説明する必要があります。

これは普段求められない作業なだけに、kintone以前にここで苦労されるケースが多いのです。

他のシステムと連携させて動かす方法がわからない

業務改善をする際、「無くしてしまえる無駄な仕事」として必ず注目すべき重要なポイントに「転記」と「確認」があります。紙の書類で仕事をしていた時代には「発注書・生産指示書・納品書・請求書」等の書類の転記とその確認はやむを得ない不可欠な仕事でした。IT化を進めればそのほとんどは本来なくしてしまえますが、そのためには場合によってkintoneと他のシステムを「つなげる」必要がでてきます。

たとえば旅費交通費、会議費、書籍費などの経費精算用途に活用した事例では、社員が入力した経費を上司が承認し、経理が勘定科目の仕訳をするところまでの「目視確認・修正」が発生するワークフローをkintoneで構築し、確定したデータは元々使っている既存の経理システムに送って処理をしている例があります。

他にも生産管理、販売管理、人事管理など多彩な基幹システムやエクセル、アクセスなどのツールと連携することが可能です。

しかし、そのような連携をするのはkintoneだけを使うよりも難易度が上がります。そんな形で使いたくても本当に出来るかどうかわからず、導入してうまくいくのか？　と不安を感じてしまったり、試しに使ってみても独力で連携を構築しようとしてうまくいかずに挫折してしまうケースがあることも残念ながら否定できません。

最初にある程度原形があると楽になる

どんなことでも、ある程度うまくいくやり方を見つけるまでの最初のハードルは大変ですが、見つかってから使いながらそれを少しずつ改善していくのはずっと楽なものです。

kintoneはユーザー自身で簡単にカスタマイズしていけるシステムではありますが、実は「最初のハードル」を超えるのは少々難しいのです。特に他のシステムと連携させるのには相手側システムの仕様を理解しなければならないため手間がかかります。ですがそのために必要な知識は、超えた後はほとんど必要ありません。

日常的に使い勝手を改良していくためのカスタマイズは本当にユーザー自身でやっていけるほど簡単です。ということは、最初の「ある程度うまく行く」ところまでを作るのはkintoneを熟知したプロに任せ、その先をユーザーでカスタマイズしていくように分担するのが最も合理的な方法です。

kintoneを活かした業務改善の実現にはコンサルティングの活用を！

業務の可視化・改善・標準化には「転記・確認に注目する」のように会社を問わず共通するポイントもあれば業界や職種によって共通するポイントもあり、業務改善を数多く手がけたコンサルタントはそれらをまとめるノウハウを持っています。

また、kintoneを熟知したコンサルタントは基幹システム連携を含むkintoneのノウハウを持っています。それらのコンサルティングを活用して最初のハードルを超えてから独自のカスタマイズを進めることが、効率よく成果を挙げる近道であると言えるでしょう。

ＴＯＭＡではkintoneの導入支援サービスを提供しています。詳細はこちらになりますのでぜひ一度ご覧ください。また、定期的にＩＴ・業務改善に関するメールマガジンを定期的に配信しております。こちらもぜひご登録ください。