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働き方改革を残業代削減に終わらせないために
日本企業の「働き方改革」は官民挙げてのテーマになりつつありますが、理念としては共感できてもそれを実現するのはなかなか難しいものです。実際のところ、単に「残業禁止」を上から命令されるだけで肝心の「働き方」は何も変わらず、終わらない仕事と残業制限の板挟みで中間管理職のストレスがかえって増えているという声も耳にします。
成果を落とさずに労働時間を減らすためには生産性を上げなければなりません。生産性を上げるためには本当の意味で「働き方」を変える必要がありますが、それは具体的にはどのようなことなのでしょうか？
ITが働き方改革の大きな力になるのは言うまでもありません。たとえば現在ほとんどの会社で使われているエクセルのような表計算ソフトがなかった時代は、どの会社でもそろばんや電卓で大量の計算をし、紙から紙へ数字を転記する作業に追われていたものです。ITによってそうした仕事が必要なくなり、単純作業に取られていた膨大な時間を削減できたことは、既に実現した「働き方改革」の一例と言えます。
エクセルが生産性向上の足かせになっている？
ところが、今やそれがなくては仕事が回らないほど不可欠なツールであるエクセルにも弱点があります。それは「複数の人で分担してワークフローを進める作業には向かない」ということです。実際の業務現場では1つの注文を受注・製造・発送のように違う担当者が分担してフローで進めることがよくありますが、エクセルは複数人での同時編集がしにくく、ワークフローを作る機能も乏しいためこの用途に向いていません。
それでも無理矢理エクセルでデータ管理をしていると待ち時間が増えたり1人に仕事が集中したりしがちです。他にもエクセルのマクロが職人芸化すると作成者以外には修正が難しくなり、仕事の属人化・固定化を助長しがちで、かつて事務仕事の救世主であったエクセルが今では生産性向上の足かせになっている例は非常に多いのです。
これを解決するために必要なツールの要件をまとめれば、「社外を含む複数の人が連携して1つのデータを管理するワークフローを簡単に作れること」となります。それを実現するのがサイボウズ社の提供するクラウド型業務アプリ構築ツールkintoneです。kintoneは2011年のサービス開始以来中小企業を中心に業務アプリ構築のために活用されています。
オフィス／現場、社内／社外を問わず情報の流れがスムーズに！
たとえば、あるプロスポーツチーム法人営業部では顧客管理や案件管理の情報は営業担当者各自のPC内のエクセルにあり、案件の引き継ぎやノウハウの共有に支障を来していたため2013年にkintoneを導入しました。
現在の案件情報をスムーズに連携できるようになっただけでなく、過去のノウハウも参照しやすくなったことで若い営業担当の育成にも効果が出ています。使っていく中で出てくるちょっとした要望は営業部門自身でカスタマイズして実現できるため、本当に必要なものを迅速に作っていけるということがその活用に大きな意味を持ちました。
また、オーダーメイド和装染物製造を手がける企業では顧客管理・受注管理・販売管理・見積書作成など13のアプリでkintoneを活用し、残業ゼロと過去最高の売上を達成しました。同社は納品までに営業・デザイン・染色・縫製の4工程が必要で、kintone以前は各部署の業務進捗や作業量がわからず、正確な納期の見積が出来なかったため急ぎの注文に対応できない場合もありました。
その課題を解決するため当初は付箋紙と模造紙の紙ベースでの工程管理を試したものの付箋紙だけでは情報量が不足し、次いでIT化を考え少なくない金額を投じて構築した工程管理システムは使いにくさを改良できなかったためやはり使われなくなったといいます。
kintoneは最初に大きな投資をするのではなく即座に効果を感じられる部分から小さく初めて、必要と感じた部分を簡単に改良・拡張していけるため、現場作業をする年配の従業員も次第に積極的に活用提案をするようになりました。
社外との情報共有にクラウド型業務アプリならではの威力を発揮！
エクセルやアクセスのように主に個々のPCで動くツールと違い、クラウド型のkintoneならではの威力を発揮するのが社外との情報共有です。
ある総合住宅メーカーではマイホームの建設を受注した施主ごとにkintoneの期間限定アカウントを付与し、建築中物件の写真や動画を工事担当者がスマートフォンで撮影して施主と共有しています。現場と施主のコミュニケーションが活性化し、施主は家が建っていくワクワク感をいつでもどこでも味わえることから顧客満足度も向上、口コミが広がる効果も生まれています。
社外との情報共有でもうひとつ大事なのが協力会社／個人との連携や在宅勤務への応用です。有能な人材の確保は中小企業の大きな悩みで、「仕事があっても人がいない」ために残業せざるを得ないケースは少なくありません。しかしクラウド型で社外ともリアルタイムに情報共有できるkintoneなら社外との連携もしやすいため、子育て中の主婦などを在宅勤務で雇用するためにも役に立ちます。
単純作業はどんどんIT化されていきますが、人間が情報を読む速度は基本的には変わりませんので、今後の生産性向上の鍵を握るのは人と人の間をスムーズにつなぐ情報共有のしくみづくりです。そのために役立つクラウド型業務プラットフォームの活用は今後も広がることでしょう。
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今回はkintoneを活用した業務改善とその利点について解説しました。ＴＯＭＡではkintoneに関する導入支援や導入後の伴走支援をしています。サービスの詳細は以下よりご覧いただけます。
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