前回の「自分の仕事を客観視するためには「業務の棚卸し」が必須」では「業務の棚卸し」によって現状の課題や改善点がわかるようになることを解説しました。今回は棚卸した業務をまとめる「業務棚卸表」の作成について解説します。業務棚卸表を作成しようと考えている方はぜひご参考にしてみてください。
業務棚卸表を作成することで、どんな業務が存在するかを可視化することが可能になります。なお以下のリンクから業務棚卸表サンプル(エクセルフォーマット)が無料ダウンロード可能ですので、是非ご活用ください。
業務棚卸表の作成
上記は「業務棚卸表」フォーマットの一例です。棚卸の際には業務を「大分類」・「中分類」・「小分類」と３階層に分けて表記します。
例えば「WEB・自社HP」という大分類に対し、「広告」「メルマガ」「申込みページ」といった中分類があった時に、「広告」の中には「記事ライティング」「掲載見積もり作成」、「クライアント打ち合わせ」などの小分類の業務が記載されます。
もちろん、始業時の朝礼や終礼、メールチェックなどの業務も記載します。目的はどんな業務が存在するかの把握です。この時点では業務一つ一つのフローまで書き出す必要はありません。
一覧表が完成したら、次に「業務量調査」を行います。どの仕事にどれだけの時間がかかるのかを分単位で記入していくのです。一回にかかる時間、業務の発生する頻度、年間業務量を算出します。
例えば、毎日の朝礼であれば１回にかかる時間は「15分」、頻度は「毎日」、年間業務量は年間出勤回数が240日として「3600分（60時間）」ということになります。つまり、朝礼の時間を5分短縮するだけで、年間20時間、別の業務に従事することができるわけです。
もちろん、仕事量を詳しく把握しているのは実際に働いている従業員ですから、作成に際しては直接ヒアリングをするのが良いでしょう。もしくは、一定期間日報の代わりに「業務量調査表」に時間を記載するようにしても効果的です。正社員の年間就業時間は1,800〜2,200時間です。大きく時間をオーバーしている場合はそれだけ従業員の残業が発生しているか、業務の算出に誤りがあることになります。
業務棚卸表を作る際の注意点
次回は、業務量調査のデータを使い、業務改善のヒントを探し出す方法を解説します。
本記事と併せてご覧ください。
業務棚卸表サンプルの無料ダウンロード
上記でご説明させて頂いた業務棚卸表のサンプルは以下からダウンロード可能です。無料の資料になりますのでぜひお気軽にダウンロードしていただき、業務にご活用ください。
業務改善の情報収集
業務をより改善・効率化するためには「業務棚卸表」を活用することにとどまらず、その他にも様々な施策やノウハウが存在します。ＴＯＭＡコンサルタンツグループでは、様々なセミナーを通じて業務改善に関する情報提供を実施しています。業務改善に関するセミナーは以下よりご確認ください。
業務改善が思うように進まない時の対策方法
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