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電子契約サービスのメリットデメリット その選び方とは?

2021.03.23

2021.03.23

ペーパーレス、テレワーク、脱ハンコ、この流れは急速に進み、今後止まることはないでしょう。 現在、ビジネスにおける契約も電子化するのが主流になりつつあります。 今回は、電子契約の基礎知識から導入の際に気をつける点などを解説したいと思います。

そもそも電子契約とは何か?

これまで日本では契約を交わすとき、「署名」と「捺印」がメインでした。 今も多くのシーンで紙の契約が行われていますが、近年、電子データによる契約が増えています。

電子契約とは端的にいうと、紙を使用せずに電子署名やタイムスタンプ(timestamp)という技術を用いて契約を締結する契約方法です。

契約とは企業と企業、または人と人など複数のものがお互いに合意することで、法律上の権利義務を発生させる制度です。 契約を結ぶ際に、「本人同士で交わされた契約であること」そして「契約には改ざんが行われていないこと」を証明する方法として『押印』が使われてきました。

しかし、押印には数々の弊害があります。

・書類に押印するためだけには会社や取引先にいかないといけない
・上司の承認(押印)がないと仕事が前に進まない
・押印された書類、契約書を保管しなければならない

テレワークやデジタル化、ペーパーレス化が進む現代のビジネスシーンにおいて、これらは弊害でしかありません。
電子契約が実現すれば、会社や取引先に出向くことなく契約を締結でき、日々の業務が大幅に効率化します。

また、昨今では新型コロナウイルス感染症の流行により非接触のライフスタイルが広がりを見せる中で、テレワークの普及も進んでいます。今後、「脱ハンコ」の流れは一層加速するでしょう。

「脱ハンコ」と呼応する形で、電子契約サービスの需要は高まり続けています。 電子契約は紙の代わりに電子データに電子署名とタイムスタンプを付与することで以下の2点を証明します。 「本人同士の契約であること」 「改ざんの心配がないこと」 電子署名の信頼性を高める暗号技術、高度なセキュリティの担保によって電子署名の効力は法的に認められるようになっています。

電子契約を導入するメリットは?

紙の書類での契約を電子化することで、さまざまなメリットを享受できます。

その1.経費削減、コストカット

書類による契約では印紙代をはじめ、印刷代やインク代、紙代、封筒代、書類を取引先に郵送する送料、契約を行う人件費などがかかります。

一回の代金はわずかかもしれませんが企業規模が大きくなればなるほどコストは嵩みます。 毎年、契約書などの帳簿書類等が段ボール何箱分にもなる企業の場合、7年間保管する費用も必要です。 電子契約に移行すれば、初期費用やランディングコストがかかりますが、長期的に見れば、経費を削減できます。

その2.業務の効率化

書類の契約の場合、取引先へ出向くあるいは書類を郵送する、FAXを送るなどの方法があります。 取引先へ出向く際には移動に時間がかかりますし、郵送の場合は返送までに時間がかかります。 電子契約の場合、パソコンで作成した書類を、電子契約システムを通して送信することで瞬時に相手に届けることが可能です。

郵送などに比べ送付の手間が省け、業務スピードも速くなるので業務が効率化します。 メールで契約を交わす際には双方に記録が残るため「言った、言わない」、「送った、送ってない」といった混乱を避けることも可能です。

その3.コンプライアンス強化

電子署名とタイムスタンプの付与によって、契約書の改ざんを防げます。 また、データで管理することで紛失のリスクも下げられるので、コンプライアンスの強化につながります。

その4.テレワークの実現

契約書の印刷・製本を行うために出勤する、ハンコを押してもらうために取引先へ出向くといった業務が不要になるため、自宅やサテライトオフィスでも契約を交わすことが可能になります。

その5.資料の検索性が向上

紙で書類を保存していると、過去に取り交わした契約書が必要になった際には、書類が保存してあるキャビネットや倉庫から探し出さねばなりません。 データで管理していれば、検索機能を使うことで必要な書類をすぐにピックアップできます。

その6.資料の保管場所の削減

帳簿書類は使用する頻度が低いにもかかわらず、7年間の保存が義務付けられています。 また、紛失できない資料のため、鍵付きの部屋やキャビネットで管理したり、膨大な量になる場合は専用の倉庫をレンタルしなければなりません。 電子契約に移行することで、紙の書類は必要なくなり、空いたオフィスのスペースを有効活用できます。

電子契約導入の注意点、デメリットは?

電子契約には導入に際する注意点、デメリットもあります。

その1.電子契約できないものがある

現状、紙で行なっている契約が全て電子で契約できるわけではありません。 定期借地契約や宅地建物売買等媒介契約、マンション管理業務委託契約や労働者派遣個別契約などは、法律によって電子契約が認められていません。

その2.セキュリティが脆弱だと情報流出のリスクがある

電子契約サービスを利用すると、契約書をサーバー上に保存することになります。 紙での保存の場合に比べて火災や震災などの災害によって紛失するリスクは下がりますが、サイバー攻撃などを受ける可能性はゼロではありません。

その際に、大切な契約書や書類が盗難にあったり、改ざんされる恐れがあります。 電子契約サービスを選択する際には、コストも気になりますがセキュリティ面にも着目しましょう。

その3.取引先の協力が必要

電子契約サービスは広く普及し始めているとはいえ、紙の契約書で契約する企業がゼロになったわけではありません。 電子契約を実施する際には、取引先にも対応してもらう必要があります。 とくに、後述しますが「当事者型署名」を使っての契約を選択した場合、取引先にも電子認証局に本人確認をしてもらう手間とコストが発生します。

その4.業務フローが変わるため、社員への周知徹底が必要

電子契約サービスを導入すると、これまでの作業フローが大きく変わります。 紙での契約フローに比べれば圧倒的に効率化しますが、変更当初は混乱が予想されるため、社員への事前周知の徹底、導入するサービスの操作方法をレクチャーしておく必要があります。

電子署名とタイムスタンプで紙と同等の効力を

前述しましたが、契約で重要なのは「本人同士で交わされた契約であること」と「契約には改ざんが行われていないこと」を明らかにすることです。

「本人同士で交わされた契約であること」を担保するのが電子署名。 そして、「契約には改ざんが行われていないこと」を証明するための技術がタイムスタンプです。 では、電子署名とタイムスタンプはそれぞれどのような技術なのでしょうか。

●電子署名とは?

電子署名とは端的に言うと、データの「印鑑」です。 書類に電子署名を付することにより、その契約文書が正式かつ、本人の意思があることを証明します。 実物の印鑑を電子署名に置き換えることで、大きなメリットがあります。

まず、電子証明は場所や時間を問わず、いつでもどこでも署名することが可能です。

「上司に承認をもらうためだけに出社しないといけない」
「ハンコをもらうためだけに取引先の企業まで出張しないといけない」
「印鑑は常に携帯しないといけない」

ビジネスパーソンであれば、このようなジレンマを感じたことが一度はあるでしょう。 電子署名は場所と時間を問わず、いつでも押印できるので、外出先や在宅勤務でも署名が可能になります。

また、契約書や書類はクラウド上に保存されているため、必要な時にいつでも閲覧が可能なのもメリットです。 過去の取引データを確認したい時や、新しい戦略を練るためのデータをまとめたい時などに重宝します。 紙で保管している場合、資料を探すには時間と労力がかかっていましたが、電子契約サービスを利用すれば業務を大幅に効率化できます。

電子署名には2種類の型がある

電子署名には「当事者型署名」と「立会人型署名」の2種類があります。 それぞれの特徴を理解した上で、自社にどちらを採用するかを決めることが必要です。

当事者型署名とは

当事者型署名とは、電子認証局に事前に本人確認を申請し、発行された「電子証明書」を利用した上で署名する方法です。 電子証明書は本人だけが利用できるため、双方が離れた場所であっても署名が本人であることを表すことができます。 ハンコで例えると、認印ではなく実印のような存在が当事者型署名です。

【当事者型署名のメリット・デメリット】

第3者機関に申請をして電子証明書を発行する署名のため、高い信頼性が当事者型署名のメリットです。 電子認証局が自己申告以上の身元確認を行なった上で発行されるため、立会人型署名よりも本人性を満たすことができます。

デメリットは、電子証明書を発行するためには一定の手間とコストがかかる点です。 証明書を発行するためにマイナンバーカードなどの身分証を用意する必要があり、発行までに時間もかかります。 自社だけがそれを負担するのであれば問題ありませんが、契約相手にも同等の負担を強いることになります。

立会人型署名とは

立会人型署名とは、PDFなどの契約書をインターネット上にアップし双方が確認、合意をしたら、電子契約サービスの事業者が契約書を確認した上で電子署名を行う方法です。 当事者型署名とは違い、手間が掛からなく素早い契約締結が可能なため、多くの企業が立会人型署名を選択しています。

デメリットは、本人性の確保が当事者署名型よりも劣る点です。 クライアントから送られてきたメールに対して締結可否の選択をするだけなので、本人以外が回答してもわかりません。

国は立会人型署名に対して、アクセス権限を得る本人確認に複数の要素をユーザーに要求する「二要素認証」を推奨していますが、それでも当事者型署名には劣ります。 しかし、2020(令和2)年7月の法改正で、「電子証明書」がない電子署名も有効とするという見解が公表されました。 そのため、立会人型署名は当事者型署名よりも信頼性が劣りますが、どちらも有効であるという認識になっています。

改ざんを防止するタイムスタンプ

電子契約を支えるもう1つの柱が「タイムスタンプ」です。 タイムスタンプとは契約を行なった時刻に電子データが存在していたこと、タイムスタンプの付与以後、改ざんされていないことを証明する電子的な時刻証明書です。 現代において電子データはビジネス、プライベート両面で必須アイテムとなっています。

作ることが簡単な反面、データの修正や改ざんも容易です。 タイムスタンプに記載されている情報と、契約書に記載されている情報を照らし合わせることで、「いつ作られたものか」「誰が作成したものか」などが明らかになり、データの改ざんが行われていないことを証明することができます。

以上のように、電子署名とタイムスタンプによって現在、電子契約は紙での契約と同等の効果を発揮し、ビジネスを効率化させているのです。

電子契約サービスの機能

電子契約を自社に取り入れる場合、電子契約サービスを提供する企業と選択する必要があります。 ここでは、電子契約サービスの基本的な機能を紹介します。

その1.電子署名機能

電子契約を実現するための必須機能です。 契約書の真正性を証明するための電子証明書とタイムスタンプを発行する機能です。

その2.電子証明書の発行機能

本人確認書類を用いて第三者機関に申請、証明書を発行する機能です。

その3.タイムスタンプ発行機能

契約がいつ行われたものか、その後にデータが改ざんされていないかを証明するタイムスタンプを発行する機能です。

その4.セキュリティ機能

データが紛失されないようにする、第三者からのサイバー攻撃によるデータの盗難や改ざんが行われないようにする機能です。 バックアップ機能やデータの暗号化、IPアドレスの制限などどれだけセキュリティが強固かは電子契約サービスを選択する上で重要なポイントです。

その5.不可視署名機能

署名内容が第三者に盗まれないようにする機能です。

その6.保管機能

電子契約を交わした文書や、スキャンした紙の契約書をPDF化し、保管する機能です。 これにより、会社にいなくてもPCやスマホなどのデジタルツールを使うことでいつでも文書にアクセスできます。

その7.検索機能

保存した文書を検索できる機能です。 キーワードや保存日時などで検索が可能なので、業務が効率化します。

その8.アラート機能

契約の期限が近づいているのに進捗がない場合、アラートしてくれる機能です。

その9.システム連携機能(API機能)

集積した契約データを他のシステムと連携し、活用するための機能です。

この他にも、契約までの進捗状況が確認できるワークフロー機能や、社員のタスクを管理する機能、電子署名を交わすための情報を登録しておく機能などがあります。 さまざまな会社から電子契約サービスがリリースされていますが、どれも基本的な機能です。 ただし、すべてのシステムが上記の機能を網羅しているわけではありません。 中にはオプションで付加できる機能もあるため、サービスを選択する際には注意が必要です。

電子契約サービスを選ぶポイントは?

数あるサービスの中から自社にあったものを選ぶにはどんな点に注意をすれば良いのでしょうか。 選定のポイントを解説したいと思います。

ポイント1.セキュリティが万全か

電子契約サービスは、抜群の利便性を享受できる代わりにセキュリティ面が不安要素となります。 企業にとっての機密情報である契約書類をクラウド上に保存するわけです。 サイバー攻撃により盗難・流出・改ざんなど、万が一の事態が発生しないよう、万全のセキュリティが必要になります。

機密情報の漏洩は企業の信用失墜に直結する問題ですから、サービスを選択する際には最も重視するべきポイントです。

日々進化するウイルスに対応しているシステムかどうかをチェックするのはもちろんですが、情報が漏洩するのはサイバー攻撃だけではありません。 いつ、どこでも契約書にアクセスできるという高い利便性は、リスクにもなります。 外部の無料Wi-Fiに、安易にシステムを繋いでしまったり、PCの画面を開いたまま離席したりしないよう、社員のコンプライアンス強化に努めましょう。

ポイント2.電子契約したい書類に対応しているか

自社で取り扱う書類に対応しているかどうかは事前に確認が必要です。 自社業務で扱う全ての書類に対応しているかではなく、一番利用頻度の高い書類の電子化が可能かどうかで判断すると良いでしょう。

ポイント3.希望の電子署名方式を採用しているか

電子署名で核となる公開鍵暗号には、RSA暗号方式、DSA署名方式、ECDAS署名方式の3種類があります。

●RSA暗号方式=2つの大きな素数 p と q を生成し、 p と q の積 n を用いて、秘密鍵 e と公開鍵 d を生成する方式。最もポピュラーな署名方式として使われている。
●DSA署名方式=正の整数同士の演算を用いた公開鍵暗号。電子署名専用の方式として利用されている。
●ECDAS署名方式=楕円曲線上の演算を用いてDSA署名を実現する方式

自社の希望に沿う方式を使っているかどうかは見極める必要があります。

ポイント4.自社の業務に必要な機能があるか

前述した基本的な機能はもちろん、自社の業務遂行に必要な機能が備わっているかを中心にチェックしましょう。 サービスによっては標準でついていたり、オプションで追加できたりとさまざまなので、導入前にはしっかりと確認することが必要です。

ポイント5.他のシステムと連携が取れるかどうか

電子契約サービスが自社で利用している他のシステムと連携が取れると、業務がさらに効率化します。

・会計システムと連携して、契約書のデータを自動転記させる
・顧客管理システムの情報を契約書に反映させる

システムの機能説明にAPI対応とあれば他のシステムとの連携が可能なので、導入前に自社システムと繋げられるか確かめてみるといいでしょう。

ポイント6.視認性・操作性の良さ

たとえ高機能であっても、どこをどう操作すれば良いかわからないシステムは意外と多く存在します。 電子契約サービスは現場が日々の業務で利用するものです。 使いにくいサービスはシステムの定着を妨げるばかりか、従業員のモチベーションを下げる可能性もあります。 導入の際には機能面ばかりに注目するのではなく、無料トライアルなどを利用し、使いやすさも確かめる必要があります。

自社だけでなく、取引先にもアカウントを取ってもらう電子契約サービスの場合、登録方法が複雑だったり、相手に利用料金が発生したりするものは避けたほうが良いでしょう。

ポイント7.過去に契約した書類も管理可能か

電子契約サービスを導入すると、電子データと、過去に取引した紙の契約書の2種類が存在することになり、管理が煩雑になります。 過去の契約書をスキャン(PDF化)して、一元管理することが可能なサービスも存在します。 「過去の取引データを取り出すことが良くある」場合、スキャン・保存しておけば、システム導入以前のデータも検索1つで呼び出すことが可能です。

ポイント8.コストパフォーマンス

電子契約サービスは初期費用と月額費用がかかります。 初期費用は無料のものから数十万円、ランニングコストは企業の規模によって異なりますが高くても月額20万円程度です。 「いいものをなるべく安く」と考えるのは当たり前かもしれませんが、最初に伝えたように、安くてもセキュリティが脆弱なシステムは全くおすすめできません。

コストを第一に考えるのではなく、セキュリティや必要な機能、使いやすさを勘案し、全て網羅する中で最も安いものを選ぶというように、コストは最後の判断基準とするのが良いでしょう。

ポイント9.企業の規模成長に合わせて機能を拡張できるか

とりあえずは現状の課題解決が目的ですが、将来、事業が拡大した際に機能の拡張が可能かどうかも確認しておくと良いでしょう。

以上のように、電子契約サービスはポイントを抑えて選択しましょう。 ネットで検索をすると都合の良いランキングサイトなどがありますが、【上位のサービス=自社に適したサービス】とは限りません。 迷った時は、専門家に助言を受けるのがおすすめです。

TOMAでは、お客様の事業に合わせた電子契約サービスをご提案させていただきます。 導入支援はもちろん、運用ルールの策定、導入後のフォローまでトータルにサポートいたします。

初回相談は無料ですのでお気軽にご相談ください。

電子契約サービスの導入方法

では、電子契約サービスの導入は、どのような手順で行えば良いのでしょうか。 「無計画にとりあえず導入してみる」というのは高い確率で失敗します。 最後に、電子契約サービスの導入手順を解説します。

手順1.契約書・業務を可視化する

まずは自社にはどんな契約書・業務が存在するのかを把握することから始めます。 業務の棚卸を行い、全体像を可視化することが重要です。 どんなシステムを導入するのか、どのようなスケジュール感で進めていくか、最初はぼんやりで構わないので導入までの道筋を描きます。

手順2.電子契約サービスを導入する目的を明確にする

自社にとってなぜ電子契約サービスが必要なのかを明らかにします。

「契約のために出張している社員が多すぎる。それが業務を圧迫している」
「テレワークを導入することが第一目標。そのために電子契約サービスの導入が必須」
「とにかくコストを抑えたい」…etc

業務を棚卸で課題が「見える化」したら、その課題を解決させるために電子契約サービスを取り入れるというのが基本的な流れです。 目的があやふやだと、せっかくのシステムが中途半端な活用で終わり、自社の課題が解決できずに終わる可能性があります。

手順3.各サービスの比較、検討する

自社の目的、課題解決に有効な電子契約サービスを選択します。 予算感も含めて検討しましょう。

手順4.ワークフローを修正する

導入するサービスが決まれば、これまでの契約フローが大きく変更になります。 ワークフローの修正に取り組みましょう。 その際に、取引先へもフローが変わることを伝えるのを忘れないでください。 特に、当事者型署名を選択する際には相手にも手続きを行ってもらう必要がありますから注意が必要です。

手順5.社内稟議・規定を変更する

導入サービスやワークフローの決定までが終わったら、稟議を通します。 その際に、社内規定も変更し電子契約を行う責任者や、過去の書類を誰が管理するかまで決めます。

手順6.社内外への周知、教育を実施する

稟議が降りたら社内外への正式通知を行います。 実際に電子契約サービスを利用する社員に対しては、利用方法をレクチャーしましょう。 一度の解説で全員が理解できるとは考えにくいので、相談窓口を用意しておきましょう。

「契約」以外にも電子化は急速に普及しています

電子契約の他にも電子化は急速に進んでいます。 国税関係書類を電子計算機(パソコン)で保存する電子帳簿保存法は、その代表格です。 1998(平成10)年に施行された法律ですが、当時は厳しい規制のためなかなか普及しませんでした。

しかし、年々規制が緩和され「令和3年度税制改正大綱」では、これまで必須だった所轄の税務署への事前承認制度が廃止されたり、3日以内に付与しなければならなかったタイムスタンプの付与期間が最長2ヶ月以内になったりと、規制が大幅に緩和されました。 今後、電子帳簿保存を実施する企業は増加することが予想されています。

時代は確実に電子化に傾いています。 この波に乗り遅れないよう、自社のシステムを進化させましょう。

「電子化に興味はあるけど方法がわからない」、そんな場合はTOMAにご相談ください。 TOMAでは、さまざまな帳票の電子化におけるコンサルティングをトータルに行なっています。

今回解説した請書・契約書を電子化する「電子契約サービス」の導入サポートはもちろん、「電子帳簿保存法」に対応した電子化の支援、稟議書や回覧書類の効率化を図る「ワークフローシステム」の導入など、多岐にわたる業務の電子化をお手伝いします。

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