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【生産性40%アップ事例も】マニュアル作成・活用が業務を効率化、生産性向上につながる!【後半】

2018/01/24

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【生産性40%アップ事例も】マニュアル作成・活用が業務を効率化、生産性向上につながる!【後半】

■マニュアル作成にはマニュアル専用ツールがお勧め

 

WordやExcelはもともと紙に印刷する資料を作成するためのツールですが、そもそもマニュアルが紙である必要はあるのでしょうか? スマートフォン/タブレットやノートPC、通信環境の発達した現代ではもはや紙よりも「スマホの画面で見る」ことを想定したマニュアルのほうが役に立ちます。しかもマニュアル専用ツールを使うと、写真や動画をメインに文章を補助的に使ったマニュアルを驚くほど簡単に作れるため、文章を書くのが苦手な社員でもどんどんマニュアルを作成することができます。

そんなマニュアル作成ツールの1つがTeachme Bizです。これを使ったマニュアル作成の手順は、(1)スマートフォンで写真を撮り、(2)注目して欲しいところを選んでマークをつけ、(3)簡単な説明文を書いて、(4)公開する、というわずか4ステップ。簡単な業務のマニュアルなら10分程度で公開できて専任スタッフも不要なため、導入企業ではそれぞれの現場でそれぞれの担当者がマニュアルを作成することができます。一度使い方を覚えると、自分の仕事を楽にするために社員が自発的にマニュアルを作成する動きが広まり、個々の現場で改良された「優れたノウハウ」が即座に全社に共有されるメリットもあります。

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■マニュアルは仕事の種類を問わずあらゆる業務で威力を発揮

 

写真・動画中心のマニュアルは言語の壁を越えるためにも役に立ちます。TeachmeBizユーザーで海外で飲食事業を展開する企業では、多国籍のスタッフにメニューやレシピを教えるために動画マニュアルを活用し、紙のマニュアルではなかなか伝わらなかった「活字では伝えづらいノウハウ」を短時間で教育することが可能になりました。また、宿泊業を営む企業では、紙マニュアルのときは教育係がつきっきりで1週間以上かかっていた新人スタッフの教育を、動画マニュアルの導入により2日に短縮することができたと言います。

また、情報通信業の企業では、会員向けシステムのマニュアル作成をTeachmeBizベースに変更したことにより、操作方法に関する問合せ電話が半分以下に激減、WEBマーケティング業務を営む企業では経費精算・勤怠管理などの社内事務用マニュアルを中心に整備し、同様に手続きの問合せ件数削減や業務フローの効率化に成功、などの事例もあります。

ホワイトカラー系の仕事であれ現場業務系の仕事であれ、事業成功の鍵を握るのが「人材」であることは変わりません。人を素早く戦力化でき、業務改善にも役立つオンラインマニュアルの活用は今後も広がることでしょう。

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