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【バックオフィス業務を50%削減】ケーススタディで学ぶ、IT活用による業務改善法を徹底解説! 【前半】

2018/02/16

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■働き方改革を残業代削減に終わらせないために

 

日本企業の「働き方改革」は官民挙げてのテーマになりつつありますが、理念としては共感できてもそれを実現するのはなかなか難しいものです。実際のところ、単に「残業禁止」を上から命令されるだけで肝心の「働き方」は何も変わらず、終わらない仕事と残業制限の板挟みで中間管理職のストレスがかえって増えているという声も耳にします。

成果を落とさずに労働時間を減らすためには生産性を上げなければなりません。生産性を上げるためには本当の意味で「働き方」を変える必要がありますが、それは具体的にはどのようなことなのでしょうか?

 

ITが働き方改革の大きな力になるのは言うまでもありません。たとえば現在ほとんどの会社で使われているエクセルのような表計算ソフトがなかった時代は、どの会社でもそろばんや電卓で大量の計算をし、紙から紙へ数字を転記する作業に追われていたものです。ITによってそうした仕事が必要なくなり、単純作業に取られていた膨大な時間を削減できたことは、既に実現した「働き方改革」の一例と言えます。

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■エクセルが生産性向上の足かせになっている?

 

ところが、今やそれがなくては仕事が回らないほど不可欠なツールであるエクセルにも弱点があります。それは「複数の人で分担してワークフローを進める作業には向かない」ということです。実際の業務現場では1つの注文を受注・製造・発送のように違う担当者が分担してフローで進めることがよくありますが、エクセルは複数人での同時編集がしにくく、ワークフローを作る機能も乏しいためこの用途に向いていません。それでも無理矢理エクセルでデータ管理をしていると待ち時間が増えたり1人に仕事が集中したりしがちです。他にもエクセルのマクロが職人芸化すると作成者以外には修正が難しくなり、仕事の属人化・固定化を助長しがちで、かつて事務仕事の救世主であったエクセルが今では生産性向上の足かせになっている例は非常に多いのです。

 

これを解決するために必要なツールの要件をまとめれば、「社外を含む複数の人が連携して1つのデータを管理するワークフローを簡単に作れること」となります。それを実現するのがサイボウズ社の提供するクラウド型業務アプリ構築ツールkintoneです。kintoneは2011年のサービス開始以来中小企業を中心にで業務アプリ構築のために活用されています。(2017/11/30時点)

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