「給与計算担当が辞めてしまった」「ミスが多くなってきた」「今の外注先に不満がある」など、給与計算・社会保険手続き業務に関する悩みは、多くの企業が抱える共通課題です。特に人手不足や業務の属人化が進みやすい中小企業は、突然のトラブルに弱く、経営リスクにもつながりかねません。
このブログでは、こうした給与計算・社会保険手続き業務に関する課題の背景や解決の方法をご紹介。効果的な解決策のひとつであるアウトソーシングサービスについても詳しく解説していきます。
目次
中小企業が抱える「給与計算・社会保険手続き」の課題
給与計算や社会保険手続きは、企業運営に欠かせない重要な業務ですが、担当者不足や業務の煩雑さによって多くの企業が課題を抱えています。ここでは、中小企業の現場でよく見られる３つの代表的な悩みをご紹介します。
①担当者が急に退職した、または辞めそうで不安…
給与・社保業務を一人に任せきりだった結果、突然の退職で社内が混乱するケースは少なくありません。中小企業では、代替要員の確保や育成が難しく、業務が滞りやすいのが現実です。また、引き継ぎが不十分なまま退職されると、手続き漏れやミスが起こりやすく、労務リスクが一気に高まります。
②社内で対応しているが、最近業務ミスが多くなっている…
給与・社保業務は複雑で正確さが求められる一方、リソース不足でダブルチェックなどが省かれがちです。「処理がギリギリ」「確認がおろそか」といった声も多く、ミスや漏れが発生しやすい状況になっていることも多くあります。その結果、信頼の低下や是正指導につながる恐れもあり、早めの対応が求められます。
③会社規模の拡大で、業務過多な状況になりそう…
従業員数の増加やM&A、グループ再編が進むと、従来の労務体制では対応しきれなくなることが多くあります。現在は回っていても、急増する処理件数や複雑な運用により、将来的に業務破綻のリスクが高まります。成長に備えた体制づくりが重要です。
給与・社保業務の課題を放置した場合のリスクとは？
このような課題をそのままにしておくと、企業はさまざまなリスクに直面することになります。
たとえば、給与の支給ミスが発生すれば、従業員の信頼を損なうだけでなく、離職やモチベーション低下の原因にもなりかねません。社会保険の加入・喪失手続きが漏れていた場合、遡及対応やペナルティの対象となる可能性もあります。
また、これらのミスをカバーするために経営層や他部署が業務を巻き取る状況が続けば、本来注力すべき経営課題や成長戦略にリソースが割けなくなるという本末転倒な結果にもつながります。労務業務の停滞は、見えにくいながらも企業経営の足元を確実に揺るがす問題です。だからこそ、今のうちに抜本的な見直しを行うことが重要です。
給与計算・社会保険手続きの課題を解決する方法
これらの課題を解決するには、単なる“人手の補充”だけでは不十分です。根本的な対策として有効な、3つのアプローチについてご紹介します。
【1】業務の無駄をなくす
給与・社保業務が回らない原因は、人手不足だけでなく業務プロセスに無駄が多いことも一因です。手書きでの申請、紙ベースの資料管理、二重入力など、見直すべき業務は意外と多く存在します。
たとえば、勤怠管理や給与計算をバラバラのシステムで管理していたり、複数のExcelファイルで手作業集計していたりすることで、作業時間が余計にかかっているケースもよくあります。業務フローを可視化し、非効率なプロセスをITツールや仕組みで見直すことが、限られた人材で安定運用を続けるための大きなポイントとなります。
【POINT】
☑手作業・紙作業を減らし、処理スピードを向上させる
☑システム連携で作業ミス・二重入力を削減する
☑業務プロセスを最適化し、少人数でも回せる体制にする
【2】人員を増やす、人事配置を見直す
人手不足に対する直接的な対策として「人員の増加」や「部署内の人事配置の見直し」も検討すべきアプローチ方法のひとつです。ただし、現場に人を増やせば一時的な負担軽減にはつながりますが、単に人数を増やすだけでは根本的な解決にはなりません。
たとえば、新たに配置された社員に十分な教育や引き継ぎが行われていなければ、作業の質が担保されず、逆にミスや混乱が増えてしまう可能性もあります。また、適材適所の配置がなされていなければ、担当者の負担感が増し、モチベーションや定着率の低下にもつながりかねません。人員体制を見直す際には、単なる“補充”ではなく、業務の見える化や仕組みづくりとセットで取り組むことが重要です。
【POINT】
☑人員補充だけでなく、適材適所の配置を意識する
☑教育・引き継ぎを含めた体制整備が重要
☑業務の見える化や仕組みづくりとセットで取り組む
【3】信頼のおけるアウトソーシング先に外注を検討
給与計算や社会保険手続きに関する課題を根本的に解決する手段として検討したいのが【業務のアウトソーシング】です。特に人手不足や属人化による業務停滞、処理ミスといった問題は、外部の信頼のおける専門家に任せることで大幅に改善されます。
アウトソーシングを活用することで、企業側は煩雑で正確性が求められる業務から解放され、担当者の心理的・時間的な負担も軽減されます。また、外部のプロフェッショナルは法改正への対応にも慣れており、常に最新のルールに則った正確な処理を行うことが可能です。たとえば、雇用形態の変化や育児・介護休業といった特殊なケースにも迅速に対応してもらえるため、法的リスクの軽減にもつながります。
さらに、繁忙期やトラブル時にも安定した体制で業務を継続できる点も大きなメリットです。社内で対応していた場合、担当者が急病や退職などで不在になった際のリスクが大きく、業務の継続性に課題が生じます。アウトソーシングであれば、そうした突発的な状況にも柔軟に対応でき、“止まらない労務業務”を実現できます。
とはいえ、アウトソーシングには「どこに頼むか」という選定も重要です。料金やサービス内容はもちろん、対応の柔軟性やコミュニケーションの質も判断基準になります。「丸投げすれば良い」という考えではなく、自社にとって本当に必要なサポートが受けられるパートナーを選ぶことが鍵になります。
【POINT】
☑専門性が高く、法改正や複雑な手続きにも対応できる
☑安定性があり、突発的な退職や不在時にも業務が止まらない
☑業務負担を軽減し、本来の業務に集中できる余裕が生まれる
専門家による給与計算・社会保険手続きアウトソーシングサービス
ＴＯＭＡの給与計算・社会保険手続きアウトソーシングサービスは、企業の実情に寄り添った支援を行っています。ここでは、その特徴とメリット、サービス導入事例などをご紹介します。
サービスの特徴とメリット
ＴＯＭＡの給与計算・社会保険手続きアウトソーシングサービスは、単なる「事務作業の代行」ではなく、企業の労務業務全体を支える“安心と効率”の仕組みを提供するサービスです。
その特徴は、人事・労務の専門家による丁寧で正確な対応と、会社ごとのニーズに柔軟に対応できるオーダーメイド型のサポートにあります。例えば、給与計算業務では毎月の勤怠データの集計から給与明細の発行、年末調整まで一貫して対応可能。
社会保険手続きも、入退社・扶養変更・育休関連など多岐にわたる手続きを網羅し、最新のクラウドシステムを活用した効率的な処理を実現しています。
また、ＴＯＭＡでは1社ごとに専任の担当者がつく体制をとっており、「誰に相談すればいいか分からない」「対応が機械的すぎる」といったよくあるアウトソーシングの不満を解消。社内の担当者のような立ち位置で、業務の背景や企業文化を理解したうえで対応するため、安心して任せられます。
顧問契約も、企業のニーズに応じた【3コース】から選択可能。無駄なコストをかけずに、最適なアウトソーシングが実現できます。
＜月次顧問契約（選べる3コース）＞
【コース1】フルアウトソーシングコース
給与計算から社会保険手続き、年末調整まで、労務業務をまるごとお任せいただけるコースです。業務のほとんどを外部化したい企業様に最適です。
【コース2】クラウド給与レンタルコース
給与計算ソフト（クラウド型）をＴＯＭＡが提供し、貴社のご担当者が入力。ＴＯＭＡがチェック・処理を行うハイブリッド型のコースです。「操作は社内で」「ミスは防ぎたい」企業様に最適です。
【コース3】社会保険手続きコース
入退社や扶養変更、育休・産休関連などの社会保険手続きだけを委託できるコースです。給与計算は社内で行っている企業様にも利用しやすい柔軟な設計です。
詳しくはこちらもご参照ください。
人事制度の見直しから検討したい場合は…
ＴＯＭＡでは給与計算・社会保険手続きのアウトソーシングサービスだけでなく、人事制度の面からのアプローチによって、課題解決していくサポートも行っています。
たとえば、評価制度や給与体系が不明瞭であるために社員のモチベーションが上がらず、離職率が高まっているケースや、業務が属人化していることで業務の引き継ぎが上手く進まず、混乱が起きてしまうケースなどがあります。こうした問題を解決するには、人事制度全体を見直し、組織全体で労務を支えられる仕組みづくりを行うことで、本質的な課題解決につながっていきます。詳しくは「人事・労務相談顧問サービス」をご覧ください。
ＴＯＭＡのアウトソーシングサービス導入事例をご紹介
以下で、ＴＯＭＡのアウトソーシングサービスを実際に導入いただいた事例をご紹介しています。
【事例１】
給与計算・社保手続きを全てアウトソーシングいただいた事例
■会社規模：約20名
■業種：システム開発
■課題：
個人事務所含め複数の社労士事務所に人事労務業務を依頼していたが、中々自社にフィットする社労士と巡り合えなかった。給与計算・社会保険手続きのみならず、法改正対応や労務問題対応まで含めて人事労務政策のコンサルティングを行える事務所を探していた
■対応：
・ＴＯＭＡの給与計算システムを入れていただき、毎月の給与計算・社保手続きをフルアウトソーシング。ＴＯＭＡにご依頼いただいてからは全面的にお任せいただいている。
・36協定の手続書類作成・提出などの実務処理もＴＯＭＡで一括対応
・チャットツールを活用し、人事労務業務の細かな質問や相談等に即時対応しています。
・人事労務相談顧問契約も締結し、労務問題対応など幅広く相談に乗っている
【事例２】
ＴＯＭＡの給与計算システムを導入いただきつつ、社保手続きのみをアウトソーシングすることでコストを抑えた形でお手伝いした事例
■会社規模：約50名
■業種：医療機関（クリニック）
■課題：
給与計算は自社内で対応できているが、医療機関で事務担当者の業務が多い中、込み入った社会保険手続きまで手が回っていなかった。気軽に相談できる専門家が欲しかった。給与計算ソフトも入れているが、ベンダーは機能面の相談やメンテナンスのみの対応で、規程や法律に則った運用方法に関する相談は対応してくれない
■対応：
・ＴＯＭＡの給与計算システムを導入したことで、同じ画面を共有しながら使い方のアドバイスができるようになった
・社員の入退社時、法改正時などの手続き対応についても都度タイムリーに
・フルアウトソーシングに比べコストを抑えつつ、自社人事規程に合わせた控除処理など必要なアドバイスを専門家よりご提供できている
【事例３】
社会保険手続きの必要な箇所のみ一部アウトソーシングしていただいた事例
■会社規模：約15名
■業種：製造・販売業
■課題：小規模の会社で人事労務系の知識がある担当者が在籍しており、ある程度まで人事労務業務は自社内で完結しているが、頻繁に発生しないためあまりノウハウが溜まっていない細かな社会保険手続きなどについて気軽に相談できる相手がいなかった。
■対応：
・先方で作成した給与計算データを共有いただき、それに基づき社会保険手続きをＴＯＭＡで対応
・労働保険、社会保険算定・月額変更、離職票など入退社時の手続きなど、細かな相談に都度対応している
・書類作成も途中まで先方に対応頂き、必要な箇所のみＴＯＭＡにご依頼いただくなどきめ細かく対応している
サービスメニューは３コースありますが、お客様の実情に合わせて最適なサービスコースをご提案致します。また、ベテラン担当者の退職、社員規模の増加などお客様の課題の変化に応じて、フレキシブルにコース変更も可能です。
さらに、アウトソーシングサービスによってお客様の課題を把握し、ＴＯＭＡグループ内の各専門家と連携して経理・財務面の支援などもワンストップで対応可能です。詳しくは下記をご確認ください。
ワンストップで中小企業の課題を解決
給与計算・社会保険手続きのアウトソーシングに加えて、人事・労務に関する相談や人事制度の設計・見直し、業務改善・IT活用、人材開発・組織開発支援などもＴＯＭＡではワンストップで対応可能です。単なる業務の外注ではなく、「中小企業の組織課題の解決」を目的とした総合的な支援ができるのも各分野の様々な専門家が在籍するＴＯＭＡならではの強みです。
たとえば、社内で人員を増やし、配置転換をしたとしても、十分な教育や引き継ぎが行われなければ、かえってリスクが増すこともあります。担当者が再び退職してしまえば、同じ問題が繰り返される可能性もあるでしょう。
また、「業務を効率化したい」と思っていても、どこにムダがあるのか、どんなツールが最適なのかを自社だけで見極めるのは容易ではありません。そうした課題こそ、外部の専門家と連携しながら取り組むべきポイントです。
だからこそ、ＴＯＭＡのような外部の専門家と連携し、業務効率化と退職リスクの低減を同時に実現できる環境を整えることを是非ご検討ください。詳しくは下記もご参照ください
まとめ
給与計算や社会保険手続きは、専門性・正確性・継続性が求められる重要な業務です。担当者の退職や業務の煩雑化、外注先への不満など、見過ごされがちな課題も実は深刻なリスクを孕んでいます。ＴＯＭＡでは、給与・社保手続きアウトソーシングサービスのほか、人事制度の整備や業務改善まで各分野の専門家が連携したトータルサポートが可能です。
また、「自社の課題抽出から相談したい」「もっと具体的な相談がしたい」という方は、ぜひＴＯＭＡの無料相談をご活用ください。まずはお気軽にご相談いただき、貴社に合った最適な労務体制を一緒に考えていきましょう。
