「働き方改革」によって日本企業の労働環境は大幅な見直しを迫られています。改革は大企業から中小企業へと段階的に適用されており、経営者にはこれまで以上に労働時間やメンタルヘルスへの意識を強めなくてはいけません。この記事では、働き方改革が中小企業に与える影響や、導入に関する対策について解説をしていきます。
目次
1.働き方改革関連法の適用時期
一部企業ですでに働き方改革関連法の適用は始まっています。この法律の適用時期は、企業の規模によって変わってきます。ここから、規模ごとの適用時期の違いを挙げていきます。
1-1.働き方改革関連法の適用時期
2019年4月から働き方改革は適用開始されています。働き方改革はご存じのとおり、労働時間の上限に規制を設けたり従業員の有給休暇取得を義務付けたりするなど、労働環境の改善を目的とした制度です。また、フレックスタイム制度を推奨するなど、従業員が自分のライフスタイルに合った働き方を選べるようになっているのも特徴です。現代社会で人々の生き方が多様化してきたことを受け、企業も柔軟に従業員の事情に合わせていくことを意識せざるを得なくなりました。
ただ、働き方改革は全ての日本企業に一斉実施されているわけではありません。一部の項目は、大企業と中小企業で適用時期が分かれています。大企業にすぐに導入されたものでも、中小企業には導入まで一定の猶予期間が与えられているのです。ただ、働き方改革の項目には、すぐに実施していないと罰則を受けるものもあります。いまだそれらに対応しきれていない企業は、法改正に合わせた労務管理の準備を進めていくことが大切です。
1-2.大企業と中小企業とで適用時期が一部異なる
適用開始時期である2019年4月から、一斉に企業へと導入された項目も少なくありません。たとえば、「5日間の有給休暇取得の義務化」「勤務間インターバル制度の努力義務」「産業医の機能強化」「高度プロフェッショナル制度導入」「3カ月のフレックスタイム制導入」などの改革法は企業の規模に関係なく、すぐに適用されています。ただし、「残業時間の罰則付き上限規制」は大企業と中小企業で差があります。大企業は2019年4月から、中小企業は2020年4月からの適用と定められました。
また、「同一労働・同一賃金の原則の適用」は大企業が2020年4月からの適用なのに対し、中小企業は2021年4月から適用される予定です。そのほか、「割増賃金率の中小企業猶予措置廃止」は大企業だとすでに適用がなされている一方、中小企業は2023年4月の適用を目指して準備を進めている段階です。
2.大企業と中小企業の定義
働き方改革の適用は、大企業と中小企業で条件が異なります。以下、大企業と中小企業をどう定義分けするのかまとめました。
2-1.中小企業の該当条件
大企業と中小企業には明確な定義があります。働き方改革は大企業のほうが早く適用され、徐々に中小企業の番がまわってきます。働き方改革の適用を進めていくには、自社がいずれに該当するのかを把握したうえでしっかりと準備を行いましょう。まず、大きな2つの基準が「資本金または出資金の額」と「常時使用する労働者の人数」です。「資本金または出資金の額」は業種によって基準となる数字が異なります。小売業とサービス業が5000万円以下、卸売業は1億円以下、その他の業種は3億円以下で中小企業とみなされます。
また、「常時使用する労働者の人数」では、小売業が50人以下で中小企業に分類されるルールです。サービス業と卸売業が100人以下、その他の業種が300人以下となっています。これら2つの基準でいずれも数字が下回っているとき、その会社は中小企業と認められます。それ以外の会社はすべて大企業と考えていいでしょう。
2-2.該当条件に関する注意点
大企業と中小企業の該当条件には細かいルールがあります。確認しておかないと、誤った判断を下して働き方改革の適用時期がずれてしまいかねません。まず、「常時使用する労働者の人数」には、一時的に雇っただけの人間や欠員者を含めないようにしましょう。たとえば、仕事の繁忙期で大量のアルバイトを雇った結果、大企業の条件を満たしたとしても、短期アルバイトは臨時の従業員なので、カウントされません。
しかし、長期のアルバイトやパートは常時出勤している人員に含まれます。正社員でなくても、日々の戦力として会社に貢献している人間はカウントします。そうなれば、正社員よりもアルバイトが多い会社が大企業に含まれることもありえます。
3.働き方改革関連法に違反した場合の罰則
なぜ大企業と中小企業という区分を意識しながら項目をクリアしていかなくてかいけないのかというと、「働き方改革関連法」には罰則が設けられているからです。たとえば、「残業時間の罰則付き上限規制」を犯し、従業員に不当な労働を強いていたと発覚すれば「6カ月以下の懲役または30万円以下の罰金」が科せられる決まりです。また、「5日間の有給休暇取得の義務化」を無視して従業員に有給休暇をとらせなかった場合、３0万円以下の罰金を支払わなくてはいけません。
一方で、「同一労働・同一賃金の原則の適用」と「高度プロフェッショナル制度導入」のように罰則のない項目もあります。ただ、企業の評判に関わる部分なので、罰がなくても遵守するべきでしょう。経営者や労務担当者は働き方改革関連法の内容を隅々まで理解したうえで、正しく守れるように労働環境を整えなければいけません。それに、改革関連法を厳密に守っているといくつかのメリットも得られます。
4.働き方改革関連法を遵守するメリット
企業によっては、働き方改革関連法を遵守するのが負担に思えることもあるでしょう。ただし、正しく適用していると見返りもありますので、しっかりと守っていこうという意識が大切です。以下、改革を行うメリットを紹介していきます。
4-1.生産性が向上する
働き方改革は従業員のためになるだけでなく、企業にも利益をもたらします。改革関連法に基づいて労働時間を短くするには、業務効率を高める必要があるでしょう。つまり、勤務時間が短縮されると、これまでの仕事の進め方ではタスクをこなせないことは明らかです。仕事を終わらせるために、従業員たちは能動的に無駄のない働き方を模索するよう変わっていくでしょう。また、作業への集中力が増したり、スキルアップへの意識が強まったりする人もいるでしょう。
その結果、会社全体の作業効率が上昇します。残業や休日出勤が減り、時間外手当の額は少なくなっているにもかかわらず生産量は上がっているので利益率が改善されるでしょう。会社の収益が向上し、成長へとつながるのです。
4-2.社会的評価が高まり助成金も受けられる
「残業時間を減らす」「従業員に公平な評価基準を与える」といった働き方改革の主旨は、非常に道義的といえます。そのため、働き方改革関連法を遵守することで、優良企業との評価を世間一般から受けられるのです。労働環境が整っており、従業員を大切にしているとはっきりアピールできるので、まだ改革に適応しきれていない企業との差が明確になるでしょう。パブリックイメージが向上して知名度が高まったり、取引先から好印象を持たれたりもします。
さらに、助成金の中には働き方改革の適用が条件に入っているものもあります。厚生労働省による「業務改善助成金」や「職場意識改善助成金」などの支給資格は働き方改革の項目と重なっているので、申請が通りやすくなるのはメリットでしょう。
4-3.人材を確保しやすくなる
働き方改革は、優秀な転職者や新入社員を集めるためにも効果的です。なぜなら、改革の項目をしっかり適用していると、求職者から「働きやすい企業である」と認識されるからです。特に現代では、仕事以外の時間を大切にしたいという人が増えています。男女に関係なく育児や家事を行っているため働く時間が制限されている人や、本業とは別に副業に力を注いでいる人も少なくありません。働き方改革を実施し、従業員の多種多様な事情を受け入れていけば自ずと入社希望者は増えていくでしょう。
応募数が多いということはつまり、能力のある人事と巡り合える確率も高まるということです。そもそも自分のスキルに自信がある人は「健全な企業で働きたい」という意思を強く持っているため、さまざまな企業を比較して、もっとも将来性のあるところを志望する傾向が顕著です。好条件で優秀な人材を迎えられる環境が整っていれば、競合他社以上に充実した人事採用を行えるでしょう。
5.働き方改革関連法が中小企業に与え得る影響
中小企業にとって働き方改革の適用はメリットばかりと限りません。働き方改革関連法が中小企業に与える影響の中にはネガティブなもの含まれています。適用の準備を進めるために、これから挙げるデメリットにも注意を向けましょう。
5-1.コストの増大
働き方改革では労働時間の短縮が大きな意味を持っています。しかし、中小企業の労働時間が長いのは、絶対的な人員不足による場合が少なくありません。そのため、働き方改革関連法を守ろうとすれば、人員を増やさなくてはいけない企業も出てきます。その結果、人件費がかさんで収支がマイナスになる危険が生まれるでしょう。
しかも、増えた分の人員を適正に管理しなければ、改革を適用したといえません。従業員全員の労働時間を把握し、適切な有給休暇を取得させるという新たな業務が発生します。これまで労働時間の管理が厳密でなかった企業ほど、担当者を任命したり部署を設置したりするなどの手間が増えるでしょう。さらに、正確に管理していくにはシステムを構築するなどの費用も発生します。これらのコストが回収できないと、中小企業の経営は苦しくなっていくでしょう。
5-2.人手不足の悪化
働き方改革関連法の項目は実施を義務づけられているものの、すべての企業がスムーズに適用できるわけではありません。長年続けてきた習慣を急激に変えるのは至難の業です。また、適用には相応の人員やシステムなどを要する場合もあるため、予算を確保できない企業は先送りにせざるを得ないでしょう。そうすると、「働き方改革を無視している」との悪評が出回ります。イメージダウンした結果、人員の募集をかけても志望者が少なくなってしまうのです。
しかも、同業で同規模の企業がしっかり改革に対応していたとすれば、求職者の目にはそちらのほうが魅力的に映るでしょう。優秀な人材はますます応募してこなくなりますし、自社の従業員までもが離職していく恐れも生まれます。人手が足りなくなれば、企業は成長できません。経営状況が落ち込み、さらに人を雇えなくなるという悪循環に陥るのです。
6.中小企業がとるべき対策
働き方改革の適用に問題を抱えている企業が無策のままでいると、世間からの評判が悪化し業績も落ち込む可能性があります。適用の期限までに対策を考え、社内の環境を整えておきましょう。ここからは、中小企業のとるべき対策を挙げていきます。
6-1.業務の改善
もっとも重要な対策が「業務改善」でしょう。労働時間が過剰に長いのは、作業効率が悪い証でもあります。働き方改革をきっかけとして、今までの業務内容を見直していきましょう。限られた労働時間の中でいかに仕事の効率性を高め、なおかつ生産力は下げずにいられるのかを考えなくてはいけません。そのためには、シミュレーションによって自社の問題点を洗い出すことが大切です。どのような部分に時間がかかり、利益につながっていないのに人手を割かれているのかを把握しましょう。そのうえで、計画書を作成して具体的な施策に置き換えていきます。
また、従業員が気軽に有給休暇をとれる環境も作り出さなくてはいけません。丸一日休むのが難しい場合でも、半休制度があれば少しずつ有給休暇を消化可能です。心身ともにリフレッシュした状態で業務にのぞめば効率アップにもつながるので、結果的には労働時間短縮につながることもあるのです。
経理や給与計算・社会保険手続きなどは専門家へのアウトソーシングサービスを利用し、本業に集中するのが賢い選択です。
6-2.勤務時間の管理
労働時間と従業員の健康には密接な関係があります。そのため、労働安全衛生法では労働時間の管理に関する項目が設けられています。企業側は従業員の労働状況を常に把握し、長時間労働が起きそうな場合には即刻対処しなくてはいけません。サービス残業の撤廃はもちろん、過労死ラインに近づく前に従業員を休ませる取り組みを行っていかなければ、働き方改革の実現には至らないでしょう。
労働時間の管理が雑になってしまう背景として、タイムカードなどのレトロな手法が残っている点は大きいでしょう。タイムカードだけでは全従業員の労働状況を手軽にチェックできないので、長時間労働が見過ごされる傾向にあります。勤怠管理ソフトを導入し、労働時間の上限に近づいたら一目で分かるようにするなど、具体的な対策が求められています。
労働時間や休日・休暇の扱いなどについての疑問点は、「人事労務のなんでも質問集」を参考にしてください。
中小企業の最終期限は２０２０年４月！働き方改革関連法の対策は必須
働き方改革を遵守しない企業はイメージダウンにつながるだけでなく、業績悪化を招くなどの大きな影響を受ける可能性があります。取り組みに迷っている中小企業経営者・担当者の皆さまには、TOMAの人事・労務サービスがお手伝いいたします。勤怠管理や働き方改革概要、ハラスメント防止に関するコンサルティングや研修等のサービスを提供しています。まずは気軽に人事労務のセミナーに参加して個別相談をしてみましょう。
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