新型コロナウイルスの感染拡大は、時差出勤やテレワークをはじめ、企業に新しい働き方を余儀なく突きつけました。皆様の会社ではどのような変化があったでしょうか。ポジティブな変化は進化として、企業に定着していくことでしょう。今回は、新型コロナの影響を受けて、TOMAで起こった変化をご紹介します。
テレワークで出社人数8割減
もっとも大きな変化は、全社でのテレワークの実施です。緊急事態宣言下では、出社する人数を各部門で業務に支障がでない最低人数に絞って、政府の要請である出社人数8割削減に応えました。
これがスピーディーかつスムーズに実現できたのは、以前から取り組みが進んでいたペーパーレスやフリーアドレスがベースにあってのことです。社員らはPCを持ち帰り、自宅からセキュアな環境で会社のサーバーにアクセス。お客様や社員とはリモートでコミュニケーションを取りながら、業務を継続しました。また、承認や申請などの電子化を加速させ、紙帳票の大幅削減と効率化を実現しました。
オフィス環境も大きく変化しています。緊急事態宣言の解除後も、一定の割合に出社人数を抑え、配席は隣1席空けて着席。向かい合う正面に着席しない。飛沫感染防止のビニールをデスク正面に総務部が手作りで設置するなど、感染拡大防止に努めています。
WEB会議の推進
テレワークの環境下でこのように事業を継続できたのは、お客様のご理解があってのこと。心より感謝申し上げます。WEB会議システムを活用し、コンサルタントが自宅からリモートでお客様との面談を実施させていただいております。
このWEB会議システムは、全社朝礼をはじめ経営会議や、ちょっとした打ち合わせなど、社員間でも大いに活用しています。また、上半期の社内表彰・全社リモート懇親会を5月22日夜にWEB会議システムのZoomで開催。100人以上が自宅からパソコン越しに楽しく交流しました。
全社員を対象にした表彰後は、参加者をZoomの機能を利用してランダムにシャッフルした少人数のグループに分け、普段話す機会の少ない人とも交流する場を企画しました。家族やペットが飛び入り参加したり、自宅ということで各自のリラックスした雰囲気が垣間見え、オンラインならではのコミュニケーションを楽しく繰り広げました。
上期MVP に輝いた人事労務支援部の大内（左）と法人部の酒井（右）〈WEB 会議システムの画面より〉
WEBセミナーの開催
コロナ初期は開催を中止していたセミナーを、現在はWEBセミナーに切り替えて多数開催しています。WEB開催では、リアルで開催時の定員を超えた人数の受付が可能になり、遠方のお客様にも気軽に参加していただけるなど、新たなお客様層との接点が築けるという変化がありました。今後も各種WEBセミナーで役立つ情報をご提供してまいります。PCやタブレットで簡単に受講できますので、ぜひお気軽にご参加ください。
TOMAではコロナで起こった変化を「明るく・楽しく・元気に・前向き」に捉え、新しい働き方に適応しながら、お客様のお役に立てるよう努力を続けてまいります。
TOMAではテレワークの環境整備・規程整備等も承っています。ぜひご相談ください。
〈環境整備（業務改善・ＩＴ活用）03-6266-2528〉
〈規程整備（人事・労務サービス）03-6266-2551〉
