ＴＯＭＡとの出会い

経営の参考になるセミナーがたくさんあることを知った

代表取締役社長　吉村様
最初のきっかけは弊社に届いたDMです。人事労務や決算書など中小企業向け、社長向けのセミナーは社長になったばかりの私にとって参考になるものが多く、たくさんセミナーに参加しました。

コンサルティング前の課題

セミナーで解説された属人化はまさに自社のことだった

吉村様
ＴＯＭＡさん主催の業務改善のセミナーに参加した時、その当時はまだ一般的ではなかった「属人化」という言葉を知り、まさに弊社の課題だと痛感しました。

少数精鋭で一丸となろうとしている一方で、部署ごとにやっていることが異なっていて、書類の書式もバラバラでした。技術開発部や生産部などでは、技術を売りにしているにも関わらず技術の伝承も口伝が多かったと思います。

本来共有すべき情報が社員の頭の中、デスクの引き出し、個人パソコンのデータ内など他の人が触れられないような状態でした。担当者が休めばお客様から問い合わせがあっても「わからない」と伝えるしかない。これは早急に改善する必要があると考えました。

また、まだコロナが流行する前でしたが、SARSや新型インフルエンザといった感染症の流行や、地震などの災害時に会社が営業できないという可能性もありました。担当者が休んでもフォローアップできる体制を整えることが大切だと考え、ＴＯＭＡさんに相談することにしました。

サービス導入の決め手

しっかりと話を聞いて、対応策を提示してくれる信頼感

吉村様
コンサルタントの方がとても丁寧に話を聞いてくれたのがよかったです。セミナーに参加した際、講師の方に終了後や休憩時間に質問しても、嫌な顔一つせず対応してくれました。現状に不安を覚えている旨を伝えると「大丈夫ですよ」と受け止めてくれて、対応策を色々と提案してもらい、業務改善に対する引き出しの多さに安心感を覚えました。

業務改善の期間と費用に関しては、金額等も踏まえ総合的に判断した結果、効果が見込めるという結論になり、契約しました。

導入の具体的な変化や効率化

業務の棚卸からフローの構築で、業務がどんどん整理されていった

吉村様
まずはどの業務にどれだけ時間を費やしているか、業務の棚卸から着手し、最終的に業務フローを作ってもらいました。なお、業務の棚卸をする際に社員を巻き込んで進めた点はとても良かったです。

棚卸を進める中で、社長の私も知らないような業務がたくさん洗い出されました。業務が「見える化」されたことで、社長の私が行った方が良い業務や、営業が担当すべき業務などを整理することができ、業務フローを構築する中で併せて効率化も促進されました。

ＴＯＭＡさんは棚卸と同時進行で、業務フローを次々とまとめてくださり、手際の良さはさすがだなと感心しました。前回までの宿題をお互いまとめて、また持ち寄るという手法で、急速に業務の「属人化」が解消され、「見える化」も促進され、手法が定着していきました。

具体的に業務が効率的した事例は？

生産部　飯塚様
業務フローを構築する中で、そもそも必要ない業務が複数見つかり、中には時間をかけすぎていると感じる業務もありました。その際も、時間がかかるからやめようではなく、時間をかけないためにkintoneでどんなアプリを作ったら良いかという建設的な提案をＴＯＭＡさんよりいただきました。さらに書類の洗い出しも同時進行で行い、ペーパーレス化すべき優先順位を決めてもらったのもありがたかったです。

最初に作ったのは振込依頼のアプリです。当時は振込状況を経理担当者に電話で確認しなければならず、経理が休みを取ると状況を知る術はありませんでした。アプリ作成後は、いつ入金があったかなど、アプリで確認ができるようになりました。

吉村様
各部署の書類の形式がバラバラだったのも解消しました。細かいところではしっかりとしたデータベースを作るために数字を全角で入力するのか半角で入力するのかなど、情報の入力ルールを徹底することで、欲しい情報にすぐアクセスできるようになりました。

飯塚様
営業が外出先から過去の取引状況など、顧客情報を確認できるようになったのも大きな変化ですね。商談がスムーズになりました。

他にはkintoneを使えば見積書をいつでも作成できるようになったことも業務改善のポイントです。これまではエクセルで管理していましたが、サーバーは本社にしかなかったため、一旦帰社しないと見積書が作れませんでした。紙の見積書に担当者がハンコを押していく以前の形式と比較すると、電子認証になったことで承認スピードが格段に上がりました。

吉村様
エクセルは色々なデータに紐づいていて何かあったら全部ダメになるリスクを常に孕んでいました。また、エクセルの内容を全て把握している人も限られていたのも問題でしたね。

業務の属人化の解消や、見える化による業務フローの構築に加え、ペーパーレス化をコロナが流行する前にスタートしていたので、コロナ禍の時は一部テレワークが可能な環境が整っていたのは助かりました。

伴走支援によるアプリ構築

伴走支援だから作成出来たkintoneアプリ

吉村様
全部署のヒアリングが終わった後、プロジェクトを推進するためのリーダーが必要という話になり、飯塚を抜擢しました。彼女は社長の私よりも入社が早く、全部署の業務を経験している稀有な人材だったからです。

飯塚様
当時、ルケオ側にはkintoneでアプリを構築する技術や知識がありませんでした。ＴＯＭＡさんと契約したサービスが伴走支援であったため、社内の声を吸い上げながら、こういったアプリが欲しいという要望をお伝えするだけでＴＯＭＡさんがアプリを構築してくれました。

できたものをテスト運用してエラーや追加の要望があれば修正いただく。これを繰り返すことで1つのアプリが完成します。すでに80個前後のアプリを作成してもらいました。

吉村様
ＴＯＭＡさんは他社の事例やノウハウに精通しているのも心強いです。こちらが要望した内容が難しい場合にも、一般的な方法や過去の事例を踏まえてアドバイスしてくれました。私たちが気づいていない角度から知恵をもらえるので、大変参考になります。

伴走支援による社員の成長

伴走支援を通し、常にDXを考えるITリテラシーの高い社員へと成長

吉村様
伴走支援を通して、飯塚はITに関する感覚が鋭くなり、プロジェクトリーダーとして社内全体のことを深掘りして考えてくれるようになりました。

社内の課題を話し合う会議の場では、私たちがアナログな方法で解決策を模索していると、飯塚だけは「それはkintoneでできるかも」と常にkintoneを駆使できないかを意識しています。会議の議事録やお客様からの問い合わせ管理などちょっとした業務もどんどんkintoneを活用することで効率化しています。

飯塚の成長は、会社にとって大きな財産となっています。DXを推進したいけれども、自社に人材がいない場合には、ＴＯＭＡさんの伴走支援は心強い味方となってくれると思います。

今後の展望とＴＯＭＡに期待すること

日本一働きやすい職場を目指すためのサポート

弊社は1966年に創業し、今年で59期を迎えます。100年続く企業へと成長を続けていきたい。それと同時に社員の幸せ、豊かさを追求したいと思っています。企業理念に『働きやすい職場』を掲げているので、日本一働きやすい職場を目指しながら世界に通用する会社を作りたいです。

ＴＯＭＡさんにはその実現のためにこれからも力を貸して欲しいです。

※本記事の会社名、役職等は公開日時点のものです。