ＴＯＭＡとの出会い

藤間会長のセミナーを受講したことがきっかけ

代表取締役社長　土田様
取引銀行主催の経営勉強会があり、藤間会長のセミナーを受講したのが最初のきっかけです。その後、同じく取引銀行の担当者様より「DXについてのお困りごとはないでしょうか」と尋ねられた際に、kintoneを導入し、管理していた担当者が辞めてしまったことを伝えたところＴＯＭＡさんをご紹介いただきました。

コンサルティング導入前の課題

前担当者の退職でkintoneがブラックボックス化

土田様
業務改善のためにkintoneを導入したのですが、アプリの構築は1人の社員に全て任せていました。その担当者が急に退職したため、運用に支障が出ていました。

東京支社支社長　髙村様
前担当者以外、誰もkintoneに関わっておらず、また満足な引き継ぎがないまま退職してしまったため、今あるアプリを使うことはできても、新しいアプリを作ることができない状況でした。付け加えると、運用する上でアプリの内容を修正したいと思っても、どうすればよいかわからない状態でした。

アプリで修正したかったこと

髙村様
私たちは何件もの葬儀屋さんとお付き合いがあって、1日のスケジュールを1つの指示書という紙に手書きで管理していました。指示書には「誰が」、「どの現場に」、「どの車で」、「何時に出発する」といった内容が書いてあります。私たちの業務の核となるものなので、kintoneを使ってデジタル化したいと考えていました。

具体的に言うと、突然の発注が指示書に書き足せるようにスケジュールに空白の入力欄を追加するなどして、アプリをより使いやすくしようと考えていました。

ＴＯＭＡを選んだ決め手

こちらの意図を読み取ってくれる高いコミュニケーション能力

髙村様
初めてＴＯＭＡのコンサルタントの方に来ていただいた時、まず驚いたのが私たちの考えがすぐに伝わったことです。

それまでアプリ開発を行っていただいていた会社様とはずっとZoomでのやり取りだったので、ＴＯＭＡさんは対面でお話できたのも大きかったかもしれません。私たちの話をすぐに理解し「こういうことですよね」と言っていただけた時にすごく安心感を覚えました。

また、ITの専門用語をなるべく使わずに話してくれたため、説明も非常にわかりやすかったです。うまく意思疎通が取れたので、ＴＯＭＡさんとなら私たちが必要としているアプリが作れそうだと感じたことが契約する決め手になりました。

ＴＯＭＡさんは実装することが難しい要件があったとしても「それならこうしたらどうですか」と対案を出してくれます。第2、第3の選択肢を示してくれたことでアプリの開発が前に進みました。

前述の指示書に関するスケジュールに余白を追加する作業は、通常は気づきにくい設定を調整することで無事に実装できました。私たちもこれまでkintoneでさまざまな試みを行いましたが、その方法では実現できていませんでした。

そのため、ＴＯＭＡさんの作業を拝見しながら、この作業はkintoneの細部まで熟知しているプロフェッショナルにしかできない仕事だなと感心したのを覚えています。

ＴＯＭＡの改善プロジェクトで得られた成果

マニュアルの整備、指示書のデジタル化で業務が大幅に改善

土井様
まず、kintoneアプリの仕様書とマニュアルを作成していただいたのは大きかったです。分からないことが多い中で仕様書とマニュアルを作成いただいたことで、属人化が解消されていきました。

髙村様
どのようなアプリがあるのかといった点も把握できていませんでした。そのような状況においても、ＴＯＭＡさんの担当者に入り組んだアプリの整理をしていただき、どのアプリがどれと連携しているのか「見える化」してもらいました。

山﨑様
特に指示書がデジタル化できたことは大きな業務改善になったと感じています。デジタル化によって、他の支社の状況がkintoneを開けばすぐに把握できるようになりました。

当社は各支社の担当エリアが広いため、例えば、西東京に入った仕事でも西東京支社ではなく、他の支社の方が近いというケースも少なくありません。そういった場合でも情報がデジタル化されたことで、迅速に連絡を取り、柔軟に対応することができるようになりました。

また、一つの支社に仕事が集中していた場合、代わりに対応することも容易になりました。さらに大きな葬儀が入った時にはヘルプに入ることもできます。これまでは電話で聞かなければわからなかった他の支社の状況がすぐに把握できることで、業務はかなり効率化されました。

今後の展望とＴＯＭＡへの期待

情報共有を徹底して更なるサービスの向上を目指す

土田様
今後会社を大きくしていくために、kintoneは情報共有の部分で大きな役割を担うことになると思います。たくさんの取引先がある中で、お客様それぞれに特色があり、雰囲気も違う。細かいデータを可能な限り共有できれば、誰が担当してもお客様に変わらない質の高いサービスが提供できるようになるはずです。

髙村様
kintoneで今後はシフト管理や月次会議のデータ作成もしたいですね。まだまだやりたいことはたくさんあるので、ＴＯＭＡさんには良き相談相手であって欲しいです。

※本記事の会社名、役職等は公開日時点のものです。