コンサルティング依頼前の課題

働き手確保のために構築した新しい働き方。その運用に大きな負担がかかっていました

当時1,000人以上のパートスタッフを雇用していましたが、働き手の確保が近年非常に厳しくなっていました。さらに働き手の高齢化や、個人宅向けに多数の商品を揃える生協の仕分けは独特で自動化が難しいという背景がある中で、「いつでもワーク」という仕組みを考案、システムなしで先行導入しました。

“方向性は正しい”と確信を持っていたものの、アナログでの作業は非常に煩雑で、システム化なしでは先が見通せない状況でした。

「いつでもワーク」の仕組み
（1）複数のシフト（9～13時、13～17時など）にパートスタッフがあらかじめ登録
（2）人手が足りないと見込まれる日に働ける人を追加募集
（3）募集を受けて「いつでもワーク」の登録者（働き手）が都合の良い日だけ応募し仕事を行う
雇用側としては必要な時だけ追加の働き手を雇うことができ、労働者側はスキマ時間を有効活用して働ける、両者にとってうれしい仕組みです。

この仕組みを拡大していく上で、シフト管理全般の「効率化・簡略化」が不可欠でした。

当時の管理は非常にアナログ。募集や応募はメールや電話、シフト表の作成や出勤者数の管理にはExcelを使用しており、応募があるたびに社員が状況を確認・応答しシフトを調整していました。なんとか運営するので精一杯で、このまま仕組みを拡大すれば捌ききれずに仕組みが破綻する恐れがありました。

ＴＯＭＡに依頼したきっかけ

業務改善から導入までワンストップで行えると紹介いただきました

「出勤日数の管理」や「シフト一括作成」「１日の応募者数の確認」「募集に対する参加可否通知」など、手間のかかる作業をシステム化できなければ、とても拡大などできないと感じました。そこでシステム導入を相談した会社から「業務改善からシステム開発・導入まで一貫して行える」と紹介されたのがＴＯＭＡさんでした。

ＴＯＭＡに依頼する決め手となったもの

要望が叶うシステム、構築スピード、低コスト。3つが揃っていました

「出勤日数の管理」などの要望が叶う仕様はもちろん、私たちが想定したよりも短期間での構築が提示されました。要件定義から構築まで5ヶ月。今後の宅配業界の需要を考えると、さらに多くの人材が必要なことは明らかで、「いつでもワーク」の仕組みをシステム化することは急務だったのです。

また、kintoneの使用で、イチから開発するよりも価格を抑えて構築いただきました。そしてシフトを募集する際にメールではなくLINEで手軽にやり取りできるようにしたかったため、その外部連携ができたところもよかったです。

kintoneとは
開発の知識がなくても自社の業務に合ったシステムを簡単に作成できる、サイボウズ社のクラウド型システム開発ツール。ＴＯＭＡはサイボウズ社のオフィシャルパートナーです。

kintone導入支援サービスの詳細はこちら

システム導入・コンサルティングの効果

大幅に手間が軽減され、業務拡大への手ごたえを感じています

管理における手間が劇的に減りました。今後の業務拡大による募集人数や管理人数の増加、また利用する業務範囲の拡大にも対応できるという手ごたえを感じています。管理しなければならない人数が増えていくほど効果を発揮してくれるのではと期待しています。

システム導入時は、ITになじみのないスタッフが扱えるか心配したのですが、比較的シンプルなシステムで使い方には困っていないようです。今のところスタッフからの問い合わせや使い方がわからない等の質問も届いていません。

ＴＯＭＡの印象

要望に丁寧に耳を傾け、意図を汲み取り、スピーディーに実現してくれました

元々あった構想が実現するシステムを作っていただきました。アナログな方法でしたが、「いつでもワーク」の仕組みを運用していましたから、私たちの中でほとんど構想が固まっていたのです。それらの要件をきちんとくみ取り、あますところなく迅速に実装していただいた。その一言に尽きます。要件定義に始まり、システム構築や調整まで一貫して対応いただけたからだと思います。

また、グループウェアなどになじみがなく導入には不安がありましたが、質問への対応やマニュアル作成を支援いただいたりと安心してお願いできたことも大きいですね。

※以上の会社名、役職等は公開日時点のものです。