コンサルティングを依頼するきっかけ
コロナ化で在宅勤務環境を整えるにあたり、ペーパーレス化が必須でした
税務署への申請をはじめ、アプリの構築、社内規程の作成とＴＯＭＡさんにはかなりタイトなスケジュールで尽力してもらったと思います。当社はお台場エリアにあり、「2020年東京オリンピック・パラリンピック競技大会」の期間中は在宅勤務ができる仕組みを整えておこうというのが当初のスタートでした。
営業関係は請求書や貿易書類のPDF化などに取り組み、着々と準備が進んでいましたが、経理関係は法律の要件により紙での受け渡しが必須である都合上、システム導入無しで電子化ができる範囲は限られているため、1ヶ月程度の期間であれば、力技でなんとか乗り切るつもりでした。
ところが、新型コロナウイルス感染症が蔓延してきて、ちょっと長引きそうだとなった時に、社内でしっかりとした在宅勤務ができる環境を整えた方がいいのではという流れになったため、在宅勤務の阻害要因となっていた紙での受け渡しが必須という部分をシステム化することでクリアできないか検討することになりました。
試行錯誤を続けていましたが、自分たちだけで解決しようとすると法を犯してしまうリスクもあることから、本腰を入れて電子帳簿保存法の要件を満たしたペーパーレス化に取り組むべきだとの結果になり、コンサルティングを依頼することにしました。
ＴＯＭＡを選んだきっかけ
司法書士業務を依頼していた社内実績もありお願いしやすかったです
ペーパーレス化に向けて最初にやりとりをしていたNTTデータビジネスブレインズさんに、『電子帳簿保存法を取り扱ったことがあり、システムを構築した実績のあるコンサルティング会社を紹介してほしい』と相談したところ、ＴＯＭＡさんをご紹介いただきました。
ＴＯＭＡさんは弊社の司法書士をお願いしていたという社内的な実績もあったので、お願いしやすかったです。
ＴＯＭＡの印象
手入力での入力を避けるソリューションを提示いただき、さすがだなと思いました
既存の社内のシステムに関して、指摘すべきところはしっかりとしていただき助かりました。ただ、どうしても変えられないフローも存在する中で、『それならこういう手段が一番効率的ではないか』と的確な対応策を提示していただきました。
特に、手作業での入力が重複するのは絶対に避けたいと考えていたところに、AI-OCRとRPAの合わせ技というソリューションを聞いた時には「当初の理想の形が実現しそう」というイメージが湧き、さすがだなと思いました。
課題解決のワークフロー
夜間にAI-OCRとRPAが働き、翌日にはkintoneに登録されるワークフローが実現
当社では、基幹システムに必要データを入力すると「支払依頼書」というPDFが出力されます。当初はこれをkintoneに手動で再入力する予定だったのですが、転記ミスが発生する恐れがあることと、重複作業は非効率であることから、AI-OCRとRPAを用いて自動起票するフローをご提案いただきました。
終業前までに決まったフォルダに「支払依頼書」を格納しておけば、夜間にAI-OCRとRPAが働き、翌日にはkintoneに申請情報が登録されています。担当者はそれを申請して上長承認を受けたら、経理にわたす仕組みです。
これで原本照合を除けば全てがペーパーレス化、在宅勤務も可能になりました。最終承認後、ClimberCloudに格納すれば電子帳簿保存法にも対応できるという流れです。
課題解決までのスケジュール
かなりタイトなスケジュールの中、ご尽力いただきました
ＴＯＭＡさんから最初のコンタクトがあったのは2020年7月で、ヒアリングの後、10月にワークフローのご提案をいただきました。11月に方針を決め稟議を取り、12月からシステムの導入に向けたプロジェクトを開始しました。
2021年４月の本格稼働で予定を組んでいたので、3月のテスト運用に向け私たちは社内への説明、システムの定着に向けた取り組みを実施しました。税務署への申請をはじめ、アプリの構築、社内規程の作成とＴＯＭＡさんにはかなりタイトなスケジュールで尽力してもらったと思います。
コンサルティングの効果
テレワークが実現し、さらに業務効率化が実現しているのを肌で感じています
まず、当初の目的だったテレワークが実現したのはありがたいですね。最初の緊急事態宣言では「会社に来るな」と言われても、行かなければ仕事にならないので、毎日出社していました。kintoneを導入してからは、自宅で業務を完遂できる環境になりました。現在は、緊急事態宣言時には「出社を2割に抑える」という方針なのですが、その比率を更に下回る運用ができています。
原本照合など、どうしても出社しなければならない日もありますが、基本的には出社しなくても問題ない体制が整っています。他の会社の人からは「経理部門は在宅できないですよね」って言われますが「（会社に）全然行ってませんよ」っていうとみんなに驚かれますね！
あと、これまで散々紙で提出してとアナウンスしていたので、現場の社員はだいぶ負担が減ったと思います。
データでのやり取りだと提出したかどうかわからなくなることがあるようですが、kintoneには一覧機能が付いているので、「出し忘れもなく助かる」という声も聞いています。本格運用から1ヶ月経つ頃にはみんなシステムにも慣れてきて、業務の効率化を肌で感じるようになりました。
長年、紙でのやり取りに慣れてしまっているので、まだ体が付いていかない部分もありますが令和３年度の税制改正で原本照合も必要無くなるので、今後は今以上に作業が効率化すると思います。
今後の展開について
kintoneは本当に機能が多彩で、まだまだ業務改善に役立つと思っています。また、AI-OCRとRPAにも可能性を感じていて、輸入輸出関係の書類など請求書以外の紙資料も電子化しようと議題に上がっています。
ＴＯＭＡに期待すること
今回、新しいシステムを４つ導入しましたが、自分たちの頭で考えて工夫するよりも圧倒的に便利で、スピーディに効率化できるのだと実感しました。今後、さらなる業務改善を進めたいと思っているので、ＴＯＭＡさんにはプロの視点から的確なアドバイスをいただきたいです。
これから長いおつきあいになると思いますので、よろしくお願いいたします。
※以上の会社名、役職等は公開日時点のものです。
