日々の業務において、Excelや紙による作業やそれらの管理に悩まされたことはないでしょうか。これらの作業や管理を効率良く行なうためには、社内業務のIT化が必須とされています。
kintoneは、サイボウズ株式会社が提供する業務改善ツールです。日報や案件管理など日々の業務に必要なアプリをノーコードで作成できるため、プログラミングの知識がなくても業務のシステム化や効率化を実現するアプリを作成できます。
この記事では、kintoneの基本機能や契約形態（コース）について解説するとともに、導入する際のメリット・デメリットについても紹介します。kintoneの具体的な活用例ついても紹介するため、業務のシステム化について検討している方は、ぜひ最後までお読みください。
目次
kintone（キントーン）とは？
kintone（キントーン）は、プログラミングやコーディング（プログラミング言語を用いてソースコードを記述する作業）の知識がなくても、業務用アプリを開発できるクラウドサービスです。クラウド上に日報や案件情報、顧客情報などを管理するためのさまざまなアプリを作成し、情報を一元化します。
近年は社内業務もIT化が進んでおり、メール管理やExcelファイル、紙の書類などを用いた非効率な業務をいかにシステム化して効率化するかが求められています。一方でITエンジニアの人材不足や高齢化は顕著であり、人材確保に頭を悩ませる企業も少なくありません。
kintoneなら、特別な知識やスキルがなくてもアプリを開発できます。業務をよく知る現場の担当者が開発できるため、仕事内容にフィットしたアプリが作れる点も特徴でしょう。
また、クラウドサービスであるため、例えばスマートフォンなどで社外から操作することも可能であり、時間や場所を問わずに社内情報を共有できます。
kintoneの仕組み
kintoneは、使い方次第であらゆる業務に活用できるサービスです。おもな使い道としては以下のような方法があります。
- 蓄積したデータを共有し、業務を見える化
- プログラミング知識不要でアプリ開発
- 豊富な拡張機能や外部サービスとの連携
ここでは、そのおもな仕組みについて解説します。
蓄積したデータを共有し、業務を見える化
kintoneでは、日報や案件情報、顧客情報など業務に関するさまざまな情報を一元管理(データベース化)することが可能です。また、業務の進捗状況やワークフローの申請状況なども管理できるため、業務の見える化を実現できます。
業務内容に合わせてアプリを作成できる点も、特徴の一つです。アプリは部署別・業種別に、すぐに使えるサンプルアプリが用意されているため、初心者でも安心して使えるでしょう。また、アクセス制限やグラフ化の機能追加などカスタマイズもできます。もちろんゼロからアプリを作成することもできます。
例えば「タイムカード」のアプリでは出勤時刻と退勤時刻を入力すると、自動的に勤務時間を計算できます。また、スマートフォン(社外)からの申請や承認も可能となり、スムーズな勤怠管理が実現するでしょう。
また、カスタマーサポートアプリを構築することによりお客様からのお問い合わせ内容を記録することができ、過去にどのような対応をしたのかなどを参照することが可能です。対応状況を見える化することにより、思わぬ「対応漏れ」を防ぐことができます。
さらに、医療・福祉業界においては医療機関の患者や福祉施設の入居者との応対を、顔写真などの情報と紐づけて管理することによって、細かな対応が実現可能です。
ほかにも、コメント機能やスペース機能など、社内のコミュニケーションを活発化させる仕組みもあります。
プログラミング知識不要でアプリ開発
上記に掲げたアプリは、プログラミングの知識やスキルを必要とせずに作成可能です。また、kintoneにはあらかじめ業種や職種に応じたサンプルアプリが用意されています。それらのサンプルアプリを元にして自社の業務に応じた項目を追加・削除することにより、自社オリジナルのアプリを構築することも簡単にできます。
そのため、kintone導入後すぐにアプリを作成できるほか、アプリを改善する必要が生じた際にもノーコードで迅速にアプリ改修ができるでしょう。
導入に際しては、学習コンテンツや無料セミナーも用意されています。また、サポートセンターなど相談先も豊富なため、アプリ開発の知識に自信がない方でも安心です。
豊富な拡張機能や外部サービスとの連携
kintoneはノーコードでアプリを作成することが可能ですが、もちろんJavaScriptやCSSなどのプログラミング言語を用いたカスタマイズにも対応しています。
JavaScriptやCSSを用いたカスタマイズを行うことでカレンダーとの同期や、Webフォームの入出力、帳票の出力などが可能になり、より一層kintoneを便利に活用することができます。
また、拡張機能がパッケージ化されたソフト(プラグイン)をインストールすることにより、難しい設定やプログラミングの必要なしに上記のような拡張機能を利用することも可能です。
さらにAPI連携を用いて外部サービスとの連携も可能なため、例えば会計ソフトと連携することにより、会計や経費精算をシームレスに行なえます。
連携できるサービスは200種類以上におよび、ゼロから開発するよりも開発期間や開発コストを大幅に削減できるでしょう。組み合わせ次第で活用の可能性が無限に広がる点も、kintoneの特徴です。
ただし、プラグイン利用・外部サービスとの連携はスタンダードコース以上でのご利用となります。コースについては次章で詳しく解説します。
kintoneの3つのコースと利用料金
kintoneの契約形態は、「初期費用は無料」「1ユーザー単位で契約できる（10ユーザーから契約可能）」「1ヵ月ごとに更新できる」となっています。そのため、業務を行なうチームの規模や人数に合わせて、さまざまな用途で利用できます。
まずは基本的な業務改善から始めたいという中小企業様には、スタンダードコースがおすすめです。
ライトコースでもkintoneを契約可能ですが、先ほどご紹介した拡張機能や外部サービスとの連携が利用できないため、やはりスタンダードコースがおすすめです。
それぞれのコースを比較すると以下の表のようになります。
kintone料金プラン比較表
| 比較項目 | ライトコース | スタンダードコース | ワイドコース |
|---|---|---|---|
| 月額料金 （1ユーザー当たり） | 1,000円 | 1,800円 | 3,000円 |
| 最小契約ユーザー数 | 10ユーザー | 10ユーザー | 1,000ユーザー |
| アプリ作成数（上限） | 200個 | 1,000個 | 3,000個（応相談） |
| スペース数（上限） | 100個 | 500個 | 1,000個（応相談） |
| 外部連携・プラグイン | なし | あり | あり |
| 大規模利用向け機能 | なし | なし | あり （ポータル拡張、プロセス管理強化など） |
3つのコースについて、それぞれ概要を以下に紹介します。自社にとって最適なプランを知りたい場合には、ＴＯＭＡまでお気軽にご相談ください。
ライトコース
kintoneの最安プランで、最小契約ユーザー数は10ユーザーからとなっており、1ユーザーにつき月額1,000円から利用できます。作成可能な業務アプリの数は200個まで、スペース数は100個までです。外部サービスとの連携、プラグイン、および拡張機能は利用できません。
スタンダードコース
最小契約ユーザー数は10ユーザー、1ユーザーにつき月額1,800円から利用できます。作成可能な業務アプリの数は1,000個まで、スペース数は500個までです。外部サービスとの連携、プラグイン、および拡張機能を利用することが可能です。
ワイドコース
1,000ユーザー以上が最小契約数となり、1ユーザーにつき月額3,000円から利用できます。作成可能な業務アプリの数は3,000個まで、スペース数は1,000個までです（上限については応相談）。外部サービスとの連携、プラグイン、および拡張機能も利用することが可能です。
さらにワイドコースでは、ポータル拡張やプロセス管理強化など大規模利用向け機能も提供しています。
なお、上記3コースのいずれも、ディスク容量は5GB×ユーザー数です。また、メールや電話、チャットによるサポートも可能です。
kintoneでできること
まず、kintoneを全社共通の情報プラットフォームとして活用するケースの紹介です。従来、部署ごとに最適化されたツールやExcelファイルなどに情報が点在し、組織横断での連携が滞る「情報のサイロ化」が多くの企業で課題となっています。
kintoneを導入することにより、全社員がアクセスできる共通の基盤が生まれるほか、情報の脱属人化による全社的なDX推進が可能になります。
複数のアプリを組み合わせれば活用方法は無限に広がります。その中でおすすめの活用例を以下に紹介します。
全社での活用方法
はじめに、全社での活用方法を見ていきましょう。kintoneは企業のプラットフォームとして使えるため、情報の脱属人化で全社的なDX推進につながります。また、部署間での情報連携ミスも減少するでしょう。
・情報共有・社内通達
kintoneは企業のプラットフォームとして使えるため、情報共有・社内通達アプリを作成することで情報を効率よくスピーディーに発信することが可能です。また、kintoneのアプリをカスタマイズしたりプラグインを利用したりすれば、誰が内容を確認したかを記録する「既読管理」が可能です。
さらにコメント機能により連絡内容に関する質疑応答もその場で完結し、情報がオープンになります。アンケート機能などを搭載すれば、全社的な意思決定や意見収集もスムーズに行なえることでしょう。
・文書管理
ファイルサーバーは検索性が低く、目的のファイルを探すのに時間がかかりがちですが、kintoneならキーワード検索機能により、必要な情報へ瞬時にアクセスできます。
また、kintoneは登録された情報に対して詳細なアクセス権限を設定することが可能なため、役職や部署に応じて閲覧・編集できる範囲をコントロールできます。
・申請・承認
kintoneで申請・承認のワークフローを構築すれば、申請から決裁までを完全に電子化できます。スマートフォンやタブレットからも承認作業ができるため、外出先やテレワーク中でも業務が滞りません。
・社内FAQ
kintoneで社内FAQアプリを作成して、よくある質問とその回答をデータベースとして蓄積すれば、社員が自己解決できる環境を整えられます。これにより、問い合わせ対応の工数が削減されるだけでなく、個人の持つ知識やノウハウといった「ナレッジ」が組織全体の資産として共有されます。その結果、業務の属人化を防ぎ、組織全体の生産性向上が期待できるでしょう。
・社外の人とのやりとり
kintoneは社内利用だけでなく、社外の協力会社や顧客とのコミュニケーション基盤としても活用できます。「ゲストスペース」という機能により、特定の外部ユーザーだけを安全に招待し、プロジェクト内のファイル共有やタスク管理、進捗報告などを一元化できます。
部門ごとの活用方法
続いて、部門ごとの活用方法を紹介します。
・営業・セールス
顧客情報や案件情報を管理し、チームで共有します。外出先からの確認や履歴による引き継ぎも可能となるため、案件全体が見える化され機会損失を防ぎます。
また、見積書の作成、社内稟議の申請なども手間をかけずに行なえます。申請から決済までのスピードを早め、生産性を向上させることが可能です。
・顧客サポート・サービス
顧客情報を一元管理し共有できるため、問い合わせやアフターメンテナンスにも迅速な対応が可能になります。サービスの質と顧客満足度が向上するうえに、コールセンターでの業務削減効果も期待できます。
・総務・人事
社員の個人情報や人事評価、採用に関する情報や選考状況などが一元管理されるため、人事マネジメントに役立てられます。また、社内でよくある質問を「社内FAQ」形式で集約できるため、問い合わせの手間を省くことが可能です。
また、あらゆる申請業務をオンライン化できるため、総務や人事を悩ませるアナログな書類管理から脱却して、ペーパーレス化を叶えられます。
・企画・マーケティング
売上情報や施策のデータ集計や分析が手軽に行なえるうえ、結果の共有も手間なくできます。社内外とのやりとりを集約できるため、プロジェクト管理もスムーズに行なえます。
コメント機能やスペース機能により社員同士が気軽にアイデアを出し合えるなど、コミュニケーションツールとしても有用です。
・法務・知財
契約書の作成やその保管・管理ができるうえに、契約書完成後の検索性も向上します。また、申請のステータスがひと目でわかるようになり、申請漏れを防ぐためのリマインド通知も設定できます。
その他、取引先情報の管理やメンバーとの共有、法律および権利関係に関する他部門からの相談についても一元管理が可能です。部署内でのノウハウの共有や社内でのガバナンス管理にも適しています。
・情報システム
社内における機器の保守期限やシリアル番号、アカウント情報などの記録が可能です。また、他部署からのシステムに関する設定や修理などの依頼を一元化し、対応状況を見える化します。
社内で発生したセキュリティインシデントとその対応も管理できるため、対応漏れや業務の属人化防止につながります。
kintoneを導入するメリット
企業がkintoneを導入すると、以下のようなメリットがあります。
- 業務の効率化が図れる
- コストパフォーマンスが良い
- コミュニケーションツールの活性化ができる
kintoneは業務の効率化以外にも、社内のコミュニケーションツールの効率化もできます。それぞれのメリットについて解説します。
業務の効率化が図れる
kintoneでは、顧客情報や案件情報、売上情報など、業務に関するあらゆる情報を一元管理できるため、業務のシステム化や効率化が図れます。
アプリの作成に特別な知識は必要なく、ITエンジニア不在でもアプリの導入や改善ができます。現場主導でスピーディーに業務改善サイクルを回せるようになるでしょう。
クラウドサービスのため、スマートフォンなど外部からのアクセスも可能です。また、リアルタイムで情報の共有ができるため、意思決定のスピード向上も期待できます。
コストパフォーマンスが良い
kintoneは各契約プランのアプリ上限数までアプリを作成し放題のため、システム化の予算を抑えられます。
一般的な業務ツールは業務ごとにITツールが必要となる場合も多く、その分コストもかかります。一方でkintoneなら、アプリを個別に作成するだけでさまざまな業務管理を行なえるため、コストパフォーマンスが良いといえるでしょう。
情報はリアルタイムに共有できるうえ、外部からも確認が可能なため、リモートワークやモバイルワークにも有用です。
コミュニケーションツールの活性化ができる
メールやチャットでのコミュニケーションは便利である一方、属人化しやすいというデメリットがあります。しかしkintoneなら、業務のデータや状況を共有したうえでコミュニケーションが図れるため、より見える化が進められます。
例えばアプリ内のコメント欄を使うと、関連情報に紐付けたコミュニケーションが可能になります。スペース機能ではチームメンバーを招集できるため、社内のコミュニケーションも活性化するでしょう。社外の人を招待できるゲストスペースもあり、プロジェクトの連絡ツールとして使用することも可能です。
kintoneを導入するデメリット
企業がkintoneを導入する際には、以下のデメリットにも気を付ける必要があります。
- 基本機能だけではできないこともある
- 使い方によってはコストがかかる
基本機能だけではできないこともある
kintoneは多様に活用できるツールですが、基本機能だけではできないこともあります。
例えば請求書の作成や処理などは不得手であり、特に専門性の高い基幹システムとの置き換えは難しいとされています。また、大容量のデータ管理や、複数のアプリをまたいだデータ集計なども得意ではありません。
ただし、業務内容によっては、外部サービスの利用により解決できるケースもあります。ＴＯＭＡではアプリ構築に関し、プラグインの活用や外部サービスとの連携、場合によってはカスタマイズ開発などにより、お客様の業務にとって最適な方法をご提案しています。
使い方によってはコストがかかる
kintoneはコストパフォーマンスの良いシステムではありますが、外部サービスとの連携などを増やしていくと、想定以上にコストがかかる恐れもあります。だからといって保証のない無料のプラグインを導入すると、動作しなくなったりデータが消えたりするリスクもあるため、注意が必要です。
機能の拡張や外部サービスの必要性は、業務内容によって異なります。そのため、かかるコストの全体的な見通しがあらかじめ立ちにくい点もデメリットでしょう。
想定外のコスト増大を回避するためには、自社にとって必須な機能を事前に洗い出し、kintoneの標準機能と照らし合わせておくことをおすすめします。
kintoneの導入がおすすめの企業とは？
kintoneは幅広い業務分野で活用できますが、特に導入が向いている企業の特徴について以下で紹介します。
業務管理を効率良く行ないたい企業
kintoneは一般的な業務ツールに比べて自由度が高い点が特徴です。部署や業務内容を問わず情報を一元管理できるため、効率良く業務を管理できます。特に、Excelによる属人的な情報管理からの脱却を求める中小企業には向いているでしょう。
また、中小企業やベンチャー企業では、業務プロセスの変更が頻繁に行なわれたり、1人の社員が複数の業務を担当していたりします。
kintoneなら現場のニーズに合わせて、迅速かつ自由にアプリのカスタマイズが行なえるため、人員の少ない企業にとってはメリットとなるでしょう。
業務の生産性を上げたい企業
中小企業では、いまだに顧客や案件の情報が紙の書類で保管されており、FAXや書類申請なども紙ベースのところが少なくありません。
kintoneなら、データベース上で顧客情報や案件情報が管理できます。また、社内における申請作業もkintone上で行なえるため、Excelによる属人的な情報管理からの脱却や、書類のペーパーレス化を叶えたい中小企業に適しています。
データはクラウド上で管理されるため、モバイルワークやリモートワークなど働き方改革を推進している企業にも向いているでしょう。
業務ツールにかかるコストを抑えたい企業
kintoneは初期費用無料なうえに、契約単位も1ユーザー単位で月額利用料を支払う仕組みです。また、業務アプリの追加作成にもコストはかかりません。
したがって、業務ツールにかかるコストをできるだけ抑えたい企業にとっては、kintoneの導入が向いているといえるでしょう。
kintoneの専門用語集
最後にkintoneの導入を検討するにあたり、事前に押さえておきたい専門用語について紹介します。
・アプリ
kintoneで作成した業務システムを指します。例えば日報アプリや案件管理アプリ、勤怠管理アプリなど、業務内容に合わせて追加作成が可能です。
・レコード
アプリに登録するデータのことで、登録や編集、削除が行なえます。社員名簿を例に挙げると、社員1名の情報＝1レコードとして管理します。
・フィールド
レコードを構成する細かい項目を指します。例えば社員名簿の場合、「氏名」や「住所」、「メールアドレス」などの項目がフィールドと呼ばれます。
・ポータル
kintoneのトップページであり、入り口の役割を持ちます。利用者は、ポータルから目的のアプリやスペースに移動したり、お知らせ掲示板や通知を見て、共有すべき情報を確認したりできます。kintone内のデータ検索もポータルから可能です。
・ピープル
ユーザーのプロフィールや連絡先を確認できるほか、考えやアイデアなどを投稿できる、ユーザーのためのスペースです。ほかのユーザーとのコメントのやりとりも可能です。
・スペース
チームが必要とするアプリやコミュニケーションを集約できる「場所」を指します。参加メンバーや公開範囲を限定できるため、プロジェクトごとにスペースを作成するといった使い方が可能です。
・スレッド
メンバー間でのコミュニケーションや情報共有を行なえる機能です。スレッドは話題ごとに分けて立てることができ、それぞれの話題に合った情報を投稿して使用します。
kintoneの導入に不安があるなら、ＴＯＭＡの導入支援サービスにお任せください
kintoneは、業務用アプリの作成により、クラウド上で蓄積したデータの閲覧や検索を可能にします。アプリの作成はIT知識が不要なため、現場をよく知る人が必要なアプリをスピーディーに追加、改善することが可能です。
また、コースによっては豊富な拡張機能や外部サービスとの連携機能が付随しています。使い方次第で、さまざまな用途に活用できるサービスです。
できるだけコストをかけず、業務のシステム化や効率化、見える化をスムーズに叶えたい企業に適しているサービスといえるでしょう。
ＴＯＭＡでは、kintone導入支援サービスを提供しています。プロトタイプの作成により、自社の問題解決がイメージできるシステム案を共有します。定額制で開発期間も短いため、システム構築までの時間やコストを大幅に削減できます。
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