社内の情報のデータ共有には、様々な方法があるかと思います。アナログな管理方法としては、周知事項を社内の掲示板で紙を貼り出す、社員の外出状況をホワイトボードとマグネットで管理したり、電子メールやExcelなどのスプレッドシートを用いて共有したりすることが挙げられます。
しかし、このような従来型の情報共有の方法ですと、上手くいっていない企業が多く見られます。大きな要因としては、情報共有を行うシステムが目的によって異なって利用されており、情報が一元管理できていないことが考えられます。
サイボウズ社のkintoneでは、ノンプログラミングで様々な業務に合わせたデータベース型情報管理アプリの作成ができるため、kintone内でほとんどの業務の情報管理をしていくことが可能となります。今回はこのkintoneを導入することで、Excelで行っていた業務課題が改善された事例について、ご紹介したいと思います。
脱Excelで営業担当に属人化していた情報の共有を実現
ある企業の営業部では、顧客管理や案件管理の情報が、全て個々の営業担当のExcelファイルのみで管理され、「売上集計や傾向分析ができない」、「情報不足で意思決定が遅れる」などの課題を抱えていました。
これらの課題を解決するために、法人営業向けの営業進歩・顧客管理システムとしてkintoneを導入することになりました。導入する決め手となったのは、システムの素人でも直感的に操作できて、簡単に設定変更ができることだといいます。
kintone導入後は「顧客情報」「担当者情報」「案件管理」「請求管理」など情報ごとに部内でアプリを作成し、内容を都度登録・修正をしてメンテナンスも行うようになりました。kintoneは外出の多い営業メンバーでもタブレット端末やスマートフォンから利用できるため、Excelに比べて情報をメンテナンスする手間や抜け漏れが削減されました。
このように社内に散在していた情報を一元化することで、マネージャー陣の迅速な意思決定にも貢献することができています。
次にkintoneを導入した企業がどのようなきっかけで導入に至ったのか、その経緯を事例とともにご紹介します。
Notesで構築していた営業日報をkintoneへ乗り換え
ある商社では日報にNotesを利用していましたが、XPサポート終了に伴い、OSの入れ替え時にNotesもバージョンアップする必要がありました。NotesのバージョンアップとOS入れ替えを行うと数百万円もの費用が発生します。そのため、従来の日報の運用方法をなるべく変えずに利用できるサービスとして、カスタマイズが可能で比較的安価なkintoneの導入を検討しました。
システム導入の担当者に試用してもらったところ、わずか30分で従来の日報に類似したシステムを作成できました。しかも導入に必要な費用はOS入れ替えを含めても100万円以内です。「使う側も管理する側も簡単、セキュリティは任せておけば良い、しかも安い」という点が導入に至ったポイントでした。
大手外資系SFA（営業支援システム）からの乗り換え
ある50人ほどの規模のサービス業の会社では、大手外資系SFA（営業支援システム）を導入してIT化を進めようとしていました。
しかし、はじめから大掛かりな仕組みを持ったシステムとして導入しようとしたため、「制作費」や「制作時間」が膨らんでいました。それにも関わらず機能が多いため使いこなすことができず、中々定着せずにいる状態でした。
そこで比較的安価に利用でき、運用しながら必要に応じてシステムをカスタマイズしていけるkintoneを導入することになりました。ある営業部の新人にアプリ制作を任せたところ、2週間ほどで日報管理、営業の成績管理アプリを作成。「これなら社内の別部門にも広げられる」との考えから、導入に踏みきったとのことです。
kintone特徴まとめ
kintoneは誰でも簡単にアプリの制作ができ、社内で運用しながら徐々に機能を追加していくことができます。また他の情報管理システムよりも費用を抑えることができるため、システム導入のコスト削減にもつながります。
TOMAでは、中小企業を中心に社員を直接指導し、業務改善・IT導入支援をしてきた実績があります。業務フローの見直しや、社内の情報共有を効率化する最適なシステム導入についてなど、ご興味がありましたら、お気軽にご相談ください。
