IT化が急速に進み、すでにほとんどの企業が会計ソフトを導入しています。経理業務の大部分を占める、記帳、転記、集計のルーチン作業はパソコンが最も得意とする作業です。ですから、会計ソフトを導入すれば、経理の作業時間は半分以下になるはずです。では、なぜ会計ソフトを導入しているのに効率化が出来ていない会社が出るのでしょうか？
■会計ソフトに期待する効果
・月次試算表が翌月すぐに見ることができるようになる。
・経理部門の残業がなくなる。
・予算管理や資金繰り計画なども簡単にできるようになる。
・会計事務所はチェックと決算申告だけでいいので、顧問料が下がる。
■会計ソフトを導入しても効率化されない理由
会計ソフト導入の目的がハッキリしていない会社は、効果が出ていません。パソコンがあるから会計ソフトを使ってみようという程度の考えでは、パソコンで処理することだけで満足してしまっているのです。どうやったら効率がよくなるかを考えないで、ただ会計処理にパソコンを使っているだけなのです。
会計ソフトを導入しても、経理のやり方を変えない限り、生産性向上に繋がらないことを認識しておく必要があります。
■パソコンを使用することで仕事をしている気になっている
パソコンを使って仕事をする時間は年々増えています。
1枚の文書をwordで半日掛けてキレイに作ってみたり、誰も見ない内部資料を色鮮やかなグラフを入れて、丸一日掛けて作成したりしているケースを見かけます。手書きのほうが早かったり、電話やFAXの方が機能的な場合もあります。
ウィルスやフリーズに付き合っている時間も考えれば、相当な時間をムダにしています。そのような場合は、とにかくその社員に仕事を割り当てて忙しくさせましょう。忙しくなればムダな仕事をしなくなります。
■まとめ
パソコンを使っていると、たいした成果も上がっていないのに、
自分はすごい仕事をしたような気になってしまいがちです。経理はデスクワーク中心の仕事ですから、この落とし穴にはまりやすいので注意しましょう。
ＴＯＭＡでは、中小企業を中心に経理社員を指導して合理化してきた実績がありますので、是非一度ご相談頂ければと思います。
