社内のみで利用・運用されている「書類」の作成は、不要な業務となりがちです。営業などで対外的に利用している書類は問題ないですが、社内のみで活用している書類に関しては、無駄な作業となっている可能性があります。これまでに解説してきた「業務棚卸表」や「ワークサンプリング」などの資料も、時間をかけてデータを集め、アウトプットしても業務改善に生かされなければそれは無駄な業務となってしまいます。
不要な書類を探す方法
作成している書類が活用されているか否かは、現場で働く従業員や書類を利用しているはずの部署担当者に直接ヒアリングを行うのが最も早く確実な方法です。調査対象となる書類を一覧にし、その書類が作成されるにいたった目的、資料を作る頻度・タイミング、作成に要する時間も明記したほうが良いでしょう。
一覧が作成できたら、書類の提出先となる人に活用の度合いと、活用方法を記入してもらいます。そうすることで、本来の作成目的と照らし合わせることが可能です。もし、乖離があるようであれば併せて書類の形式を改善するきっかけにもなります。ほとんどの人が見ていない、あるいは活用していない書類に関しては廃止を検討しても良いでしょう。
営業ツールも見直しが必要
営業で対外的に使用している書類に関しても、ノーマークでOKというわけではありません。不要なプレゼン資料の作成はしていませんか。営業スキルが上がってくるとそもそもプレゼン資料を必要としない場合や、営業成績で差をつけようと属人化した業務が多くなり、それぞれが独自の資料を作成したりしていませんか。属人化している資料を共有することができれば、一人一人が資料の作成にかけている時間を削減することが可能かもしれません。
現状を把握し資料をブラッシュアップ
資料や社内文書の改善は廃止するだけではありません。調査の結果、誰も参考にしていない箇所がある場合は削減しても良いでしょう。また、会議議事録などが部門によってフォーマットが異なるのであれば、統一したほうが良いかもしれません。作業の簡略化が望めるだけでなく、チェックする側も見やすくなります。以上のように、ケースバイケースで文書の無駄をなくし、効率化を目指しましょう。
