◆データや請求書など、不要なチェックを減らす
請求書や納品書を顧客に提出する際、当然間違いがあってはなりません。そのため、厳重なチェック体制を敷いているという会社は少なくないはず。絶対に外せない業務ではあっても、業務改善という見地では「重複チェックは生産性のない無駄な業務」にあたります。
テクニカルな技術が求められるようなチェックであれば複数で行うのは問題ありません。しかし、ミスが起こるたびにチェックを増やすという悪循環に陥りたくはありません。ミスを減らす方法は帳票の記入を簡略化するなど、別の方法で対処することも可能なはずです。
帳票やデータの重複チェックの洗い出しには、業務フローから誰がチェックをしているのか、どんな視点でチェックしているのかを洗い出します。同じ視点でのチェックが重複している場合は、チェックの減少を検討します。
契約や請求に関する決済業務も見直し項目の一つです。現場担当者に一任できる業務は移譲できれば、大きな時間短縮、営業の効率化が望めます。
◆会議の無駄をなくす
会議を行う中で無駄と思われるものを削除することは、大変重要なポイントです。生産性のある会議は30分以内と言われています。そのためには、会議に必要なスキルを上げることです。議事録をとる、議案に対して意見を言う時には否定をするだけでなく、対案を述べ、無駄に会議時間を伸ばさないようにする。ペーパーレス化も効率化に寄与します。会議資料はメールで送信すれば、資料の打ち出し、コピーの時間が省けます。また、定例会議で毎回出される紙の資料、貯まるばかりで引き出しがパンパンという経験は、多くの人が身に覚えがあるのではないでしょうか。
また、一人一人の会議に臨む姿勢も大切なポイントです。「自分には関係ない議題だ」、「早く終わらないかなぁ」と思って参加している従業員がいるなら問題です。もしも、本当に議題に関係ない従業員であれば参加させないほうがいいでしょう。その人間が5人、会議に１時間参加するのであれば5時間分、他の業務をしてもらったほうが効率化を計れます。本来、必要な人材なのに意識が低い、発言を全くしないのであれば意識改革を促す必要があります。
