残業が美徳の時代が終わり、2016年には働き方改革というワードが流行語に選ばれました。もちろん、働き方改革とは「働かなくていいですよ」という意味ではありません。労働時間を減らしても生産性を落とさない、効率の良い働き方を目指そうというのが本質です。
近年、業務改善というキーワードが企業の中で大きなミッションとなっています。業務改善と聞くと、情報管理ができるシステムを導入することと同意と考えるかもしれません。もちろんそれも業務改善の方法であり、解決策の一つといえます。しかし、高額なシステムを導入しなくても改善できる業務はあります。
日常業務を進める中で、
- なぜこんなに非効率なやり方をしているんだろう
- 時間をかけて資料をまとめているのに活用されているところを見たことがない
- 同じ業務を数名が重複してやっているけど必要あるのかなぁ
こんなことを感じたことはありませんか？
管理職で現場の声が届きにくいという場合は、各部門で働く社員にヒアリングを実施するのも一つの手です。会議やミーティングの場を設けるのはもちろん効果的ですが、何気ないランチの雑談の中にもヒントが隠れているかもしれません。
業務改善はできる範囲で小さなことから
実際にあった改善例をお話しします。
ある会社では、月の初めに前月の出勤簿を総務に提出するのですが、「出勤した日、全てにハンコを押す」というルールがありました。毎月20回前後のハンコをカレンダーに押して提出するのです。ハンコを押すのに1人2分かかったとします。社員が100人いれば毎月200分の時間が必要になり、1年では2400分（40時間）も浪費することになります。
これを「全休や半休をとった日だけハンコを押す」というルールにしたらどうでしょうか。ほとんどの社員がハンコを押さないか、押しても1、2箇所で済みます。出勤簿に時間を取られることはほぼ無くなるでしょう。
こんなところからでもOKなのです。どんなに小さな改善であっても構いません。大切なのは、失敗を恐れずに「まずはやってみる」ことです。社内の「もっとこうしたい」を少しずつ改善していくと、徐々に大きな改善点が見えてきます。そうなった時に初めてコンサルタントや専門家に相談すれば良いのです。
このコラムでは、業務改善に必要な考え方や、知っておいて損はないノウハウをご紹介していきます。
