業務改善に取り組む際、これまでの仕事の進め方を見直し、新しいマニュアルを制作する、あるいは業務を効率的に行える新しいシステムを導入するといった対策をまず考えがちです。しかし、業務改善はもう少し広い視野を持って考える必要があります。
◆業務を行う人材のスキルを上げて業務を効率化させる
まずは、業務を行う人材のスキルアップ、つまり人材育成です。ある業務を行うのに２時間かかる人が、１時間で完了できるようになれば、それはれっきとした業務改善になります。チームで作業を行っているのであれば、業務の平均時間を短縮することで生産性は大きく向上するでしょう。では、人材育成のためには何が必要でしょうか。個人のスキルやアウトプットの能力は当然、仕事を長く続けることで上がります。そのため、離職率が高い場合は、しっかりと原因を追求しましょう。勉強会を開いたり、セミナーに参加したりといった場を準備するのも一つの手段です。社員のモチベーションを維持するために必要なことは何かに目を向けることは、生産性向上につながります。
◆適材適所な人材の配置を検討する
次に、業務の特性に応じて、誰を担当にさせるかといった視点も大切です。営業が得意な人が、事務作業を永遠と続けている、あるいはケアレスミスが許されない仕事を十分なスキルのない新人や、大雑把な性格の人に任せているといったことはありませんか。人間は一人一人に個性があり、仕事の得意分野も異なります。誰に何をやらせるかを見極めることは非常に大切なポイントです。ただし、社員の希望をおろそかにしてはいけません。例えば、性格が営業向きだからといって、やりたくない人に無理やりやらせても良い結果は出ないでしょう。それどころかモチベーションの低下につながる危険があるため、配置変更を行う際はしっかりとヒアリングや意思疎通が必要です。相互が納得し、気持ち良く仕事ができる環境を整えましょう。また、繁忙期と閑散期の差が大きい業界では、やるべき仕事が少ない時に手待ち時間がないように業務計画を組むことも重要です。
このように、一言で業務改善といっても業務の手順やアウトプットの方法を変えるだけではありません。複数の視点から考えることが大切です。
