「業務改善の成功事例を参考にして真似しよう、今流行りのシステムを導入することが最善の一手だ」自社にある問題をしっかりと精査せず、安易な考えで業務改善を行うのは失敗する原因です。
社内に内在する問題に目を向け、どのような目的を持ってどんな改善策を講じれば良いかを考えることが大切です。詳しい進め方は今後解説しますが、今回は業務改善における大まかな手順を解説します。
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手順1 改善の目的を定める
社員の意見を吸い上げ、業務の何を改善すべきかを明確にします。最終的な決定がトップダウンであったとしても構いません。職場のリアルな状況にしっかりと目を向け、社員全員が一丸となり、改善の方向性を共有しましょう。この作業は経営者や管理職が思っているよりも大切です。なぜなら現場で働く社員は正直に問題点を話してくれるとは限らないからです。現状に問題を感じていることを話すと、自分の評価が下がると考えがち。そのため、「共に会社を良い方向へ導いていこう」という意思統一を徹底することが大切です。
手順2 業務の現状を「見える化」する
目的が定まったら次に行うのは現状分析です。改善すべき業務をどのように行っていて、どれだけの工数をかけているのかを把握します。問題点を明らかにすることで、改善案が見えてきます。
手順3 改善案をまとめる
業務が見えたら具体的な改善案を作成する段階です。必要ない業務であれば「排除・廃止」を、ルールがなく個人の裁量でまとまりがないものは「標準化」を検討します。改善案を出す際には、なるべく自由な発想でたくさんのアイデアを出しましょう。一つの案でなければならない必要はありません。ブレーンストーミングをする中で、誰かのアイデアに肉付けしていくのも効果的です。
手順4 改善策を実施する
改善案がまとまったら実際に運用を開始します。もちろん、そこでおしまいではありません。ある程度の期間実施し、本当に改善できているかどうかをチェックします。新たな問題点が浮き彫りになるかもしれません。
さらなる効率化が期待できる改善案が見つかる可能性もあります。Plan（計画）、Do（実施）、Check（確認）、Action（行動）を繰り返し、業務改善の練度を上げていきます。これらの手順を踏まえることで、無駄なく効率的に業務改善を実施することができるでしょう。
