これまで業務改善のポイントを解説してきましたが、そろそろ大詰めです。改善案を決定し、実施に移す段階です。ほぼノーリスク、ノーコストで行える改善であればあまり問題はありませんが、比較的大きな改善案の実施となると、その改善が及ぼす影響をしっかりと考慮しなければなりません。気をつけなければならないのは以下のような事例です。
-
改善案を実施することにより、他の業務も内包しているケース
例）
改善案１：業務終了時、退社連絡メールを全社員に一斉メールする。その際、日報を添付する。
改善案2：日報は誰でも確認できるよう、共有ファイルに必ず格納する。
→退社連絡のメールに日報を添付すれば、いつでも他の従業員の日報を確認できるので、共有ファイルに格納する必要はなくなる。
-
ある改善案を実施すると、別の改善案が必要なくなるケース
例）
改善案1：オフィスの掃除担当者が一目でわかるように当番表を作成する。
改善案2：掃除の業務を清掃業者に依頼する。
→改善案2を実施すると、従業員が掃除をすることがなくなるので、改善案1は必要なくなる。
-
ある改善案を実施することで、別の改善案が実施できなくなるケース
例）
改善案1：閑散期の業務量に合わせて人員を削減する。
改善案2：閑散期の稼働ロスの時間を利用して新規の企画イベントを打つ
→人員を削減したため、閑散期に時間は余らない。
わかりやすくするため、例えはかなり大げさにしましたが、実際に行う改善では、さまざまな業務が絡み合っています。なかなか気づきにくい細部に歪みが生じる可能性があることを頭におきましょう。また、この歪みは業務フローを描くことで見つけやすくなります。
