ビジネスアプリ作成クラウドサービス「kintone」の特徴・機能を解説します

新しいシステムを導入する場合、時間もコストも膨大になります。また、開発が完了するまで、どんなシステムになるかわからない、稼働した後に問題点や修正点が多数発生し、さらなる開発コストと時間がかかるといった問題も発生するでしょう。

ＴＯＭＡでは、サイボウズ株式会社が提供しているビジネスアプリ作成クラウドサービス「kintone（キントーン）」の導入支援を行っています。キントーンの名前の由来は、中国の伝奇小説「西遊記」の主人公が乗る觔斗雲です。また、クラウドという雲を使い、スピーディーなビジネスを可能にしてもらいたいという思いが込められています。

この記事ではそのkintoneについて特徴や機能をご説明いたします。

100種類を超えるアプリから選択

「kintone（キントーン）」最大の特徴は、案件管理・顧客リスト・見積依頼・業務日報・クレーム管理・企業間のプロジェクト管理など、100種類を超える多彩なアプリが用意されている点です。

たとえば、こんな悩みを抱える企業におすすめです。

・業務改善のために新しいシステムを導入したいけど、費用が心配
・自社に最適なシステムの構築が可能かどうか不安
・各部門がバラバラで管理している情報を一元管理したい
・チームメンバーのスケジュールを把握し、連絡事項を徹底したい
・各営業が持っている名刺を管理し、ビジネスチャンスにつなげたい
・コールセンターのQ＆Aの作成、クレームを管理・分析したい

また、kintoneは国内グループウェア市場でナンバーワンのシェアを誇る「サイボウズOffice」をはじめとする多くのITサービスを提供しているサイボウズ株式会社が作るシステムなので、抜群の利便性と信頼性を誇ります。

現在、エクセルで管理している顧客データを、プログラミングを組むことなく、一瞬でアプリに移行することも可能です。すでにあるアプリを使用するため、開発コストを抑えられ、利用のイメージも湧きやすいというメリットもあります。

ＴＯＭＡでは、これまで培った業務改善ノウハウから各企業に最適なアプリを選択、プロトタイプの作成を行います。実際に稼働した後も、ヒアリングを行い仕様変更、さらなる課題の抽出とトータルにサポートします。

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データをいつでもどこでも共有できる

続けてkintone機能をご紹介していきます。

kintoneはweb上でリアルタイムに情報を管理・共有するため、データは常に最新の状態になります。これにより最新の書式の請求書がどこに格納されているのかわからないといったことに悩むことはありません。

ファイルの世代管理は適切にルールを実行しなければ、内容がぐちゃぐちゃなものになることが多いです。kintoneを利用しデータを構成することで、こういったトラブルに気をつける必要もなくなるように出来ます。

また、kintoneではデータを上書きすると、その際に「どこを」「誰が」「いつ」変更したのかが自動で更新され、確認することができます。なお、ミスが発覚した場合は以前のバージョンに戻すことも可能です。

スマホやタブレットからもアクセスできる

基盤システムではなくクラウド上で管理するメリットはまだあります。スマートフォンやタブレットを使うことで、社外にいても最新の情報を手に入れることが可能です。外出先からでも商談の結果報告ができたり、離れた場所の状況を画像や動画ですぐに共有したりもできます。

「kintone」にアップしたデータはファイル名だけでなく、ファイルの内容も含めて検索可能です。そのため、ファイル名を忘れてしまっても内容の一部を検索にかけることですぐに見つけることができます。

グラフ化も簡単

コンビニエンスストアやファミリーレストランといった複数の店舗がある企業では、各店舗から上がってくる売上報告をまとめて集計する作業が毎日発生します。「kintone」を使い、一元管理すればバラバラに上がってくる報告をまとめる必要がなく、データのグラフ化も自動生成が可能です。集計にかかる時間を短縮できるため、管理者はよりタイムリーな情報を手に入れられます。

なお、グラフに限らずデータをまとめることは実際のところ労力がかかります。特にそれぞれが微妙にフォーマットを変えていた場合などは、一つ一つの変更内容は大したことがないのにも関わらず統合するのには多大な労力が発生します。kintoneを活用して共通のプラットフォームを作成し、各自には入力してもらうだけで、データがまとめられるようにすれば、大きな業務改善に繋がりますし、生産性の向上に寄与できます。

業務フローを標準化できる

社内の稟議など各タスクの処理といったワークフローを管理するのも「kintone」の得意分野です。申請や承認が必要となる業務について「誰がいつまで」、「どのステータスまで」といった進捗の管理ができます。

処理状況が一目でわかり、リマインドにも有効です。また、担当者が処理をすると、次の担当者にアラートされます。申請先が業務によって異なる場合、申請経路を分岐することも可能です。

社内のコミュニケーション

コミュニケーションについても「kintone」に搭載された多彩なメッセージ機能によって、ビジネスに関わるメンバーの円滑なコミュニケーションを図ることができます。

営業進捗報告や業務日報の内容に紐付けてアドバイスを送ったり、複数のメンバーで相談しながら業務を進めたりすることが可能です。集まって会議をする必要もないので、外出先や自宅からでもメッセージを確認できます。それぞれのデータに関するやりとりがログとして残るため、タスクの引き継ぎとしても利用可能です。

資料の細かな内容確認や注意点の共有等は他のコミュニケーションツールなどではなく、実際にデータを打ち込むページで確認できるとそのまま入力できるため非常に便利です。メモ代わりとしても残しておけますし、使い方は千差万別です。

他社とのやりとりにも使えるコミュニケーション

業務やプロジェクトごとにスレッド（掲示板）を作り、報告や連絡、相談をすることができます。また、取引先・協力会社・顧客など、社外の人との情報共有ができる「ゲストスペース」を作ることも可能です。

業務委託している清掃業者の完了報告を画像付きで行ってもらったり、新築の建設進捗を動画で確認してもらったり、フリーライターに依頼している原稿を納品してもらったりと工夫次第で様々な利用ができます。

もちろん、社内環境と分離できるため、外部の人が機密情報にアクセスすることはできませんので、セキュリティ面も万全です。

アイデアは無限大、機能拡張でさらに便利に

kintoneではテンプレートとして用意されているアプリを、自社の業務スタイルに合わせてカスタマイズすることができます。たとえば「未処理」と「処理済」で文字色を変える、スケジュールをガントチャートで表示するなど業務の漏れを防止する機能も充実しています。

情報の更新をGmailで表示したり、顧客情報の住所から地図を表示させたりと業務遂行のよりスムーズにさせることが可能です。

以上のように、「kintone」には「アプリ」「データ共有」「プロセス管理」「コミュニケーション」「機能拡張」と様々な機能が備わっており、各企業に合わせたカスタマイズができます。どんなアプリをどう利用すればいいのかわからないという場合、ＴＯＭＡではヒアリングを実施し、企業の特性に合わせたアプリのプロトタイプを作成、本稼働まできめ細やかなサポートを実施します。

kintoneが気になっているけれども導入にどの程度の費用やコストがかかるか分からない、既存システムからのリプレースの影響や費用・移行期間が分からないという方はぜひＴＯＭＡまでご連絡ください。多くの導入支援を行ってきた中で培った経験を元にお客様にとって最適な方法をご提案させて頂きます。

ＴＯＭＡのkintone導入支援サービスは以下よりご確認できます。