業務改善・IT活用ブログ

業務フローを描いて、業務改善をスムーズに

2019/03/14

業務の流れを把握し、改善を検討する会議には、業務の流れが一目でわかるフローがあると便利です。知識のない人が作るマニュアルやフローは、文字ばかりで読みにくかったり、特殊な記号ばかりを使いゴチャゴチャで分かりにくかったりする傾向があります。業務フローの制作においては以下のような記号を使って表します。

これらの記号はMicrosoft Office Wordなどでは記号の中に「フローチャート」という種類のタブがあるので分かりやすいです。フロー製作の際には以下の3つポイントに気をつけてください。

1.フローの出発点を明確に分かりやすくする。

2.流れ線は混乱を避けるため、交差させない。

3.判断によって分岐が発生する際には条件を記載する。

また、営業部から総務部へといった部門間のやりとりが発生する場合には、縦軸で表します。

 ◆業務の特性に合ったフローを作成する

業務フローはこのほかに、帳票の流れに焦点を絞った「帳票フロー」があります。制作には「日本能率協会方式(JMA方式)」の記号を使って記入するのが一般的です。「帳票」、「作業」、「検査」、「分担」、「保管」、「その他」で構成されています。帳票がどこから発生し、処理、検査を経てどこに保管されるのかを表します。

システムを使った処理がメインのIT企業などでは、データフローが一般的です。いつ誰がシステムにインプットし、どこへどんなデータをアウトプットするのか、どのような基準によってコントロールされているのかを表します。記述方式には「IDEF0(アイデフゼロ)」などがあります。

以上のように現場の状況にあった業務フローを作成し、業務改善をスムーズに進めましょう。

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