業務改善・IT活用ブログ

業務の詳細を「見える化」するプロセス解析

2019/03/15

業務がどのような手順で流れていくのか「見える化」する業務フローは、業務改善の上で大切な作業であることをお伝えしました。しかし、業務フローでは見えないものがあります。

1.ミスが起こりやすいポイント・業務は何か
2.ミスが起こった時の対処、手順方法
3.作業にどの程度の時間(工数)がかかるのか
4.業務で使用するシステムや道具は何か
5.作業がどの程度の頻度で起こるのか
6.作業にどの程度の練度が必要なのか
7.作業の目的・内容の詳細
8.作業を行う上で中止すべきことは何か

 

以上のような詳細を知るための方法が「プロセス解析」です。いくら勤続年数が長くても、部門の違う仕事の詳細を把握することは難しいでしょう。そのため、「プロセス解析」は上に列挙したようなポイントを作業担当者にできる限り詳しく書き出してもらう、あるいはインタビューを敢行します。解析を行っている中で、気付いた問題点があればあわせて書き出します。

◆「プロセス解析」を実施する上での留意点

「プロセス解析」はコンサルタントに依頼をして行うことが一般的には多いようです。もちろん、業務改善に慣れているプロに任せるほうが安心して詳細をまとめることができるでしょう。しかし、コンサルタントに依頼した方が効率的だというだけで、依頼しなければ「プロセス解析」ができないわけではありません。

1.改善を行うプロジェクトチームがしっかり意志を持って取り組むこと
2.業務における問題点を俯瞰して探れる視点を持つこと
3.各問題点に優先順位をつけ、スモールステップで改善に当たる
4.改善を実施したことによる成果を検討、ブラッシュアップを実施

上記に気をつければ、コンサルタントに任せなくても実施は可能です。ただし、かなりテクニカルな知識・技術・経験を要するため、初めての業務改善でノウハウが不足していると感じるなら、依頼するのもいいでしょう。

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